Come aprire un centro coworking

Non si tratta solo di offrire una postazione di lavoro a chi non dispone di un ufficio, ma di creare un luogo di socializzazione, aperto a talenti di ogni tipo. Ecco tutto quello che dovete sapere, se state pensando di lanciarvi nell'impresa

Spiegare a vostra nonna che avete in progetto di aprire un centro coworking potrebbe non essere semplicissimo. Ma non abbattetevi: con le dovute indicazioni e le opportune precisazioni, anche lei potrebbe convincersi che si tratta di un’idea vincente. Iniziate spiegandole che il coworking può essere considerato un mega ufficio dove tanti lavoratori di aziende diverse si ritrovano a lavorare. E a condividere spazi comuni. La cosa potrà sembrarle strana, ma se saprete indicarle per bene tutti i vantaggi, alla fine dovrebbe convincersi e arrivare a sostenere, con slancio, il vostro progetto. Incassare il sostegno della “colonna della famiglia” vi farà iniziare con la giusta carica, ma non illudetevi: le cose da fare sono parecchie. Aprire un coworking è una sfida avvincente, che richiede attenzione e tanta serietà.


Cos’è il coworking

aprire un coworking

E’ una specifica modalità di lavoro incardinata sulla condivisione di spazi comuni da parte di professionisti di vario genere. I frequentatori tipici dei centri coworking sono i liberi professionisti, i freelancer e i manager e i dipendenti col biglietto del treno (o dell’areo) sempre in mano. Ovvero tutti quei lavoratori che, per varie ragioni, non dispongono di un ufficio e hanno bisogno di una postazione temporanea. Cerchiamo di essere più chiari: alcuni freelancer che lavorano da casa decidono di rivolgersi ad un centro coworking per sfuggire all’isolamento domestico che può farsi alienante, mentre i professionisti che si spostano da una città all’altra per lavoro cercano questo tipo di strutture per mettere a punto progetti o ricevere clienti, quando sono lontani da casa.

Si tratta di un’utenza potenzialmente assai vasta, che comprende anche alcuni dipendenti d’azienda che preferiscono lavorare dal coworking sotto casa (salvo concessione dei loro capi) anziché percorrere lunghi chilometri in macchina per arrivare in ufficio. Andare incontro alle esigenze di questa variegata galleria professionale potrebbe fare la vostra fortuna, specie se offrirete loro qualcosa di diverso. Non pensate al centro coworking come ad un semplice luogo di condivisione, ma come ad un punto di socializzazione. Se è, infatti, vero che la prima cosa che dovete fare è assicurare ai vostri clienti la dotazione di una postazione dalla quale poter lavorare agevolmente in solitaria; è altrettanto vero che è nel vostro interesse favorire la formazione di una sorta di “community”, fatta di talenti diversi, che si scambiano idee ed intuizioni e collaborano sinergicamente tra loro.

Cosa serve per aprire un coworking

Per aprire un centro coworking non occorrono licenze o titoli specifici, ma le cose prenderanno la giusta piega, se a lanciarsi nell’impresa saranno persone dotate di un certo spirito manageriale e organizzativo. Non solo: dal momento che avrete a che fare con un’utenza particolare – fatta di professionisti tendenzialmente molto esigenti – preparatevi a sfoderare tutto il vostro savoir faire e date prova delle vostre innate capacità relazionali (o impegnatevi a coltivarle).

Passando al lato pratico, per avviare un’attività di coworking occorre, innanzitutto, disporre di uno spazio; si può iniziare in piccolo – da un’abitazione privata o da un’azienda con locali liberi – purché tutte le stanze siano attrezzate per accogliere come si deve i clienti. Ecco cosa non può mancare:

  • una connessione Internet super veloce
  • dei pc perfettamente funzionanti e aggiornati
  • delle stampanti
  • dei telefoni
  • luci adatte a lavorare (sia sui desk che nelle stanze)
  • prese per ricaricare tablet, smart phone e altri dispositivi elettronici
  • materiale da cancelleria (penne, matite, evidenziatori, bloc-notes, fogli A4 ecc…)

Cosa si può offrire

La febbre di coworking – che si è diffusa soprattutto nel Nord Europa ed in America – sta salendo anche in Italia dove si contano più di 350 centri (di cui quasi 90 a Milano e più di 40 a Roma). La concorrenza inizia a farsi sentire anche da noi: ecco perché vi consigliamo di puntare su una formula innovativa ed efficace, capace di soddisfare anche “i palati più fini”. Se disponete dei mezzi economici per farlo, non risparmiate sugli arredi (entrare in un ambiente accogliente ed ordinato, che tradisce un certo gusto e un’attenzione particolare per i dettagli, può fare la differenza). Rivolgetevi ad un architetto e scegliete lo stile più adatto alle vostre esigenze, in base all’utenza che pensate di accogliere. Potete optare per uno stile vivace e colorato (perfetto per i creativi) o per una linea più minimalista e sobria (che dovrebbe andare incontro alle preferenze di informatici ed ingegneri).

Ma a rendere il vostro centro coworking davvero interessante saranno gli spazi extra-lavorativi. Offrite, se potete, ai vostri clienti:

  • una sala riunioni (dove poter organizzare workshop, laboratori o incontri di vario genere)
  • un’area break, un caffè o una mensa (dove poter fare pausa e socializzare con gli altri ospiti)
  • una libreria (bastano anche pochi scaffali su cui sistemare testi che possano tornare utili ai coworker)
  • una consulenza tecnica (proponete a un consulente del lavoro, a un commercialista e a un legale di mettersi a disposizione dei vostri clienti)

Il coworker che trova nella struttura tutto quello che gli serve per lavorare agevolmente tenderà a tornare. Quanti più servizi gli offrirete, tante più chance avrete di fidelizzarlo.

Qual è l’investimento iniziale per un centro coworking

Dipende ovviamente da quello che decidete di offrire. Per farvi un’idea: la rete Cowo, che conta più di 100 spazi tra l’Italia e la Svizzera, propone varie soluzioni di investimento. Si va da un minimo di 750 euro + Iva all’anno (per dare il là ad uno spazio coworking essenziale) a un massimo di 6 mila euro + Iva all’anno (per una struttura pensata per soddisfare al meglio le richieste dei suoi clienti).

Se scegliete di fare da soli, dovete mettere in preventivo:

  • l’affitto o l’acquisto dei locali
  • le spese degli impianti e delle attrezzature
  • le spese degli arredi
  • le spese delle utenze (luce, riscaldamento, acqua)

L’idea di investire una cifra inferiore ai 25/30 mila euro va accantonata. Se pensate che sia troppo alta, provate a coinvolgere qualcuno e date corpo ad una società.

Quali sono gli adempimenti burocratici per aprire un coworking

Bisogna innanzitutto dotarsi di un contratto d’affitto o di compravendita – nel quale venga specificata la destinazione del locale: ad uso ufficio – e accertarsi che siano rispettate tutte le norme di sicurezza. Dopodiché occorre:

  • aprire una Partita Iva
  • iscriversi al Registro delle Imprese
  • presentare la Scia (Segnalazione inizio attività) al Comune

Aprire un centro coworking non è particolarmente complicato, ma consultate un esperto per verificare che tutto sia stato fatto secondo le regole. L’iter burocratico non può essere trascurato e deve anzi essere attenzionato con zelo.

Vantaggi e svantaggi del coworking

Cerchiamo ora di capire quali vantaggi offra il lavoro in condivisione e quali siano gli inconvenienti che un coworker potrebbe trovarsi ad affrontare.

A chi è più adatto il coworking

Il coworking è un modo di lavorare che si potrebbe definire aperto a tutti. Ma è altrettanto vero che è più adatto a chi appartiene a determinate categorie professionali, alle quali offre indubbi vantaggi (non prescindendo però da alcuni punti di debolezza).Vediamo quali e perché. Una soluzione lavorativa nata per soddisfare le esigenze di freelancer e startupper che, a causa della crisi economica, ottimizzano gli spazi di lavoro per poter abbattere i costi di gestione ma scoprono allo stesso tempo un inaspettato e fruttuoso scambio di competenze e contatti.

Se è vero che spesso vi si trovano ingegneri o architetti dipendenti d’azienda ad operare in modalità telelavoro, in realtà le postazioni di coworking sono occupate in modo prevalente da giovani imprenditori tra i 30 e i 40 anni, grafici, giornalisti e informatici con partita IVA e non poche mamme freelance che in questo modo si garantiscono la flessibilità necessaria per conciliare lavoro e figli.

È il caso quest’ultimo di Piano C, uno spazio (e un progetto) che nasce proprio per andare incontro alle esigenze femminili, con aree co-baby e servizi salva-tempo pensati apposta per alleggerire le giornate delle mamme lavoratrici. Dedicato invece a creativi, ai giovani talenti e incubatori del mondo digitale, Talent Garden, esempio pratico di come sia possibile sfruttare in modo vincente il connubio tra tecnologie e nuove idee. Uno spazio aperto non stop, 24 al giorno, perché la creatività non va a riposo neppure la notte. Il coworking Made in Italy è approdato anche a New York (e pare sia in rapida espansione in un’altra ventina di città in vari Paesi del mondo), premiato come una delle 5 idee più innovative a livello internazionale.

L’evoluzione del coworking

Dal co-working al co-making. L’evoluzione del coworking imbocca la via dell’artigianato. Sempre più in espansione anche i laboratori per maker o fablab (fabrication laboratory), vere e proprie officine per la “prototipazione” di prodotti da parte degli inventori di nuova generazione. Interessante ad esempio l’iniziativa di Lab-Cake, laboratorio di progettazione d’architettura e design, dove falegnami e artigiani digitali condividono esperienze ma anche attrezzature da lavoro, e tra computer e stampanti si trovano quelle per la stampa, la macchina da cucire e il ferro da stiro e persino un set fotografico.

E i benefici sono sotto gli occhi di tutti. Dall’ottimo rapporto qualità/prezzo al moltiplicatore di opportunità, dal feeling con altri professionisti alla flessibilità degli orari, dei vantaggi del coworking non si fa che dire un gran bene. Ma quali possono essere i punti di debolezza di una scelta di questo tipo? Quali accortezze si devono adottare?

La scelta dell’ufficio

La scelta dell’ufficio è determinante. Il coworking è fatto per semplificare la vita. Scegliere un ufficio dall’altra parte della città solo perché c’è un’amica, non fa che complicare la logistica quotidiana. È ovvio che bisogna essere pronti a rispettare la presenza altrui, rinunciando ad alcune libertà del freelance (la radio accesa, la “canotta” e le infradito a luglio, il disordine imperante). Essere consapevoli di non avere un numero di telefono fisso. E poi far fronte a tutti gli svantaggi tipici della convivenza: a fronte di colleghi che rappresentano delle miniere d’oro, è possibile che ce ne siano alcuni rumorosi ed invadenti, che possono diventare pericolose fonti di distrazione. Non sempre infatti si ha voglia di stare con gli altri. Ed ecco che partono i primi esperimenti di co-living. Uno di questi è a Matera in Casa Netural: qui oltre a lavorare c’è la possibilità di dormire e soggiornare in tutta tranquillità.

Gli ultimi consigli

  • Non dimenticate di stipulare i contratti con i clienti. A fronte della vostra garanzia sul rispetto della privacy e sulla protezione dei dati personali, loro dovranno impegnarsi a non navigare su siti illegali e a non intraprendere attività illecite, nel periodo in cui stazionano nella vostra struttura.
  • Investite tanto sulla pubblicità, specie sui social. Aprite un sito internet ben fatto e promozionate l’apertura del centro organizzando un evento particolare, capace di attirare quante più persone possibile (una buona idea potrebbe essere quella di proporre una giornata di prova gratuita).
  • Cercate di andare incontro ai bisogni dei vostri clienti e “coccolateli” come meglio potete: c’è chi si è attrezzato di un asilo nido, chi fornisce un servizio di lavanderia e chi si preoccupa di smistare la corrispondenza dei clienti. La ratio è sempre la stessa: quanto più i coworker si sentiranno supportati e assistiti, tanto più torneranno a trovarvi.

Aprire un centro coworking è una sfida avvincente: ordinate le idee e lanciatevi nell’impresa. Prestando la giusta attenzione ai dettagli che possono aiutarvi a sbaragliare la concorrenza. Non si tratta solo di mettere a disposizione degli utenti degli spazi in cui poter lavorare, ma di creare una rete relazionale proficua per tutti. Aiutate i vostri clienti a cementare collaborazioni solide e stimolanti ed il gioco sarà fatto.

Kit di supporto

Kit_Creaimpresa_Coworking_incubatore_centro_uffici

A chi volesse ricevere consigli e informazioni utili su finanziamenti, contributi a fondo perduto e agevolazioni pubbliche, segnaliamo il Kit Creaimpresa: Aprire un coworking (da noi consultato e ritenuto veramente valido).

Buon coworking!



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