Come rendere coinvolgenti le riunioni di lavoro

Per evitare sbadigli e smorfie di insofferenza, basta prendere qualche precauzione. Scopriamole insieme

Alzi la mano chi non ha mai sbadigliato, durante le riunioni di lavoro? O chi non ha mai pensato di sedersi in fondo alla stanza per tentare di schiacciare un pisolino? I meeting di lavoro non godono di un’ottima nomea, soprattutto quelli convocati in fretta e furia. Senza un’adeguata organizzazione, rischiano di trasformarsi in diaboliche perdite di tempo, che possono costare care all’azienda. Ecco perché è importante capire come è possibile renderli efficaci, soprattutto se a “dirigere” dovrete essere voi. Buona parte del successo (o dell’insuccesso) delle riunioni di lavoro dipende, infatti, da chi le conduce. Da colui (o colei) che ha il compito di introdurre e argomentare le questioni sul tavolo e di moderare gli interventi degli altri. Se non si mostra sufficientemente autentico e coinvolgente, rischia di fare un buco nell’acqua.

Consigli per rendere efficaci le riunioni di lavoro

Partiamo da alcuni dati che rendono bene il polso della situazione. Secondo alcune rilevazioni, il 92% delle persone che partecipano abitualmente alle riunioni di lavoro finisce per fare altro. E di queste, ben il 49% si dedica ad attività che non hanno nulla a che fare con la sua professione. Non è difficile da capire: quando si partecipa a una riunione noiosa, il minimo che si possa fare è compulsare lo smartphone o il tablet, magari per controllare se ci sono email importanti in arrivo. Ma nel caso in cui il meeting vada per le lunghe, ci si può trovare a chattare con l’amico su WhatsApp, a scorrere le notizie su Google news o a giocare al solitario. Il problema resta sempre lo stesso: chi parla non riesce a calamitare l’attenzione dei presenti. E se capitasse a voi? Se doveste essere voi a condurre una riunione di lavoro, sareste in grado di evitare gli sbadigli dei colleghi? O finireste per parlarvi addosso come certi insegnanti “barbosi” che spingono gli studenti a visitare, con una certa frequenza, i bagni? In attesa di scoprirlo, vi forniamo qualche spunto di riflessione. E qualche suggerimento su come rendere le vostre riunioni di lavoro più coinvolgenti.

Meglio essere autentici che apparentemente invincibili

Inutile girarci intorno: se l’argomento da affrontare è pesante e complicato (come ad esempio, la discussione di un bilancio), difficilmente il meeting si trasformerà in un incontro di piacere. Ma a fare la differenza – come già detto – può essere colui che conduce le discussioni. Secondo il lead coach americano, Dan Moriarty, chi si assume l’onere di condurre una riunione di lavoro deve fare perno sulla sua spontaneità e deve riuscire a far emergere la sua personalità. L’idea che al lavoro si debba essere sempre formali e “ingessati” appartiene a uno schema vecchio e superato. Per Moriarty, al contrario, a vincere è colui che sa mettere a nudo le proprie emozioni.

Anche durante le riunioni di lavoro. “Abbiate il coraggio di far venire fuori il vostro io – suggerisce l’esperto – di sentirvi a disagio e impacciati perché quando lo fate, quando vi mostrate goffi e vulnerabili, permettete a chi vi sta intorno di entrare in connessione con voi”. E già, perché il più delle volte, ciò che trasforma una riunione di lavoro in un autentico fiasco è la mancanza di connessione tra chi parla e chi dovrebbe ascoltare. La distanza che si registra tra chi vuole ostentare sicurezza a tutti i costi e chi recepisce, non senza un certo fastidio, un’aurea di “invincibilità” forzata. Per Moriarty, l’autenticità paga sempre. Mentre la spersonalizzazione e l’eccesso di formalità finiscono inevitabilmente per annoiare.

Occhio alla voce e alle parole

Ma veniamo agli aspetti più pratici: nel caso in cui vi trovaste nella situazione di dover condurre un meeting di lavoro o di dover presentare un progetto, ricordatevi di essere coinvolgenti e di non “vendervi” per quelli che non siete. E ricordate, sopra ogni cosa, di utilizzare bene la vostra voce. Cosa vuol dire? Durante le riunioni di lavoro, si alterneranno passaggi più “leggeri” ad altri più “pesanti”. E’ fondamentale che, chi prende la parola, sappia modulare la propria voce adattandola ad ogni circostanza. Non c’è niente di più noioso e soporifero di un oratore monocorde, che non varia mai il suo registro. Evitate di incorrere in questo grossolano errore e pensate alla vostra voce come ad uno strumento versatile. Cambiate tono e inflessione, secondo le esigenze del momento. E non dimenticate di regolare opportunamente anche il volume: per attirare l’attenzione dei presenti, non serve gridare; ma dire le cose giuste. E utilizzare le parole più indicate.

Le riunioni di lavoro non sono lectiones magistrales durante le quali dare prova della propria arte oratoria. Non usate paroloni ridondanti per fare effetto sugli altri perché potreste ottenere l’effetto contrario. Le persone che faticano a comprendere il senso di quello che viene detto loro, tendono a distrarsi e a pensare ad altro. Per coinvolgere chi vi sta accanto, basta parlare in maniera chiara ed efficace. L’eleganza passa solitamente dalla sobrietà e dall’attenta selezione delle parole: tenetelo a mente e sforzatevi di individuare il codice linguistico che vi permette di stabilire una buona connessione col vostro “pubblico”. Soltanto così potrete sperare di “scansare” sbadigli e smorfie di insofferenza.