Aprire un’agenzia di viaggi: procedure, costi e possibili finanziamenti

Per gli amanti dei viaggi e delle nuove culture, dotati di spirito di intraprendenza,  aprire un’agenzia di viaggi può essere un’idea molto interessante. Aprire una qualsiasi forma di attività in proprio richiede sempre una serie di attente considerazioni iniziali, a partire da tutti gli adempimenti burocratici fino a una corretta valutazione dei possibili guadagni. Nel caso di un’agenzia di viaggi, oltre a tutto ciò, occorre avere ben chiare tutte le disposizioni legislative riportate nel Codice del Turismo (Allegato al Decreto legislativo 23.05.2011 n° 79 , G.U. n. 129 del 06-06-2011). Detto questo, vediamo quali sono i punti fondamentali da analizzare per aprire un’agenzia di viaggi.

Cosa è e di cosa si occupa un’agenzia di viaggi

“Sono agenzie di viaggio e turismo le imprese che esercitano attività di produzione, organizzazione, intermediazione, prenotazione e vendita biglietti di viaggi e soggiorni”. Questa è la definizione di agenzia di viaggio presentata da Unioncamere.

A voler essere pignoli, il compito di “produrre” viaggi spetta ai cosiddetti tour operator, società che si occupano di realizzare i cosiddetti “pacchetti” (trasferimento presso la località di vacanza, scelta della struttura ricettiva, eventuali attività complementari, come visite ai musei o altri luoghi d’interesse). Quindi le agenzie di viaggio sono solitamente “mediatori” dei tour operator, ma hanno anche margine di manovra, potendo personalizzare un viaggio seguendo le indicazioni del cliente.

Agenzia di viaggi indipendente o agenzia in franchising

La prima scelta che ti troverai a dover affrontare è se aprire un’agenzia indipendente oppure optare per una forma diversa di impresa, il franchising. Le due tipologie di attività sono molto diverse tra loro sia come struttura che come investimenti da effettuare.

Il franchising per una agenzia di viaggi

Con una cifra che, in media, si assesta intorno ai 20000 euro, partendo da 3000 fino a 40000 euro, è possibile affidarsi a gruppi che consentono le affiliazioni commerciali, mettendo a disposizione tutto ciò che è necessario per aprire un’agenzia di viaggi, a partire dall’arredamento dei locali, fino al software per il lavoro quotidiano.

L’azienda madre ti richiederà, naturalmente, di raggiungere determinati standard di risultati annuali e l’assoluto rispetto delle direttive centralizzate nello svolgimento dell’attività. È evidente, inoltre, che utilizzando il franchising dovrai rinunciare a una completa personalizzazione dell’attività ma avrai, in particolari situazioni di crisi, la possibilità di ricevere aiuto dalla casa madre. Le aziende che offrono l’affiliazione in franchising sono molte e di varia grandezza.

Per avere una lista dei migliori franchisor e fare qualche richiesta, ecco il nostro approfondimento: Aprire una agenzia di viaggi in franchising.

L’agenzia di viaggi indipendente

Nel caso, invece, in cui tu preferisca aprire un’attività indipendente, ricorda che devi possedere l’abilitazione al titolo di direttore tecnico oppure devi assumere un professionista che possa ricoprire tale ruolo. Il direttore tecnico di un’agenzia di viaggi è la figura responsabile della conduzione aziendale; si occupa di tutta la struttura organizzativa e deve possedere una serie di requisiti, stabiliti per legge.

Oltre alla conoscenza di almeno due lingue straniere, deve conoscere la legislazione e la tecnica turistica e avere solide basi di amministrazione e organizzazione delle agenzie di viaggio, corredate da un’ottima conoscenza delle fonti normative e dei principi giuridici che regolano il settore. Per assumere il ruolo di direttore tecnico devi, infatti, superare un esame, fissato con ricorrenza annuale in ogni regione italiana, e dimostrare di aver maturato una precedente esperienza di lavoro in un’agenzia turistica.

La documentazione e gli adempimenti burocratici

La forma giuridica di un’agenzia di viaggi può essere indifferentemente una ditta individuale, una società di persone (SNC o SAS) o una società di capitali (SRL o SPA). Poiché, comunque, l’apertura di un’agenzia di viaggi fa parte del settore più generale dell’accensione di un’attività di tipo autonomo è necessario innanzitutto che tu assolva agli adempimenti più generici del caso e cioè, nell’ordine, devi:

• aprire la partita IVA
• iscrivere la tua nuova attività nel Registro delle Imprese, presso la locale Camera del Commercio
• iscriverti all’INPS per effettuare il versamento dei contributi previdenziali.

Fatto questo, o dopo aver conferito l’incarico a un buon commercialista per agire a tuo nome e per tuo conto, dovrai provvedere a presentare agli uffici della Provincia (o del Comune, a seconda degli specifici regolamenti) la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (S.C.I.A.), corredata dalla seguente documentazione:

• la stipula di una polizza assicurativa a garanzia dei tuoi eventuali futuri obblighi nei confronti dei clienti
• il documento che attesta la costituzione di un deposito cauzionale, il cui importo è stabilito a livello regionale, a garanzia di eventuali future sanzioni a tuo carico o, in alternativa, la fidejussione di un istituto di credito o di una compagnia assicurativa
• la documentazione che individua il direttore tecnico dell’agenzia, regolarmente abilitato a tale ruolo.

Poiché le diverse città e i diversi comuni possono richiedere adempimenti particolari, il consiglio è quello di visitare i siti istituzionali e di accertarti di quali siano le richieste specifiche delle autorità della tua zona geografica.

Il personale di un’agenzia di viaggi

Comunque sia organizzata l’attività, uno dei momenti più importanti e più delicati è la selezione del personale. Hai finalmente dato inizio alla tua nuova agenzia e ti chiedi come decidere le assunzioni dei dipendenti? Le competenze di un impiegato addetto al settore turistico sono varie e necessitano di un aggiornamento continuo. Chi lavora in questo settore deve avere una conoscenza approfondita del mercato turistico, sia nazionale che internazionale, deve avere ottime competenze nelle compilazioni di itinerari e avere grande familiarità con le prenotazioni alberghiere e dei mezzi di trasporto.

È indispensabile la conoscenza di alcune lingue straniere e la capacità di risolvere in autonomia i problemi che si possono presentare. La caratteristica più importante da verificare nel momento dell’assunzione resta, però, la capacità relazionale. L’impiegato di un’agenzia di viaggi deve riuscire a stabilire un contatto con il cliente, anticipandone i desideri e risolvendone i problemi, sempre con grande cortesia e pazienza. Dal punto di vista strettamente tecnico, essenziale è la frequenza di corsi di formazione e aggiornamento, spesso organizzati dalle principali compagnie aeree, marittime e ferroviarie. Un ottimo punto di inizio può essere il possesso di un diploma alberghiero.

Come scegliere posizione e arredamento per la propria agenzia di viaggi

Se stai pensando di aprire un’agenzia di viaggi, una delle prime valutazioni che devi fare è quella relativa alla scelta del locale e della sua posizione. Un’attività aperta in un centro commerciale potrebbe godere del vantaggio del traino degli altri negozi e della numerosità della clientela potenziale. D’altra parte, un’agenzia turistica aperta in centro città può avere ugualmente una buona visibilità ed essere apprezzata nei momenti rilassati del “passeggio” senza correre il rischio di essere solamente intravista durante i momenti frenetici della spesa del sabato pomeriggio. Qualunque sia la preferenza della località, i consigli per l’allestimento restano comunque universalmente validi: ad esempio, il punto del locale che necessita di maggior attenzione da parte tua è la vetrina.

Essa è il biglietto da visita della tua attività e deve comunicare in modo chiaro quali sono le tue risposte alle emozioni che il cliente sta provando nel momento in cui si sofferma a guardare le offerte che gli stai proponendo. Le immagini devono essere luminose e accattivanti, le scritte nette e ben leggibili, le offerte ben organizzate e strutturate, l’aspetto generale appassionante e coinvolgente. Ricorda che la vetrina deve innanzitutto incuriosire e spingere a entrare. L’interno deve essere arredato in modo accogliente e professionale; possibilmente deve essere personalizzato con particolari che si notano e che rimangono impressi. Su tutto deve sempre risaltare la precisione e l’ordine: in tal modo, il cliente avrà la certezza di potersi affidare a te per un viaggio che verrà senz’altro organizzato al meglio in tutti i suoi aspetti.

I costi per l’apertura dell’attività

Molto dipende dalla scelta dei locali: è fondamentale si trovino in un’area assai transitata. Recenti studi hanno dimostrato che le agenzie di viaggio maggiormente lucrative hanno la propria sede all’interno di un centro commerciale. Prendere in affitto un fondo in un centro commerciale, però, è assai costoso. È possibile iniziare anche con un piccolo negozio, sono sufficienti pochi metri quadri di superficie, magari posto in una zona pedonale, oppure in prossimità di un ampio parcheggio. Nelle periferie, solitamente, questo genere di attività non funziona. Bisogna dotarsi anche di un sito web, al fine di poter offrire alcuni servizi online. Discorso diverso per il personale: fino a quando non avrete raggiunto margini di profitto interessanti, meglio gestire in proprio l’attività. Qualcuno che vi fornisca aiuto, però, è indispensabile, essendo spesso il gestore dell’agenzia chiamato a verificare di persona il “pacchetto” turistico del tour operator o a prendere parte a fiere di settore. Un dipendente part time, almeno per i primi tempi, potrebbe essere sufficiente a ovviare a questi problemi.

Parlando di investimenti quindi, devi considerare la loro elevata variabilità. Puoi, comunque, ragionevolmente pensare alla necessità di un budget minimo di 20.000/25.000 euro, soprattutto in relazione alla naturale difficoltà iniziale di ricavare guadagni notevoli, dovendo ripagare gli investimenti fatti. I costi da sopportare variano a seconda che si tratti di attività in proprio o in franchising. Ad esempio, nel caso di un’agenzia indipendente devi considerare l’affitto del locale, le spese fisse e ricorrenti, come le utenze, il costo dei computer e del software ed, eventualmente, quello degli stipendi dei dipendenti. Ulteriori costi da sostenere sono quelli legati alla pubblicità e alla creazione e manutenzione dell’indispensabile sito web che, esattamente come la vetrina, sarà la tua presentazione ai clienti.

Quali sono le tipologie di agenzie di viaggi più redditizie

Un consiglio per rendere remunerativa la tua agenzia di viaggi, affrontando la concorrenza del web e delle agenzie online, è quello di dare alla tua attività una caratteristica originale. Occuparsi del turismo sportivo, di quello gastronomico o di quello religioso, specializzandoti nel curare in modo particolare quei viaggi e quei soggiorni che vengono effettuati con un intento preciso, ti potrà regalare ottimi riscontri.

Avrai bisogno di nuovi contatti e collegamenti e avrai costantemente necessità di aggiornamenti mirati, ma potrai così godere delle richieste dei turisti “di nicchia”, disposti a effettuare maggiori investimenti sul proprio hobby. Negli studi di settore è stato calcolato che, generalmente, il margine di guadagno netto per un’agenzia può arrivare al 20% del fatturato ma, nel caso di un’attività specializzata in un settore di turismo ancora poco inflazionato, questo valore è destinato a incrementarsi. Riportiamo alcuni esempi dei diversi settori di turismo specialistico:

• turismo matrimoniale: comprende essenzialmente itinerari e soggiorni per viaggi di nozze
• turismo enogastronomico: viaggi e soggiorni in zone famose per alcuni vini e/o prodotti gastronomici tipici
• turismo sportivo: comprende i viaggi effettuati per partecipare a eventi sportivi
• turismo religioso: costituito dai viaggi per raggiungere luoghi sede di eventi religiosi e dai soggiorni
• turismo estremo: viaggi di esplorazione di territori selvaggi
• turismo musicale: viaggi e soggiorni al seguito di cantanti o gruppi musicali, in occasione di eventi e concerti
• turismo aziendale: viaggi e soggiorni organizzati per gruppi di lavoratori di una stessa azienda
• turismo medico: organizzazione di trasferte effettuate per usufruire di trattamenti sanitari non ancora disponibili nel proprio paese o a prezzi più convenienti.

Come ottenere finanziamenti per l’apertura dell’attività

Per aprire un’agenzia di viaggi è possibile usufruire di ogni agevolazione rivolta a chi apre una nuova realtà imprenditoriale. È bene, quindi, tenere d’occhio i bandi a tutti i livelli, a partire da quelli regionali, fino ai bandi emessi dalla Comunità Europea.

Anche le agenzie di viaggi, ad esempio, essendo imprese a tutti gli effetti, possono richiedere la partecipazione ai finanziamenti agevolati dell’agenzia Invitalia, che è un’estensione del Ministero dello Sviluppo Economico. In caso di impossibilità di ottenere finanziamenti agevolati, dovrai rivolgerti a un istituto di credito. Alcune banche, specialmente le più importanti, hanno una serie di offerte per i finanziamenti alle PMI (piccole medie imprese); in tal caso, è opportuno che ti informi presso diversi istituti per calibrare tutte le caratteristiche del finanziamento più adatto per la tua attività.

Quanto si può guadagnare con un’agenzia di viaggi?

Come già scritto la concorrenza del web è spietata, eppure offrendo servizi di nicchia, come ad esempio il turismo sportivo o quello religioso, un’agenzia di viaggi può ancora fare utili notevoli. Senza contare che oggi molti sposi, al posto della lista nozze, preferiscono ricevere in regalo da amici e parenti quote del viaggio di nozze. E questo è un servizio che attualmente solo un’agenzia di viaggi può dare.

Il margine medio su un viaggio per un’agenzia ben avviata si attesta intorno al 15-20%, ma può crescere se il gestore è capace di offrire modelli di turismo ancora poco esplorati (quello naturalistico e/o esplorativo, quello legato a eventi di grande richiamo come i concerti, ecc.).

Kit di Supporto e consulenza per ottenere finanziamenti

Per ricevere un supporto utile e consigli su come Aprire un’agenzia di viaggi ed avere info sulle agevolazioni pubbliche, contributi o soluzioni di franchising, segnaliamo il Kit Creaimpresa (da noi valutato e ritenuto veramente valido): Come aprire un’agenzia di viaggi.

Buon business per la tua prossima apertura!