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Firma elettronica per piccole e medie imprese

La firma elettronica permette di semplificare e ridurre le tempistiche permettendo a professionisti ed aziende di far firmare documenti alla propria clientela da remoto che hanno validità legale sia in Italia che in tutta l’Unione Europea.

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I progressi tecnologici avvenuti nel corso degli ultimi anni e, soprattutto negli ultimi mesi, stanno iniziando ad apportare dei cambiamenti sostanziali nelle modalità di svolgimento delle proprie mansioni lavorative. Grazie all’utilizzo sempre più preponderante dei sistemi informatici e all’introduzione del lavoro da remoto, sono sempre più le situazioni in cui è diventato indispensabile ammortizzare e ridurre le tempistiche necessarie allo svolgimento dei compiti amministrativi e burocratici.

Ed è proprio per questo motivo che il fenomeno della firma elettronica gratis ha iniziato a diffondersi ovunque in tutto il mondo. Ma di cosa si tratta? Come funziona? È una procedura abbastanza pratica o troppo macchinosa? Scopriamolo insieme nel corso dei prossimi paragrafi.

Che cos’è la firma elettronica?

firma elettronica

Quando si parla di firma elettronica si intende un processo informatico che racchiude al suo interno una serie di strutture legali e tecniche che permettono la corretta autenticazione di un contratto. Grazie ad essa, è possibile garantire il consenso delle parti coinvolte all’interno dei documenti digitali. Si tratta di un procedimento che può essere considerato come legalmente vincolante da parte di entrambi i firmatari. Ma, per fare in modo che essa sia legalmente valida, è necessario che il fornitore della firma elettronica sia in grado di soddisfare regole molto rigide e speciali certificazioni.

Al fine di riuscire a garantire l’integrità del documento in questione, infatti, devono essere garantiti i seguenti step:

  • autenticazione di entrambe le parti che pongono la firma nel contratto;
  • deve essere tracciata una prova del consenso;
  • posto il sigillo elettronico.

Quali sono i suoi vantaggi

Tra i vantaggi maggiormente degni di nota, non possiamo che citare la drastica diminuzione dei tempi necessari allo svolgimento di moltissime pratiche di ufficio. Ogni impiego, infatti, prevede lo svolgimento di alcune mansioni amministrative che, generalmente, si traduce in una grande perdita di tempo. Quante volte sarà capitato di doversi occupare di un’infinità di documenti? E quante altre, per porre le firme, sono stati necessari tempi molto lunghi che hanno rischiato di mettere in pericolo la produttività aziendale?

Grazie alla firma elettronica, uno staff di lavoro è in grado di ottimizzare al meglio tutte queste fasi. I documenti, infatti, possono essere inviati online al fine di ottenerne l’approvazione. I format con cui vengono redatti sono di utilizzo universale (come, ad esempio, i PDF) e possono ricevere la firma della controparte sia online che vis a vis.

Le procedure per la firma elettronica

Per gestire al meglio questo procedimento, è necessario seguire dei passaggi molto semplici e veloci da impostare. Non bisogna fare altro che caricare nella piattaforma i propri documenti e i contatti delle controparti. A questo punto, non rimane che dare il via alla procedura.

Attraverso questo sistema, è possibile tracciare le firme in tempo reale, e ricevere delle notifiche non appena il documento viene firmato. Al termine del processo, si può tenere un dossier datato in cui viene riportata l’intera cronologia step by step. A quel punto, sarà possibile generare e archiviare un file legalmente riconosciuto che sia in grado di garantire legalmente il contratto in questione.

La soluzione firmata Yousign

Yousign è un’azienda europea che ha come obiettivo quello di agevolare gli accordi commerciali tra milioni di imprese in tutto il mondo. Fondata nel 2013, è attiva sia in Francia, che in Germania, Italia e Polonia e conta, ad oggi, più di 3 milioni di documenti firmati con firma elettronica al mese in tutta Europa.

Questa azienda, propone un sistema pensato appositamente per assistere le procedure amministrative di diversi settori, tra cui banche, mercato immobiliare, settore pubblico, assicurazioni, comparto sanitario e assunzioni di personale.

La procedura proposta è molto semplice da utilizzare e le soluzioni offerte sono in grado di integrarsi perfettamente su qualsiasi tipologia di dispositivo. Ma anche di collegarsi allo stack software dell’azienda. Uno dei plus forniti da Yousign è l’opportunità di utilizzare la firma elettronica sia tramite la sua integrazione all’interno del software aziendale, che attraverso delle semplici applicazioni.

Tra i punti a favore forniti da questa azienda, non possiamo dimenticare anche la possibilità di utilizzare la firma elettronica all’interno di formati di file molto comuni e diffusi ovunque, come PDF, Excel, Word e Google Docs. Un dettaglio da non trascurare sicuramente, soprattutto se si è alla ricerca di una soluzione pratica e di facile impiego da parte del proprio staff, di fornitori e di clienti.

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