Cos’è un webinar e come si organizza

Avete maturato una certa esperienza che volete mettere a disposizione degli altri? Volete presentare prodotti e servizi a tanti potenziali clienti? Pensate che la vostra formazione abbia bisogno di un “rinforzo”, ma non avete tempo per frequentare un corso di aggiornamento? Bene, mettetevi comodi perché il webinar potrebbe fare al caso vostro. Di cosa stiamo parlando? Di una nuova modalità di formazione e marketing digitale a cui sempre più aziende guardano con attenzione. Tenendo nella debita considerazione il fatto che, con i webinar, è possibile raggiungere una platea davvero ampia, abbattendo i costi della logistica e dell’organizzazione. O acquisire le conoscenze di un relatore particolarmente titolato, senza mettere il naso fuori di casa. Siamo riusciti a incuriosirvi a sufficienza? Allora proseguite nella lettura e scoprite insieme a noi cosa sono i webinar, come funzionano e come si organizzano.

Cos’è un webinar

Partiamo dall’etimologia: webinar è un neologismo formato da web+seminar che sta ad indicare un seminario che si svolge sul web. O come altri preferiscono definirlo: un teleseminario o un seminario in rete. Si tratta, in pratica, di un evento di formazione online a cui possono partecipare potenzialmente tutti purché siano dotati di un computer e di una buona connessione internet. L’idea è quella di raggiungere il maggior numero di persone possibili e di trasmettere e condividere con loro informazioni e conoscenze che potrebbero aiutarle nello studio, nel lavoro o nella vita in generale.

Cerchiamo di essere un po’ più chiari: il webinar è un seminario a tutti gli effetti, ma a differenza di quelli tradizionali, non contempla la compresenza dei partecipanti e dei relatori nello stesso ambiente. Anzi: a differenziare i webinar dalle canoniche conferenze in presenza è proprio la possibilità di allestire un’aula virtuale, occupata da persone che si trovano ai quattro angoli del Paese (o del mondo). E non si pensi che la distanza geografica rappresenti un ostacolo all’interazione perché i webinar prevedono la possibilità di stabilire un filo diretto tra chi parla e chi sta ad ascoltare, attraverso il ricorso a chat ed altri strumenti gestiti da tecnici ed addetti ai lavori.

I vantaggi del webinar

I vantaggi non sono pochi. Grazie ai webinar, infatti, la formazione si fa meno onerosa. Si pensi alla possibilità di partecipare a corsi di aggiornamento o seminari (tenuti da docenti e relatori importanti) che affrontano tematiche utili alla propria professione, restando comodamente seduti a casa o in ufficio. Senza il rischio di perdere una giornata di lavoro o la preoccupazione di organizzare spostamenti più o meno costosi. Per non parlare dei vantaggi che riguardano gli organizzatori dei webinar, che non dovranno affittare alcun locale né farsi carico delle incombenze che riguardano la logistica e l’organizzazione dell’evento. Come dire che, con il minimo dell’investimento, è possibile ottenere il massimo dei risultati.

L’unica insidia da mettere in conto riguarda il relatore che non ha modo di constatare (in tempo reale) le reazioni dell’audience. Per questo, occorre prendere tutte le precauzioni del caso: se dall’altra parte dello schermo, i partecipanti dovessero annoiarsi o trovare i contenuti troppo complessi, non esiteranno a spegnere il pc.

Come funziona un webinar

Chi vuole partecipare ad un webinar deve solitamente limitarsi a scaricare un programma o un’applicazione che consente di assistere all’evento online. E deve ovviamente registrarsi, compilando un breve form. Cliccando su un link che gli verrà inviato per tempo, potrà quindi mettersi in collegamento e seguire la “lezione” a distanza. Non solo: i webinar contemplano anche la possibilità di aprire dibattiti e discussioni attraverso chat e altre piattaforme che garantiscono l’interazione tra i partecipanti e i relatori.

Il che equivale a dire che i primi possono formulare domande o esprimere opinioni (sia nel corso del seminario che a conclusione di esso), restando in attesa delle risposte e dei giudizi del relatore o degli altri partecipanti. I webinar più numerosi prevedono anche l’intervento di un moderatore, che ha il compito di gestire le domande e di facilitare la comunicazione online. A conclusione del suo intervento, il relatore può mettere a disposizione dei partecipanti materiale di vario tipo (slide, case histories, report ecc..), condividere le conoscenze trasmesse e favorire la formazione di una rete relazionale che può tornare utile al lavoro.

Dal canto loro, ai partecipanti viene solitamente chiesto di compilare un questionario di “webinar satisfaction”, teso a misurare il livello di gradimento dei contenuti e del relatore. La distanza fisica, in estrema sintesi, non dovrebbe minimamente inficiare l’efficacia e l’utilità di un webinar ben condotto e organizzato.

Come si organizza un webinar

Nel caso in cui vi foste convinti che quella di organizzare un webinar potrebbe essere una ghiotta occasione per la vostra azienda, dovrete darvi da fare. E organizzare tutto per tempo. Quello che dovete primariamente chiedervi è: cosa volete comunicare e a chi volete dirlo. Con le giuste risposte in tasca, potrete organizzare una buona promozione e selezionare con criterio le piattaforme ed i social media in cui è più facile raggiungere il vostro pubblico di riferimento. A tal proposito, segnaliamo che è bene promozionare un webinar con un discreto margine di anticipo (2/3 settimane prima) e che è buona norma inviare a tutti i partecipanti che si registrano all’evento una mail in cui si ricorda la data e l’ora in cui il seminario sarà online.

Bisogna quindi provvedere alla scelta delle persone chiamate a partecipare, a vario titolo, alla buona riuscita del webinar. Selezionate con cura:

• il relatore: deve essere una persona preparata e competente. E molto comunicativa. Non deve solo padroneggiare a menadito l’argomento, essere pronto a rispondere a tutte le domande e disposto a confrontarsi con chiunque (anche coi partecipanti più polemici), ma deve essere in grado di coinvolgere e mantenere alta l’attenzione di un pubblico che si trova a chilometri di distanza da lui. Accertatevi che il vostro relatore non abbia un tono monocorde e che la sua esposizione sia chiara, brillante ed efficace.
• il moderatore: deve avere grande dimestichezza coi mezzi tecnologici ed ottime capacità organizzative. Assicuratevi che non abbia difficoltà a  gestire il flusso di domande e di commenti inviati dai partecipanti e che non entri in confusione con facilità. E’ il “pontiere” tra i due terminali della comunicazione a distanza, il garante dell’interazione online; se non è dotato di sufficiente pazienza e self-control, tutto potrebbe andare a rotoli.
• il tecnico: deve verificare che tutti i dispositivi coinvolti nella messa online del webinar funzionino perfettamente. Trattandosi di un seminario sul web, deve accertarsi che la connessione non dia problemi e che la qualità dell’audio e del video siano buone. E deve fornire assistenza al relatore o ai partecipanti, qualora qualcosa non andasse per il verso giusto. Prontezza e competenza sono i requisiti che non possono mancare.

Ricordatevi infine che, per avere successo, non dovete abusare della pazienza o della capacità di resistenza dei partecipanti: la durata di un webinar non dovrebbe andare oltre i 60 minuti. Non esagerate o dall’altra parte dello schermo finiranno per stancarsi. Adattatevi al mezzo che state utilizzando ed i risultati non tarderanno ad arrivare: il webinar può aiutarvi a irrobustire la vostra formazione o a consolidare la vostra reputazione, con una spesa davvero contenuta. O addirittura nulla.