Parliamo di business writing ovvero di comunicazioni con fini commerciali: come impostare una e-mail commerciale che abbia lo scopo di costruire o aprire nuove relazioni e soprattutto come fare se abbiamo la necessità di scriverla in inglese? Ecco alcuni consigli specifici per chi deve utilizzare per lavoro la lingua d’oltremanica ma in generale adattabili per …
Parliamo di business writing ovvero di comunicazioni con fini commerciali: come impostare una e-mail commerciale che abbia lo scopo di costruire o aprire nuove relazioni e soprattutto come fare se abbiamo la necessità di scriverla in inglese? Ecco alcuni consigli specifici per chi deve utilizzare per lavoro la lingua d’oltremanica ma in generale adattabili per scrivere in modo corretto una qualsiasi e-mail commerciale.
A cosa prestare attenzione per impostare una e-mail commerciale in modo corretto
La prima parte –quella delle cosiddette salutations– potrebbe apparire agli occhi dei più come una mera formalità e invece assume una importanza rilevante ai fini dell’impostazione generale dell’intera e-mail. Dal tipo di saluto “commerciale” scelto si comprende già il tono che avrà la comunicazione.
Va da sé che se è la prima volta che ti trovi a scrivere ad una determinata persona o azienda, il Dear è d’obbligo e assicura quel grado di formalità (di 1° livello) richiesto dal caso. Se si conosce per certo il titolo che a questa persona è attribuibile (ad esempio Dr. oppure Prof) risulterà più opportuno utilizzarlo al posto del Dear.
Attenzione a far seguire al Dear il nome del diretto interessato. Al giorno d’oggi, con i social a disposizione e la possibilità quindi di rintracciare praticamente chiunque, è davvero sconsigliabile scrivere un generico Dear Sir/Madam.
Seguirà a questo punto il testo della e-mail con il tipo di messaggio che vuoi trasmettere, fino ad arrivare al termine della comunicazione. Come concludere? Di solito si usa sempre una formula (detta complimetary close) come ad esempio best regards, a cui deve seguire obbligatoriamente la firma. Ma come firmarsi? Con nome e cognome o solo con il nome?
La regola vuole che, essendo al 1° livello di formalità, la firma sia completa di nome e cognome (in quest’ordine). È possibile scrivere solo il proprio nome di battesimo solo se nell’e-mail è già inserita in automatico la firma digitale che prevede, oltre a nome e cognome, anche il titolo, la società per la quale si lavora e i contatti (ad esempio il numero di telefono).
Questo in effetti è il modo migliore per concludere una e-mail commerciale: la firma digitale garantisce la professionalità, mentre il solo nome di battesimo permette di smorzare i toni troppo formali, cercando di passare ad un livello di confidenza superiore. Pur trattandosi di una e-mail commerciale, non è detto che mantenere sempre e comunque le distanze sia la strategia migliore.
L’ultimo consiglio per impostare una e-mail commerciale in modo corretto è quello di prestare attenzione al tono usato nella comunicazione quando siamo noi a dover rispondere ad una e-mail ricevuta. Se, come è probabile, il tono è formale meglio attenersi al tipo di livello prescelto ma sempre ricordandosi che, per costruire una solida relazione commerciale, è sempre bene tentare di passare ad un livello di confidenza più profondo anche se gradualmente.
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