Come finire il lavoro in meno tempo: alcuni consigli utili

Partire con le idee chiare, evitare le distrazioni, tenere traccia di quello che si fa: ecco alcuni consigli utili per ottimizzare la risorsa “tempo” al lavoro.

Fare bene le cose richiede tempo. Chi studia o lavora sa che solo dedicando il giusto tempo e la giusta attenzione ai compiti che deve eseguire è possibile raggiungere risultati qualitativamente soddisfacenti. La fretta e l’approssimazione creano – di norma – disguidi e malfunzionamenti, ma attenzione: la qualità di una qualsiasi prestazione non può essere misurata esclusivamente in base al tempo impiegato. Chi ci assicura, infatti, che l’impiegato che resta in ufficio sino a tardi sia più produttivo di quello che esce in orario? “Work smarter, not harder!”, dicono gli americani, inneggiando a una modalità di lavoro che permette di sfruttare al meglio le proprie potenzialità ed il proprio tempo. L’idea di portare a termine il lavoro in meno tempo (senza comprometterne la qualità) non può non allettare. Cerchiamo allora di capire come è possibile farlo.

Tre consigli per fare bene il proprio lavoro in meno tempo

Chi ha più tempo da dedicare a se stesso è una persona più serena e tendenzialmente più soddisfatta. Se è vero che al lavoro occorre destinare la massima serietà e dedizione, è altrettanto vero che questo non può rappresentare l’unico impegno da onorare nella nostra vita. Ecco perché abbiamo pensato di dispensarvi qualche utile consiglio a riguardo, partendo dalle indicazioni degli esperti che hanno studiato a fondo la faccenda. Leggeteli con attenzione e cercate di trasferirli nella vostra quotidianità.

Partite con le idee chiare

Rischiate seriamente di girare a vuoto, se non avete ben chiaro in testa quello che dovete fare. Quando ci si dedica ad un progetto, occorre stabilire sin da subito come procedere. Questo significa anche riconoscere cosa è meglio fare prima e cosa è possibile rimandare ad un secondo momento. Potrà sembrare banale, ma non lo è, visto che un numero impressionante di professionisti fatica a portare a termine gli incarichi entro le scadenze dettate per colpa di una disorganizzazione cronica che fa perdere un sacco di tempo. Partite con le idee chiare, mettete in risalto le priorità e il tempo non scorrerà più a vostro sfavore.

Prendete le distanze dalle distrazioni

Mettiamolo subito in chiaro: se volete concludere il lavoro entro un tempo ragionevole, dovete essere nelle condizioni giuste per concentrarvi. Per farlo, è necessario porre dei paletti a voi stessi e agli altri. Le interruzioni possono mandare in fumo ore ed ore di dura applicazione e inficiare il risultato finale della vostra prestazione. Evitate il più possibile le distrazioni (mantenete le distanze di sicurezza dai social e dai telefonini) e chiedete ai vostri colleghi di evitare di bussare continuamente alla vostra porta, se non per faccende urgenti che riguardano esclusivamente il lavoro. Non si tratta di essere antipatici o sgarbati, ma di imporsi il rispetto di alcune regole che vi aiuteranno a stringere un rapporto più sano e produttivo col tempo che passa.

“Scripta manent”

E’ sempre meglio tenere una traccia scritta di quello che occorre fare perché – come dicevano i latini – le parole trasmesse oralmente possono disperdersi nel vento, mentre quelle messe per iscritto sono destinate a rimanere. Provate a tener nota (sul pc o su carta) delle cose che dovete fare per portare a termine il progetto che vi è stato assegnato: descrivete i vari passaggi e precisate chi deve fare cosa. Secondo gli esperti, la lettura di questi promemoria dettagliati crea un senso di responsabilità che spinge le persone coinvolte a onorare l’impegno preso, nonché a ottimizzare i tempi di esecuzione e realizzazione.

Chi lo ha detto che, per portare a termine il lavoro con successo, bisognerebbe avere più tempo a nostra disposizione? Impariamo a sfruttare al meglio quello che abbiamo già e concentriamoci sul da farsi. “Il tempo è gratis, ma è senza prezzo. Non puoi possederlo, ma puoi usarlo. Non puoi conservarlo, ma puoi spenderlo. Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro” (Harvey MacKay). Impegniamoci a rispettarlo e a utilizzarlo come merita.