Produttività e benessere: cosa fare quando non sono allineati

Quella di produrre tanto è diventata una vera e propria ossessione, che impone ritmi sostenuti in ambienti che tendono a prestare più attenzione ai risultati che alle persone. Che la produttività non vada di pari passo con il benessere dei lavoratori non è una regola assoluta, ma una probabilità confermata da molti studi che sottolineano come i lavoratori costretti a produrre tanto siano solitamente stressati e fatichino a condurre una vita serena. E’ un concetto semplice da capire: se il mio capo mi proibisce di alzarmi dalla sedia fin quando non raggiungo un dato risultato, è più che probabile che, quando riuscirò finalmente ad uscire dall’ufficio, mi sentirò stanco e provato.

Ed è altrettanto probabile che a risentirne sarà la qualità delle relazioni che intrattengo fuori dal lavoro. Come venirne a capo? Ci sono molti studiosi che hanno tentato di fornire una soluzione, noi vi proponiamo quella del consulente americano David Allen.

Come essere produttivi senza stressarsi troppo

David Allen è l’autore di un libro che in America – e non solo – ha riscosso grande successo, dal titolo “Getting Things Done“ (“Detto, fatto!”, in italiano). Nel quale fornisce suggerimenti pratici su come gestire il tempo e organizzare attività di vario tipo. Quello proposto da David Allen è diventato un vero e proprio metodo che, stando a quanto testimoniato da molti manager, funziona. La strada indicata da Allen permetterebbe, infatti, di migliorare le prestazioni professionali e di ridurre lo stress, riequilibrando quel rapporto tra produttività e benessere che, molto spesso, pende a sfavore della seconda componente.

Il sito americano “Undercover Recruiter” ha recentemente condotto un sondaggio su un campione di oltre 2 mila persone. Cosa ha scoperto? Che i lavoratori che adottano il metodo ideato da David Allen:

• rischiano 55 volte di meno (rispetto ai colleghi che non lo hanno sperimentato) di non portare a termine i progetti iniziati;
• rischiano 21 volte di meno di passare inosservati;
• non dimenticano mai le scadenze;
• rischiano 18 volte di meno di sentirsi sopraffatti dal lavoro.

I 4 punti salienti del metodo “Getting Things Done”

Acquisito dunque che un lavoratore che produce tanto non è necessariamente destinato a vivere male la sua vita o condannato a farsi logorare dallo stress, vediamo in cosa consiste il metodo “Getting Things Done” proposto dal consulente americano. Questo che vi proponiamo di seguito è quello che Allen suggerisce prioritariamente.

Sistematizzare le cose da fare

E’ uno dei punti più interessanti (e controversi) della strategia proposta da Allen, che suggerisce di categorizzare le cose per luoghi o contesti. In pratica, non bisogna seguire necessariamente un ordine logico o di consequenzialità, ma organizzarsi in base ai luoghi (o ai contesti) in cui le azioni devono essere compiute: in ufficio, a casa, al computer, al telefono, al supermercato ecc…

Sgomberare la mente

Secondo Allen, occorre “sgravare” la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa, permettendole di concentrarsi esclusivamente sulle idee e sulle azioni che deve compiere. Per questo, è bene prendere nota e registrare tutti gli impegni, gli incarichi, le scadenze, le idee ed i progetti da fare ed evitare di tenerli tutti a mente. Per riuscirci, basta affidarsi a strumenti o supporti esterni come liste o elenchi, applicazioni o email che devono essere consultati e controllati regolarmente.

Revisionare tutto ogni settimana

Il rischio che l’elenco delle cose da fare (quelle che Allen suggerisce di trasferire su un supporto esterno per evitare che la mente si affatichi troppo a ricordare) si allunghi a dismisura è reale. Per questo, è necessario programmare una revisione sistematica, a cadenza settimanale. Bisogna dare ordine ai progetti, rivedere le priorità della settimana precedente e pianificare quelle della settimana successiva.

Rispettare la regola dei due minuti

Cosa prevede questa regola? Che tutte le azioni che possono essere portate a termine nell’arco di due (o poco più) minuti devono essere fatte immediatamente, non devono essere rimandate. Non vale la pena perdere tempo per appuntare che occorre fare una cosa che richiede un lasso di tempo così ristretto. Meglio farla subito e premurarsi di prendere nota di incarichi più onerosi.

I risultati della ricerca

La ricetta proposta da Allen ha prodotto i suoi risultati su un campione nutrito di lavoratori, ma non per questo può essere considerata miracolosa. Ogni singolo individuo ha la sua complessità e deve dunque scovare (da solo) la soluzione più adatta alle sue abitudini e alle sue necessità. Il parere di un esperto può sicuramente aiutare, ma per trovare il giusto equilibrio tra produttività e benessere personale occorre lavorare tanto su di sé ed impegnarsi a dare il giusto peso alle cose e alle persone che compongono la nostra vita.