Assistente di direzione: mansioni, requisiti, stipendio e offerte di lavoro

L’assistente di direzione, chiamata anche segretaria di direzione, ha come compito quello di assistere un dirigente o un imprenditore nel suo lavoro. E’ un mestiere che richiede doti di adattabilità, pazienza, organizzazione, precisione, resistenza allo stress, autonomia decisionale, buone doti comunicative verbali e scritte e buona presenza. Vediamo insieme di cosa si occupa, quali requisiti deve avere, lo stipendio e le opportunità di lavoro come assistente di direzione.

Assistente di direzione: chi è e cosa fa

L’assistente di direzione è una figura professionale che ha il compito di supportare, sia a livello organizzativo che esecutivo, i vertici dell’azienda per cui lavora nella gestione giornaliera delle attività. Le mansioni della segretaria di direzione sono da sempre semplificate nella la gestione dell’agenda del manager, l’archiviazione delle pratiche, lo smistamento sia della posta che delle telefonate e l’organizzazione dei viaggi di lavoro.

In realtà però, questo ruolo è decisamente più complesso in quanto, in riferimento al luogo di lavoro e al tipo di azienda all’interno del quale viene inserita le competenze richieste come anche le attività da svolgere diventano sempre più vaste e diversificate. Esistono infatti executive assi­stant, personal assistant, e poi ancora sales assistant, marketing assistant, HR assistant, ecc. con ognuna compiti diversi in riferimento al proprio ruolo all’interno del contesto in cui viene inserita.  Di conseguenza ne consegue che la segretaria di direzione dovrà avere rei requisiti tali da soddisfare richieste di alto livello nella gestione delle proprie attività come:

• conoscenze di Marketing e comunicazione
• conoscenza di almeno due lingue straniere (l’inglese come requisito imprescindibile)
• conoscenza del web

Oltre a questo, sono richieste anche un’altra serie di competenze dette trasversali come la capacità di gestire lo stress, autonomia, organizzazione ed efficienza (anche in termini di comunicazione), mediazione nelle relazioni tra i diversi livelli aziendali.

Mansioni di una segretaria di direzione

Generalmente, quindi, le mansioni di un’assistente di direzione sono principalmente queste:

• Organizzare riunioni ed eventi
• Preparare testi e presentazioni per meeting ed eventi
• Stendere i verbali degli incontri oltre alla traduzione dei testi
• Coordinare le attività dell’ufficio
• Comunicazione interna ed esterna
• Gestione dell’azienda del manager per cui si lavora
• Ricercare informazioni
• Partecipare alla stesura di documenti e di business plan

Le mansioni della segretaria di direzione, in ogni caso, cambiano in riferimento al livello di esperienza e alla sua formazione, al reparto in cui viene inserita, al ruolo del manager (titolare dell’impresa, amministratore delegato, ecc.) e alle dimensioni dell’azienda.

Quanto guadagna una segretaria di direzione

Lo stipendio di un’assistente di direzione varia in riferimento a diversi fattori e può andare da un minimo di 28mila Euro lordi annui fino ad arrivare a 55mila Euro lordi all’anno.

Se si hanno buone capacità comunicative, preparazione e voglia di crescere nell’azienda, le opportunità sono ottime dal momento che, quando la segretaria di direzione non si occupa strettamente di attività di segreteria ma il suo lavoro abbraccia mansioni ben più estese, che in genere sono sostenute da diverse professionalità, le probabilità di fare carriera sono molto ampie. Si tratta di un mestiere che si è evoluto di pari passo con il l’evoluzione e il cambiamento del mestiere del dirigente per cui si lavora.

L’evoluzione della professione di assistente di direzione

Oggi è anche possibile che un assistente o segretaria di direzione che abbia una certa professionalità, bravura e determinate competenze si inquadrata essa stessa come dirigente. Infine, qualche consiglio. Uno dei compiti più delicati e direi anche ardui che la segretaria di direzione deve affrontare è sicuramente quello di far da filtro tra l’azienda e i clienti o i fornitori esterni. Per fare questo ci vuole un grande autocontrollo, la conoscenza estrema della realtà per cui e in cui si lavora. La prontezza nelle risposte e soprattutto, un buon accordo con il manager per evitare strappi o problemi. Per questo l’assistente di direzione deve essere molto attenta e pignola, pur sempre con la massima gentilezza, discrezione e affabilità, nel trattare con l’esterno. Deve sapere cosa può dire e cosa non può dire, capire anche con chi ha a che fare dall’altra parte.

L’abbigliamento giusto di una segretaria di direzione

Infine, come vestirsi? Dipende prima di tutto dalla realtà aziendale. Bisogna sempre osservare come sono vestiti gli altri, insomma, il trend dell’azienda. Se è minimal, allora opteremo per un abbigliamento poco vistoso ma serio e impeccabile. In ogni caso la regola è: vestiti sobri ma eleganti, tailleur, camicette poco vistose ma di buon gusto, evitare scritte sugli abiti, trucco eccessivo, indossare pochi gioielli ben coordinati con l’abbigliamento, scarpe non eccessive, tacco nella media, no a minigonne troppo corte, si a maglioncini (ma non di pile) di buona fattura su gonne al ginocchio o pantaloni a sigaretta. No ai jeans, ameno che l’ambiente non lo richieda.

I capelli, se molto lunghi, meglio portarli raccolti, se corti, fare attenzione che siano sempre in ordine. Infine, un’ultima, fondamentale regola. Sorridere, anche quando non ne abbiamo proprio voglia.

Offerte di lavoro come segretaria di direzione

L’assistente di direzione è una figura fondamentale all’interno di ogni azienda che può di fare la differenza. Per questo sempre più aziende pubblicano delle offerte di lavoro come segretaria di direzione. La sua presenza è infatti in grado di migliorare i processi lavorativi e relazionali, oltre ad essere portatrice di soluzioni e idee. Oltretutto il suo ruolo, con il passare del tempo, si è evoluto e differenziato a seconda della realtà aziendale all’interno del quale viene inserita.