La contabilizzazione dei costi del personale: le scritture contabili

Come si fa la contabilizzazione dei costi del personale e perché sono importanti conoscenze tecniche e trasversali da coltivare in azienda.

Tante aziende, soprattutto piccole e medie imprese, sempre più di frequente, affidano ad esperti del settore, i Consulenti del Lavoro e/o i Commercialisti, gli adempimenti connessi all’amministrazione del personale (comunicazioni obbligatorie, adempimenti fiscali e contributivi ecc.), alla gestione ed elaborazione delle buste paga e alla contabilità. In tal modo riescono meglio a gestire gli aspetti legali, fiscali, contributivi e sindacali legati all’amministrazione del personale, ambiti difficili perché soggetti a continue variazioni normative.

La contabilizzazione dei costi del personale

contabilizzazione costi personale

L’outsourcing si potrebbe tradurre in una riduzione dei costi, consentendo di delegare ad un soggetto terzo, con competenze tecniche e tecnologiche, tutti gli adempimenti connessi all’amministrazione del personale e payroll; in caso contrario si dovrebbe assumere e/o formare uno specialista competente per gestire l’intero processo e fare da raccordo con l’ufficio contabilità/finance. Allo stesso modo il ragionamento può procedere se si prende in considerazione la contabilizzazione dei costi del personale e quindi le scritture contabili.

In cosa consiste la rilevazione contabile

La rilevazione contabile, in generale, consiste nella determinazione qualitativo-quantitativa, nella classificazione, nella elaborazione, nella corretta interpretazione e rappresentazione dei dati. Essa è lo strumento che permette di registrare i fatti economici e finanziari, di misurarli e di valutarli secondo riconosciuti principi contabili. La rilevazione contabile si concretizza nella redazione delle relative scritture mediante le quali si rappresenta una veritiera e corretta situazione degli eventi, così come previsto dalle norme civilistiche e quelle degli organismi nazionali (OIC) ed internazionali (IAS).

Da chi va gestita la contabilizzazione del personale

La contabilizzazione dei costi del personale, in particolare, va gestita da personale con competenze specifiche e trasversali: infatti, sono necessarie una spiccata sensibilità alle tematiche di natura contabile/gestionale e competenze HR. Il raggruppamento delle voci paga nei diversi conti economici e patrimoniali, la gestione degli aspetti contabili legati al fondo TFR ed ai ratei del personale in uno alle modalità di contabilizzazione, sono attività che presuppongono una peculiare preparazione, facilitando il compito agli addetti alla contabilità/finance.

Una soluzione, come innanzi anticipato, potrebbe essere quella di esternalizzare oltre ai servizi di amministrazione del personale e payroll, anche tutti gli aspetti contabili e di controllo di gestione legati alle paghe, alle imposte ed ai contributi. Tuttavia, questa decisione, potrebbe implicare una certa trascuratezza nella trasmissione delle informazioni legate al costo del lavoro ed agli elementi economico/patrimoniali ad essi collegati. Ne consegue che, avere in azienda figure con competenze adeguate in grado di rispondere alle esigenze legate al processo di payroll ed alle evidenze contabili da esso derivanti risulta, in termini di completezza e rapidità di risposta, un indubbio valore aggiunto.

Contabilizzazione e obblighi del datore di lavoro

Per espressa previsione dell’art. 1 della Legge del 5 gennaio 1953, n. 4, all’atto della corresponsione della retribuzione, è fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare ai lavoratori dipendenti un prospetto paga. Scopo principale del cedolino paga, infatti, è quello di evidenziare le voci di retribuzione che compongono il compenso corrisposto ad ogni dipendente, in un dato periodo lavorativo, in ottemperanza ai contratti collettivi di lavoro ed alle leggi vigenti in materia.

Tutte le somme, riportate nei prospetti paga mensili dei singoli dipendenti, vengono poi riepilogate, in un prospetto riassuntivo definito “prospetto contabile” o “cedolone”, necessario per la rilevazione delle scritture contabili da riportare a Libro Giornale e a Mastro.

Scritture contabili

Ipotizziamo che, alla fine del periodo di lavoro (generalmente il mese), per un dipendente in forza già al primo gennaio dell’anno precedente, venga redatto un prospetto contabile contenete le seguenti voci di retribuzione e ritenute:

RETRIBUZIONI LORDE1.250,30
CONTRIB. C/DIP. IVS114,90
ARROTONDAMENTO ATTUALE0,89
RITENUTA IRPEF NETTA261,12
RITENUTA ADDIZ. REGIONALE A.P.15,29
RITENUTA ADDIZ. COMUNALE A.P.6,71
RITENUTA ADDIZ. COMUNALE ACCONTO1,02
CREDITO DL66/14 EROGATO80,00
ANTICIPI C/INPS ASSEGNI FAMILIARI60,15
ARROTONDAMENTO PRECEDENTE0,30
NETTO DA PAGARE992,00
CONTRIB. C/DITTA INPS DIPEND.297,70

Procediamo quindi alla contabilizzazione dei costi del personale

La scrittura contabile conseguente consiste nella rilevazione del costo aziendale delle retribuzioni:

  DareAvere
Retribuzioni lorde           aDebiti V/Dipendenti1.250,301.250,30

In seguito si rileva il costo della contribuzione previdenziale a carico dell’azienda:

  DareAvere
Contr. Inps c/ditta          aDebiti V/Inps297,70297,70

Successivamente, saranno rilevate le operazioni di effettivo pagamento delle retribuzioni e delle ritenute previdenziali e di imposta a carico dei dipendenti.

  DareAvere
Diversi                            aDiversi  
Debiti V/Dipendenti        1.250,30 
Inps c/anticipi (ANF) 60,15 
Credito imposta DL 66/14 80,00 
Arrotondamento attuale 0,89 
 Banca (Netto a pagare) 992,00
 Contributi Inps c/dip. 114,90
 Erario c/Irpef 261,12
 Add. Regionale 15,29
 Add. Comunale 6,71
 Acc. Add. Comunale 1,02
 Arrotondamenti prec. 0,30

Infine si darà luogo al pagamento dell’intera somma a saldo dovuta nei confronti dell’Istituto previdenziale; tale pagamento avviene entro il termine del 16 del mese successivo a quello di riferimento.

  DareAvere
Diversi                            aDiversi  
 Banca 352,45
 Inps c/anticipi (ANF) 60,15
Debiti V/Inps c/ditta               297,70 
Debiti V/Inps c/dip.               114,90 

In modo analogo si procede alla registrazione del pagamento delle imposte trattenute ai dipendenti, da effettuare sempre entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento.

  DareAvere
Diversi                             aDiversi  
 Banca 204,14
 Credito imposta DL 66/14 80,00
Debiti V/Erario               261,12 
Add. Regionale 15,29 
Add. Comunale 6,71 
Acc. Add. Comunale 1,02 

I costi del lavoro per l’azienda sono espressi dai saldi dei conti “retribuzioni lorde” e “contributi INPS c/ditta” mentre, i conti patrimoniali si azzerano con il pagamento delle spettanze ai dipendenti e quello verso l’ente previdenziale e l’erario.

I riscontri documentali delle predette scritture contabili sono dati per i contributi previdenziali obbligatori dalla dichiarazione mensile inviata all’INPS (Uniemens), mentre per le ritenute d’imposta dal modello F24 presentato in banca per il pagamento e dalla dichiarazione annuale (modello 770) per il costo aziendale del personale dipendente.

Il TFR

Sono poi da contabilizzare altri costi del personale dipendente che hanno cadenza annuale come la rilevazione del trattamento di fine rapporto (TFR), salvo eventuali rilevazioni infrannuali dovute ad interruzioni del rapporto di lavoro.

Il TFR è una retribuzione del lavoro dipendente differita nel tempo così come stabilito dalle norme del codice civile, in quanto spettanza che i dipendenti maturano nell’anno di lavoro ma non riscuotono (salvo particolari casi previsti dalla legge che consentono di usufruire di anticipazioni).

A fine esercizio occorre quindi rilevarne il costo per competenza economica commisurando in contropartita il relativo debito nei confronti dei dipendenti in apposito fondo tenendo anche conto della rivalutazione e della ritenuta d’imposta prevista dalla legge.

  DareAvere
Accantonamento TFR      aDiversi1.225,02 
 Fondo TFR 1.221,44
 Erario c/imposta sost. TFR 3,58

I premi INAIL

Altra rilevazione di costo, a fine esercizio, è quella relativa al saldo degli oneri dei premi di assicurazione obbligatoria sul lavoro da versare all’INAIL. La scrittura contabile conseguente, eseguita anch’essa per competenza economica, rileva il costo addebitato all’esercizio corrispondente al premio dovuto all’Ente nell’esercizio successivo.

La scrittura relativa al pagamento dell’acconto (entro il 16 febbraio di ogni anno) sarà la seguente:

  DareAvere
Acconto INAIL              aBanca500,00500,00

A fine esercizio verrà rilevato il saldo del premio dovuto derivante dalla denuncia di autoliquidazione prevista per Legge ed inviata all’Istituto.

  DareAvere
INAIL c/premi                    aDebiti vs INAIL700,00700,00
    
    
Debiti vs INAIL              adiversi700,00 
 Banca 200
 Acconto INAIL 500

Sono da considerare, infine, altri costi indiretti del personale dipendente che le aziende sostengono in ottemperanza a norme di legge come:

  • la formazione,
  • la vigilanza sanitaria,
  • la sicurezza dei luoghi di lavoro
  • ed altri ancora eventualmente previsti dai CCNL.

Tali costi sono definiti indiretti perché non strettamente collegati alla prestazione lavorativa e non sono corrisposti ai dipendenti ma, in generale pagati a professionisti esterni. Questa fattispecie di costi, che a seconda della dimensione dell’azienda, può assumere anche un’importante rilevanza vanno rilevati in conti appositi e distinti da quelli tipici del lavoro dipendente.

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