Se anche voi appartenete alla categoria dei lavoratori che escono sempre tardi dall’ufficio, fareste meglio a domandarvi se siete in grado di gestire bene il vostro tempo. Sia ben chiaro: capita in tutte le aziende che, in determinati periodi dell’anno (quelli in cui si intensificano le commesse e gli impegni), i capi chiedano ai loro sottoposti di intrattenersi oltre il canonico orario di ufficio. Ma se la cosa diventa una prassi, le possibilità sono due: o lavorate alle dipendenze di un capo dispotico o impiegate male il vostro tempo. Perdendovi in attività che vi distolgono da quello che dovreste fare. Ecco perché imparare a evitare le distrazioni al lavoro è di fondamentale importanza. Vediamo come si fa.
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4 consigli per evitare le distrazioni in ufficio
Diciamocelo apertamente: distrarsi è facilissimo. Soprattutto quando siamo costretti a svolgere un incarico che non ci piace e che cerchiamo di rimandare in tutti i modi. Che sia il telefono a squillare o il collega che bussa alla porta, le occasioni per concedersi una pausa immeritata non mancano mai. Ma se si vuole riprendere il controllo del proprio tempo e trovare la giusta equilibratura tra la sfera professionale e quella privata, è opportuno correre ai ripari. E scansare le insidie delle distrazioni che si annidano ovunque. Seguendo questi 4 suggerimenti, le cose potrebbero cambiare. A beneficio della nostra produttività al lavoro e della nostra serenità quotidiana.
Cosa c’è di più insidioso di una notifica su facebook o di una foto postata su Instagram che arrivano proprio nel mezzo di una sessione di lavoro? I social media hanno cambiato il nostro modo di comunicare, consentendoci di rimanere connessi col mondo esterno in qualsiasi momento. Anche quando non ce lo possiamo permettere. Per evitare guai al lavoro, basta utilizzare un po’ di buon senso. O affidarci a un piccolo aiuto esterno. Come l’applicazione “Rescue Time” che può aiutarci a rimanere concentrati e produttivi. Come? Tracciando tutto il tempo che spendiamo sui social e sui vari siti internet e fornendoci un report dettagliato di quello che facciamo quando siamo davanti al pc. L’applicazione può (tra le altre cose) dare l’allarme, quando rileva che stiamo dedicando troppo tempo a una specifica attività. E può bloccare i siti che ci “inducono in distrazione” con più frequenza. Affidarsi a “Rescue Time”, quando si è in ufficio, può rivelarsi salvifico.
Occhio al telefono e alle mail
Lasciare il telefono, in bella vista, sulla scrivania potrebbe rivelarsi un errore capitale. Essere interrotti da una chiamata o distratti da un messaggino è quanto di più frequente capiti ai lavoratori di tutto il mondo. Rimanere isolati non è, ovviamente, possibile (né tanto meno consigliabile), ma quando entriamo in ufficio dovremmo definire la nostra scala delle priorità. Se il capo ci ha chiesto di consegnare un progetto entro mezzogiorno, faremmo meglio ad impegnarci sul serio e a non concederci troppe distrazioni. Il consiglio è quello di mettere il telefono in “modalità aereo” (per le comunicazioni urgenti c’è sempre il recapito dell’ufficio) e di rimanere focalizzati sul quello che dobbiamo presentare. Facendo lo stesso con le mail: controlliamole ad inizio giornata (rispondendo solo a quelle veramente urgenti) e poco prima di uscire dall’ufficio. Il mare magnum della corrispondenza elettronica potrebbe inghiottirci e far naufragare i nostri buoni propositi lavorativi.
Evitare di fare più cose contemporaneamente
Le opinioni, a questo riguardo, sono discordanti: c’è chi dice che l’arte del “multitasking” (che prevede l’abilità di saper fare più cose contemporaneamente) andrebbe coltivata perché garantisce un’elasticità mentale “spendibile” in ogni situazione (lavorativa e privata). E chi, al contrario, sostiene che si tratti di un pessimo modus operandi, che porta a fare più cose in maniera superficiale. E che, al lavoro, può causare pericolose perdite di tempo. Passare da un incarico all’altro non solo non consente, di norma, di portare a termine il compito in maniera approfondita. Ma il più delle volte procura anche forte stress e frustrazione. Per ottimizzare i tempi ed evitare le distrazioni, meglio concentrarsi su una cosa alla volta e impegnarsi per farla al massimo delle nostre possibilità.
Occhio alle chiacchierate coi colleghi
E se a farci distrarre fossero gli altri? A vanificare ogni sforzo, potrebbe essere il collega chiacchierone che fa capolino dalla porta annunciandoci una notizia bomba. Cosa fare? Concedergli di entrare o liquidarlo bruscamente? Se non vogliamo perdere troppo tempo e dare adito ai pettegolezzi che rischiano di avvelenare il clima in ufficio, sarà opportuno prendere delle contromisure. C’è chi indossa delle cuffie in modo da isolarsi e da inviare messaggi inequivocabili all’occasionale disturbatore. E chi preferisce dare prova della sua diplomazia e chiede al collega di turno (quello che non vede l’ora di “spifferare” il presunto scoop) di attendere che arrivi la pausa pranzo per riferirgli tutto. Non è sempre così facile: certi colleghi non chiedono neanche il permesso di entrare e ci coinvolgono (nostro malgrado) in conversazioni che rubano tempo prezioso al lavoro. Ma quando è possibile, senza rischiare di inficiare i rapporti o di offendere nessuno, è bene porre dei paletti. Anche perché, secondo una ricerca condotta dall’Università della California, dopo un’interruzione, impieghiamo mediamente 23 minuti a concentrarci nuovamente su quello che stavamo facendo.
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