I 7 punti per rendere efficaci le riunioni di lavoro

Se lavorate in una grande multinazionale, la possibilità di conoscere tutti i colleghi è veramente minima. Anzi: c’è chi, a conclusione della sua carriera, si congeda dal lavoro senza conoscere il nome del collega incontrato occasionalmente in ascensore o incrociato durante la sosta alla macchinetta del caffè. Socializzare nelle grandi realtà imprenditoriali non è semplicissimo, soprattutto se il vostro ufficio è ubicato al 10° piano e vi siete raramente ritrovati a transitare nei corridoi sottostanti. A darvi una mano, in questo senso, potrebbero essere le riunioni di lavoro. Ma quando si organizzano e come vanno gestite?

Organizzare e gestire una riunione di lavoro

Gli incontri tra colleghi sono importanti: confrontarsi e analizzare un problema insieme sortisce (quasi) sempre risultati soddisfacenti. Ma le cose possono scivolare di mano e trasformarsi in una snervante perdita di tempo. Per scongiurare il rischio, basterà attenersi ad alcune semplici regole di facile applicazione.

Organizzare una riunione solo se strettamente necessario

La prima regola da osservare, quando si convocano le riunioni di lavoro, è che esse vanno fatte solo quando è strettamente necessario. Strappare dipendenti, clienti, fornitori, consulenti e collaboratori alle loro mansioni per farli partecipare a un meeting di lavoro che li costringe a spostarsi da una sede all’altra è una decisione che non può essere presa con leggerezza. Ecco perché, solo se si ravvisano motivi che giustificano la necessità di incontrarsi con impellenza, la riunione va convocata.

Spiegare il motivo dell’incontro

I partecipanti alle riunioni non possono essere tenuti all’oscuro di quanto verrà discusso in gruppo. Cosa vuol dire? Che insieme alle indicazioni basiche inerenti la convocazione (Quando si farà la riunione? Dove? Quanto durerà?), dovrà essere specificato il motivo per cui si è deciso di organizzare l’incontro. I partecipanti devono arrivare preparati, in modo da fornire un contributo efficace alla discussione.

Convocazione dei giusti partecipanti

Un’altra regola di focale importanza è quella che riguarda i partecipanti. Le riunioni di lavoro, come già detto, possono essere occasioni di incontro e di socializzazione, ma non hanno questo scopo (se non in rarissimi casi). Per questo, è importante che vi prendano parte solo le persone che possono portare un contributo valido alla discussione. Il rischio, in caso contrario, è che si trasformino in incontri babelici, pieni di gente che non ha nessun interesse ad analizzare la questione posta al centro della discussione. Se, per dire, sul tavolo c’è la necessità di approntare la nuova campagna pubblicitaria, convocare gli addetti alla contabilità (almeno nella prima fase di ideazione del progetto) non è necessario.

Stabilire regole

Le riunioni di lavoro posso essere molto affollate: ecco perché stabilire delle regole è quasi sempre indispensabile. Non occorre certo instaurare un clima da caserma, ma per evitare il caos sarà meglio prendere delle precauzioni. E pattuire, sin dall’inizio, quanto devono durare gli interventi, quali sono le modalità di discussione e quali i comportamenti da evitare (non ci si interrompe né tanto meno ci si aggredisce o insulta). La faccenda può sembrare infantile (e forse, in parte, lo è), ma di fronte ai grandi numeri, è meglio organizzarsi per tempo e non sottostimare nulla.

Non perdere di vista l’obettivo

Altrettanto importante, durante le riunioni di lavoro, è non perdere mai di vista l’obiettivo della convocazione. La discussione potrebbe prendere pieghe inaspettate e dirottare l’attenzione dei partecipanti verso questioni che hanno poco a che fare con i punti posti all’ordine del giorno. E’ un rischio che non si può correre. Le riunioni dovrebbero essere gestite da un bravo “conduttore”, in grado di direzionare gli interventi e di renderli pertinenti, evitando di perdersi in divagazioni che rischiano di far fare un buco nell’acqua a tutti.

Il punto della situazione

Prima di congedarsi e di lasciare la stanza, è buona norma che qualcuno si premuri a fare il punto della situazione. Cosa è emerso durante la riunione? Che soluzione è stata proposta? Come bisognerà comportarsi d’ora in avanti? Chi dovrà fare cosa? Ed entro che tempi? Ricapitolare e rimarcare i punti di un eventuale piano d’azione è un passaggio che non può essere bypassato.

Report riassuntivo

La riunione è finita, ma non tutto è stato fatto. Per non rendere vana la convocazione ed evitare che le decisioni si disperdano nell’aria, è consigliabile stilare un report riassuntivo dell’incontro da inviare a tutti i partecipanti. Perché? Perché, in questo modo, nessuno potrà dire di non aver capito bene cosa doveva fare. Né di non avere un quadro chiaro e netto della situazione analizzata insieme ai colleghi. Verba volant, scripta manent.

Il bon ton delle riunioni di lavoro

A queste semplici regole, se ne aggiungano altre riconducibili al più elementare del bon ton: alle riunioni si arriva puntuali, si saluta tutti e, se non si conosce qualcuno, ci si presenta. Chi organizza e gestisce le riunioni di lavoro dovrebbe poi ricordarsi che la location ha una sua importanza e che sarebbe bene individuare un luogo sufficientemente grande e confortevole, che permetta a tutti i partecipanti di guardarsi in faccia.

Ancora: chi si assume l’onere di condurre una coinvolgente riunione di lavoro dovrebbe cercare di rendere le cose quanto più agevoli possibile e comportarsi da vero e proprio “facilitatore”. Come? Stemperando, di tanto in tanto, la tensione con una battuta scherzosa e adoperandosi affinché, nella stanza, si instauri un clima collaborativo (si tratta, molto spesso, di un’impresa titanica). E infine, dovrebbe accertarsi che tutti i partecipanti prendano la parola e siano messi nella condizione di esprimere liberamente la loro opinione.