Riunioni di lavoro: ecco gli 8 tipi che possono rovinarle

Organizzare e gestire una riunione di lavoro non è cosa da poco: occorre scegliere la data e il posto giusto, comunicarli per tempo, individuare i punti all’ordine del giorno e – cosa forse più importante – selezionare con cura le persone che dovranno parteciparvi, evitando di inoltrare l’invito a chi non è direttamente coinvolto e rischia di portare solo sbadigli e distrazioni nella stanza. Per rendere le vostre riunioni di lavoro più efficaci, potete affidarvi ai consigli di chi ce l’ha fatta e fare tesoro dei loro suggerimenti, ma non dimenticate di prendere le dovute precauzioni perché – quasi sicuramente – anche nel vostro ufficio, si annidano dei titolati “guastafeste”. Vediamo come conviene comportarsi con loro per evitare che i meeting si trasformino in frustranti perdite di tempo.

8 tipi che rovinano le riunioni di lavoro: come comportarsi

Quando dobbiamo condividere spazi ed idee con gli altri, dobbiamo fare grande attenzione a come ci comportiamo. Controllare il cellulare mentre un amico ci parla non è carino così come sgranocchiare snack e patatine mentre qualcuno cerca di seguire un documentario in tv. La delicatezza che occorre mostrare nei confronti di chi ci sta accanto è una prerogativa fondamentale al lavoro dove l’educazione e le buone maniere possono oliare i rapporti e favorirne la conversione in successi. Ecco perché è bene pretendere da chi partecipa alle riunioni di lavoro il massimo rispetto per tutti. Come si fa? Aiutiamoci con le indicazioni fornite dal sito americano Undercover Recruiter (che abbiamo rielaborato in maniera personale), che ha individuato gli 8 tipi che rischiano di rovinare i meeting di lavoro. Conoscerli e prevederne i comportamenti può aiutarvi concretamente a debellare gli “effetti negativi” che provocano sugli altri.

Il ritardatario

Arrivare per ultimo ad una festa può anche fare “cool”, ma ad una riunione di lavoro denota semplicemente mancanza di educazione e di rispetto. Entrare nella stanza quando tutti si sono già accomodati e hanno avviato le discussioni non può che dare fastidio a chi deve sfruttare al meglio i minuti a sua disposizione. Il tempo, al lavoro, non è una convezione, ma un parametro da rispettare con assoluta serietà.

Cosa fare: aspettate la fine della riunione e chiedete al ritardatario di turno di spiegarvi il motivo che lo ha portato a varcare per ultimo la porta della sala riunioni. Se si è trattato di un contrattempo e vi assicura che non succederà più, soprassedete; ma se vi trovate al cospetto di un ritardatario seriale, redarguitelo come si deve e spiegategli che se continuerà a comportarsi in questo modo, vi vedrete costretti ad estrometterlo dalle prossime riunioni di lavoro. Per rendere il messaggio più esplicito, non riepilogate ciò che è stato detto in sua assenza; in questo modo, realizzerà da solo che è nel suo interesse arrivare puntuale.

Il telefono-dipendente

Inutile nasconderci dietro un dito: quella di controllare ripetutamente lo schermo dello smartphone è una cattiva abitudine che abbiamo acquisito tutti, ma alcuni soggetti sembrano aver sviluppato una vera e propria forma di dipendenza. Una cosa è sbirciare l’orario e controllare, di tanto in tanto, le chat su WatsApp; altra cosa è non riuscire a “disconnettersi” quando ci troviamo in un contesto collettivo, che richiede la nostra interazione sociale. Il telefono-dipendente non fa bene alle riunioni di lavoro: col suo “smanettare” compulsivo fa distrarre i colleghi, lasciando intendere che, in fondo, di quanto si sta parlando, non è che gliene importi un granché.

Cosa fare: se lo “pizzicate” ripetutamente a controllare il suo smartphone, chiedetegli cortesemente di metterlo via; ma se vi rendete conto che la stanza è popolata da telefono-dipendenti, mettete le cose in chiaro sin dall’inizio e precisate che, nel corso del meeting, non sarà permesso ad alcuno di consultare il suo cellulare (salvo casi particolari, ovviamente). Non arrivate a sequestrare il telefono, non avete a che fare con bambini da educare, ma con adulti a cui (a volte) occorre rinfrescare la memoria sul rispetto delle regole più basilari.

Il multi-tasker ovvero colui che non sta mai fermo

Il mondo è fatto di sfaticati e di persone che, anche al lavoro, non si stancano mai e si muovono “tarantolati” da un capo all’altro dell’ufficio. Potrebbe sembrare una virtù, ma avere tra i partecipanti a una riunione di lavoro un irrequieto multi-tasker può creare scompiglio. Mentre ascolta ciò che i colleghi o il capo sta dicendo, digita freneticamente sui tasti del suo notebook, inducendo gli altri a distrarsi. Oppure si affretta a mandare mail o a portare a termine progetti in scadenza. Non sta mai fermo e a guardarlo ci si sente perennemente inoperosi.

Cosa fare: prendetelo da parte e chiedetegli se è tutto ok: è oberato di lavoro? Ha bisogno di più tempo o di qualcuno che gli dia una mano? Fategli chiaramente capire che, quando partecipa alle riunioni di lavoro, pretendete che resti focalizzato solo su di esse. Non riprendetelo in pubblico e cercate di avere tatto: dopotutto, sta investendo tutte le sue energie per onorare gli impegni che ha preso con voi.

Il polemico

E’ colui che ha sempre qualcosa da ridire e che non si entusiasma mai per nulla. Storce regolarmente il naso quando un collega propone qualcosa, ma non contempla minimamente l’idea che possa essere lui a fornire la soluzione. In pratica, è un professionista della polemica, sempre pronto a sminuire e a stroncare le idee degli altri. Può creare seri problemi perché, in sua presenza, i partecipanti potrebbero scegliere di rimanere in silenzio piuttosto che esporsi ai suoi implacabili giudizi.

Cosa fare: chiedete a tutti i collaboratori convocati per la riunione di lavoro di arrivare preparati, con delle proposte da sottoporre all’attenzione degli altri partecipanti. In questo modo, inchioderete “Mister No” alle sue responsabilità facendogli capire che la vera fatica sta nel trovare il coraggio di esporre pubblicamente le proprie idee. Non fategli mai il verso, quando comincia a criticare tutto e tutti, perché rischiereste di apparire infantili e perdereste credibilità agli occhi dei vostri dipendenti.

Il logorroico

Parla molto di più di quanto sia disposto ad ascoltare e non brilla certo per sintesi. Anzi: quando prende la parola alle riunioni di lavoro, tende a non fermarsi più e a piroettare tra questioni che riguardano l’ufficio e la vita privata. Stare in sua compagnia è di solito gradevolissimo, ma durante i meeting che impongono tempi stretti, va necessariamente ridimensionato.

Cosa fare: stabilite dei tempi contingentati per ogni intervento e assicuratevi che vengano rispettati. E’ necessario porre degli argini all’effluvio di parole che il logorroico dell’ufficio produce senza neanche rendersene conto. Non zittitelo in maniera brusca, ma sollecitatelo a concludere, se percepite che sta per prendere una delle sue proverbiali tangenti, ricordandogli che anche gli altri hanno il diritto di esprimersi e di riferire con calma ciò che hanno da dire.

Il sapientone

E’ colui che arriva alla riunione super-preparato sull’argomento e rende tutti partecipi dei risultati delle sue scrupolose ricerche. E’ sicuramente una risorsa preziosa, ma quando si prende la scena per ostentare la sua “sapienza” può indisporre anche i più miti. E’ convinto di avere la soluzione ad ogni problema e non avverte il bisogno di confrontarsi con gli altri. Lui sa, cos’altro c’è da aggiungere?

Cosa fare: ringraziatelo per il suo contributo e rivolgete subito l’attenzione altrove. Se gli lascerete campo libero, non lo cederà mai. Non mostrate segni di insofferenza o rischierete di demotivarlo: dopotutto, sta dimostrando la sua abnegazione al lavoro. Limitatevi a contenere educatamente la sua esuberanza, evitando che si trasformi in fastidiosa saccenteria.

Il professionista delle interruzioni

Il suo è un vero e proprio vizio: ogni volta che qualcuno espone un’idea, non riesce e trattenere la lingua e inizia a incalzarlo con domande che rischiano di fargli perdere il filo. Più mostra interesse nei vostri riguardi, più vi interrompe, impedendovi di arrivare spediti alla conclusione del discorso. In sua presenza, le riunioni di lavoro possono trasformarsi in sfiancanti “Stop&go”, destinati a spazientire i meno tolleranti.

Cosa fare: stabilite sin dall’inizio una regola chiara: eventuali obiezioni o richieste di chiarimento vanno esposte solo dopo che l’oratore ha finito di parlare. Non si interrompe nessuno perché a nessuno piace essere “contestato” prima del tempo. Accertatevi che non siate proprio voi ad interromperlo, calcolate bene i tempi e intervenite con la dovuta fermezza, facendogli capire che le sue continue domande possono risultare petulanti e dannose.

La statua

Non si muove, non parla con nessuno e, se non fosse che respira normalmente, tendereste a pensare che sia un ornamento della sala riunioni. Il lato positivo è che la sua presenza non crea scompiglio, ma con la sua passività (che può diventare contagiosa) dimostra quanto poco sia legato al suo lavoro.

Cosa fare: convocatelo, prima della riunione, e spiegategli che vi aspettate che anche lui (esattamente come gli altri) partecipi attivamente alle discussioni. Non fatevi intenerire: la statua umana non è quasi mai un introverso che fatica a parlare in pubblico, ma un accidioso che si limita a non dare troppo nell’occhio.

Studiate bene i vostri collaboratori e prestate la massima attenzione ai loro comportamenti. Uno “svarione” occasionale può essere tollerato, ma se le cattive abitudini si fanno sistematiche, vanno necessariamente sanzionate. Partecipare alle riunioni di lavoro è, di norma, faticoso; dettate le giuste regole (mostrandovi ragionevolmente aperti e tolleranti) e tutti ve ne renderanno merito.