Scrivere mail efficaci: consigli utili (con infografica)

Essere chiari, sintetici ed educati: sono queste solo alcune delle regole a cui bisogna attenersi quando si scrive una email di lavoro

Ricordi gli anni in cui la gran parte della comunicazione scritta era affidata alle lettere vergate a mano? Contemplavano dei tempi lunghissimi, che non hanno nulla a che fare con quelli garantiti oggi dallo scambio estemporaneo delle email. Ma attenzione: per quanto mandare e ricevere email possa sembrare un’operazione banale e alla portata di tutti, non deve essere presa sottogamba. Specie quando parliamo di email di lavoro, che dovrebbero rispettare una specifica “etichetta” ovvero una serie di regole che riguardano le formule di saluto e di congedo, la punteggiatura e molto altro ancora. Se vuoi specializzarti nella composizione di email efficaci, destinate a lasciare il segno, prosegui nella lettura e scopri cosa è conveniente scrivere e cosa è meglio tralasciare.

Consigli utili per scrivere email efficaci

La Business Backer è una società americana che fornisce assistenza finanziaria ai piccoli imprenditori che vogliono avviare una loro attività. In un’infografica pubblicata sul blog del suo sito, ha messo in fila 36 consigli per scrivere l’email perfetta: quella che il destinatario non può ignorare né tantomeno cestinare. Noi te la proponiamo in versione originale, seguita dalla nostra personale rielaborazione.

Partiamo dall’oggetto

1. Scrivi sempre l’oggetto. Le email senza oggetto hanno scarsissime possibilità di essere lette. Vengono solitamente scambiate per spam e trasferite di gran corsa nel cestino.
2. Sii specifico. Appurato che non puoi assolutamente dimenticarti di fornire un’indicazione nell’oggetto, cerca di essere il più preciso possibile così che chi riceve l’email possa farsi subito un’idea.
3. Sii breve. La parola d’ordine è sintesi: mantieniti al di sotto dei 30 caratteri in modo che l’oggetto possa essere letto anche dallo schermo di uno smart phone.
4. Non usare mai le parole “importante” o “urgente”. A meno che non si tratti di una vera emergenza, ma in quel caso è forse meglio ricorrere a uno strumento diverso come il telefono. Le email che hanno per oggetto diciture di questo tipo non vengono solitamente prese sul serio.

Inizia col piede giusto

1. Saluta sempre in maniera cortese. Non dimenticare mai di esordire con una formula di saluto cortese (che può essere più o meno formale). Previene dal rischio di risultare ineducato o eccessivamente diretto.
2. Mettila sul personale. Indica sempre il nome (ed eventualmente il cognome) del destinatario. Le email generiche e spersonalizzate non attraggono più di tanto. Anzi.
3. Vai dritto al sodo. Fai in modo che chi legga capisca immediatamente lo scopo della tua email (esplicitalo nel primo paragrafo).
4. Non storpiare il nome del destinatario. A meno che tu non stia scrivendo a un caro amico o ad un collaboratore (o cliente) che conosci da tanto tempo.

Occhio a ciò che scrivi

1. Vacci piano con le emoticon. Le simpatiche faccine andrebbero bandite dalla email di lavoro perché rischiano di togliere autorevolezza e credibilità a ciò che scrivi.
2. Usa con criterio le lettere maiuscole e minuscole. Scrivere un’intera email con tutti i caratteri minuscoli ti farà sembrare pigro, mentre abbandonare con le maiuscole ti farà sembrare esagitato. Attieniti alle regole della grammatica tradizionale e non sbaglierai.
3. Rileggi tutto prima di inviare. Accertati che le parole che hai usato rendano bene il senso di quello che vuoi chiedere o sapere dal tuo interlocutore perché non puoi fare affidamento sul linguaggio del corpo o sulla mimica facciale.
4. Non usare troppi acronimi. Metti in conto che chi riceve la tua email può non sapere che ASAP sta per As Soon As Possibile. Ricorri agli acronimi solo se il destinatario li ha già usati prima di te.

Occhio alla punteggiatura

1. Usa la punteggiatura in maniera corretta. Comunicare attraverso le email non ti autorizza a fare di testa tua e a dimenticarti dell’esistenza della punteggiatura. Ricordati che un punto o una virgola in più (o in meno) possono cambiare completamente il senso di ciò che scrivi.
2. Prenditi i giusti spazi. Lascia degli spazi tra un paragrafo e l’altro. Le email monoblocco sono faticose da leggere e fanno perdere il filo facilmente.
3. Usa gli elenchi puntati. Sono pratici e utili: aiutano il destinatario a mettere a fuoco agevolmente i punti salienti del tuo messaggio.
4. Non esagerare. Troppi punti interrogativi o esclamativi ti faranno sembrare poco serio e professionale. Non stai scrivendo un messaggio su WatsApp alla tua fidanzata, ma una email di lavoro.

Passiamo agli allegati

1. Riduci al massimo. Comprimi i file più pesanti e manda, se puoi, immagini a bassa risoluzione.
2. Usa un buon antivirus. Gli allegati sono i veicoli di trasmissione preferiti dagli hacker che vogliono “infettare” la Rete. Installa un buon antivirus e metti al sicuro te e i tuoi destinatari.
3. Parla dell’allegato nel testo. Non dimenticare di fare esplicito riferimento all’allegato che invierai nel testo della email. In questo modo, fornirai un’anticipazione preziosa al tuo destinatario.
4. Allega solo ciò che serve. Gli allegati consumano un sacco di spazio e appesantiscono le email. Usali solo quando è strettamente necessario.

Spiegati bene

1. Concludi con una richiesta precisa. Quando finisce di leggere la tua email, il destinatario deve capire cosa ti aspetti che faccia. Meglio metterlo in evidenza nella parte finale della lettera.
2. Falla facile. Evita di dilungarti e vai al sodo (senza risultare sgarbato): spiega ciò che vuoi in una frase o, nel caso tu abbia una serie di richieste da fare, ricorri ai soliti elenchi puntati.
3. Rispondi preventivamente. Immagina quali potrebbero essere i dubbi che attanagliano la mente di chi legge la tua email e fornisci preventivamente le risposte. In questo modo, renderai lo scambio più veloce e snello.
4. Ringrazia sempre. Non dimenticare mai di ringraziare. Qualunque sarà il riscontro, il destinatario va sempre ringraziato per il tempo che ha dedicato alla lettura delle tua email.

Chiudi in bellezza

1. Fornisci altri contatti. In chiusura, lascia altri contatti (oltre al tuo indirizzo di posta elettronica). Il destinatario potrà “studiarti” meglio su Linkedin o Facebook o raggiungerti più velocemente al telefono.
2. Taglia corto nelle mail successive. Qualora dovessi intavolare un lungo scambio di email, limitati a scrivere la tua firma per esteso solo nella prima. Dalla seconda in poi, potrai essere più sintetico e informale (se l’interlocutore te lo consentirà).
3. Evita le citazioni politiche e religiose. Quella di congedarsi con una citazione famosa potrebbe non essere una buona idea. Evitalo accuratamente, soprattutto quando si tratta di citazioni religiose e politiche che potrebbero offendere o indisporre chi legge la tua email.
4. Non aggiungere immagini. Aumentano il formato della email e, a volte, vengono inviate come allegati.

Rispondi come si deve

1. Rispondi a tutto. Accertati di aver risposto a tutte le domande che ti sono state poste o il tuo interlocutore sarà costretto ad inviarti un’altra email.
2. Rispondi velocemente. Le persone che scrivono email di lavoro si aspettano di ricevere una risposta nell’arco di 24 ore.
3. Differenzia gli argomenti. Invece di rispondere ad una email precedente, scrivine una nuova, se stati affrontando un argomento completamente diverso. In questo modo, darai un senso logico allo scambio epistolare.
4. Non affidarti ai sistemi di risposta automatica. A meno che tu non debba allontanarti dall’ufficio per un periodo piuttosto lungo. Se sei semplicemente occupato e non riesci a gestire la corrispondenza digitale, chiedi a chi ti scrive di contattarti diversamente (magari al telefono).

L’etichetta delle mail di gruppo

1. Usa con cura il “Cc”. La Copia conoscenza è una modalità di invio che coinvolge più destinatari. Verifica che non ci siano problemi con la condivisione dei loro indirizzi personali.
2. Usa con cura il “Ccn”. Ricorri sempre a questa modalità di invio (Copia conoscenza nascosta), se i destinatari della tua email di gruppo non ti hanno autorizzato a condividere i loro indirizzi di posta elettronica.
3. Sii chiaro. Quando scrivi una mail di gruppo, il rischio che si faccia confusione esiste eccome. Sforzati di essere il più chiaro possibile e rivolgiti direttamente alle persone che desideri facciano qualcosa per te.
4. Sii selettivo. Evita di mandare email di gruppo a caso.  Inviale solo alle persone che sono direttamente coinvolte nei progetti o nelle iniziative che stai curando.

Per scrivere email efficaci, occorre conoscere l’etichetta che è fatta di comportamenti che è lecito tenere e di altri che è meglio evitare. Attieniti ai consigli snocciolati sopra e non sbaglierai.