Problem solving, l’arte di risolvere i problemi

Una delle miel skill preferite è quella del Problem Solving. Molto apprezzata dai capi e dagli esperti HR in tutto il mondo. Problem solving è un’espressione inglese che può essere tradotta come “risoluzione di un problema”. La corretta definizione però è “un’attività del pensiero che un organismo o un dispositivo di intelligenza artificiale mettono in atto per raggiungere una condizione desiderata a partire da una condizione data.” In soldoni il problem solving è la capacità di risolvere i problemi.

Problem solving, una skill sempre più richiesta dalle aziende

Sempre più realtà aziendali sono alla ricerca di profili ben precisi, capaci di garantire competenze di rilievo nel comparto relativo al problem solving. Si tratta della tradizione letterale di risoluzione di problemi ed è la soft skill che denota quanto una figura professionale sia in grado di rimettere a posto determinate situazioni che possono diventare piuttosto complicate.

Nelle righe seguenti, scopriremo insieme tutto ciò che c’è da sapere su una skill della quale sembra davvero difficile fare a meno per ogni datore di lavoro o professionista. Certo, la pianificazione e la strutturazione sono in linea di massima sufficienti per la risoluzione di questioni complicate. Tuttavia, l’imponderabile è sempre in agguato e bisogna essere capaci di fronteggiarlo in maniera precisa e tempestiva, al fine di garantire prestazioni di sicuro affidamento sotto ogni punto di vista.

Il problem solving viene raccolto all’interno della categoria riservata alle soft skills. Queste ultime corrispondono alle abilità che si riferiscono agli atteggiamenti individuali e alla personalità di chi si candida ad una determinata posizione lavorativa. Si contrappongono alle hard skills, che invece hanno a che fare con le competenze tecniche di una determinata figura professionale, ma sono ad ogni modo complementari fra loro. Tornando a parlare della capacità di risolvere problemi di ogni sorta nel giro di un arco di tempo contenuto, un dipendente ideale dovrebbe esserne sempre in possesso. La chance di affrontare al meglio determinate situazioni e centrarle in pieno fa propendere i datori di lavoro verso un’assunzione specifica a discapito di un’altra. Bisogna saper avere un atteggiamento propositivo, mirato alla prospettiva di affrontare e superare ogni tipo di evenienza specifica.

Non a caso, sono sempre più le imprese di qualsiasi dimensione che rischiano seriamente di fallire a causa di una risoluzione delle problematiche poco precisa e curata. Di conseguenza, è necessario agire in maniera efficace e diretta in ogni circostanza, trovando fin da subito gli accorgimenti giusti per renderla sempre meno traumatica. Basta davvero poco per incrementare la resa produttiva di un’azienda e ridurre al minimo gli inconvenienti che possono verificarsi da un momento all’altro.

A chi è richiesto avere doti di problem solving

La soft skill inerente al problem solving è senz’altro una delle più richieste da parte di un’elevata quantità di aziende. Tuttavia, ci sono mansioni e categorie che necessitano di una figura lavorativa del genere in maniera superiore rispetto ad altre. Nel complesso, ogni azienda dovrebbe dotarsi di almeno una figura capace di ridurre al minimo eventuali situazioni poco piacevoli, garantendo a quest’ultima risultati finali più che soddisfacenti. Una competenza del genere può giocare un ruolo fondamentale in tutti gli ambiti sia personali che professionali. La sua capacità deve essere quella di risolvere ogni genere di problema, qualsiasi esso sia. Un problem solver corrisponde ad un profilo ben differente rispetto ad un qualsiasi esperto, dato che quest’ultimo è specializzato in una determinata disciplina. Chi sa risolvere problemi lo sa fare in tutti gli ambiti possibili, garantendo sempre miglioramenti rapidi e tangibili.

Alcune figure professionali devono necessariamente avere spiccate doti di problem solving per poter svolgere il lavoro come si deve. Sono quelle mansioni non abitudinarie, dove si presentano sempre novità e problemi da superare. Solo per fare alcuni esempi:

• Store Manager e capi reparto nella GDO
• Guardie Giurate
• Commercialisti e liberi professionisti in generale
• Social Media Manager
• Mediatori culturali

In generale quindi tutti coloro che non svolgono mansioni di routine e che hanno rapporti costanti con situazioni sempre differenti

In linea di massima, chi si sente specializzato in una simile pratica può risultare estremamente utile in aziende che puntano molto sul lavoro di gruppo. Ad esempio, in una riunione, è possibile individuare le possibili situazioni critiche e rielabolarle con la massima attenzione, per poi centrare i punti da aggiustare con tutta la dovuta cura. Senza un buon risolutore di problemi, far funzionare una macchina organizzativa e oliare ogni singolo ingranaggio diventano obiettivi molto difficili da portare a termine con successo.

Alcuni passaggi fondamentali per un problem solving di qualità

Come ci si deve muovere per portare a termine un problem solving all’insegna della massima precisione? Bisogna seguire quattro passaggi fondamentali per fare in modo che ogni situazione possa essere rimessa a posto in maniera ideale. Eccoli di seguito, approfonditi nei minimi particolari.

Definizione del problema

Ovviamente, un buon problem solver deve essere in grado di definire il problema da risolvere. In molti casi, quello che viene definito come un vero e proprio problema corrisponde in realtà al suo sintomo, ossia alla sua manifestazione più lampante. Una situazione va analizzata nei minimi particolari per centrare la radice di ogni difficoltà. Una valida idea può essere quella di affidarsi alla regola delle 5 Whys, cioè dei 5 perché da porsi fino a quando non si giunge alla risposta definitiva ad ogni questione.

Esempio: La stampante in ufficio non funziona

• Perché – Non arriva elettricità (primo perché)
• Perché – non è collegata al Wi-fi (secondo perché)
• Perché – è finito il toner (terzo perché)
• Perché – non c’è carta nel vassoio (quarto perché)
• Perché – Non è stata effettuata la manutenzione programmata (quinto perché).

Se la situazione risulta ancora più complicata di quanto si possa pensare, bisogna andare avanti fino a quando non si arriva alla base del problema, scoprendo i fattori rilevanti, le informazioni necessarie e i dati sui quali basarsi per andare avanti.

La creazione di valide alternative

Quando in un processo produttivo qualcosa va storto, bisogna sapersi muovere al fine di trovare delle valide alternative. Dopo aver organizzato un insieme di informazioni utili e scelto le risorse giuste per analizzarle, bisogna creare soluzioni di rilievo nel giro di poco tempo. Qui entra in gioco il metodo del design thinking, che consente ad ogni figura di trovare risposte innovative ad ogni genere di bisogno e necessità. Con un pizzico di ingegno, è possibile ottenere risultati soddisfacenti in men che non si dica.

La valutazione delle alternative create

Una volta create le possibili alternative, bisogna essere in grado di valutarle a dovere. Le tesi vanno ponderate ad una ad una con tutta la dovuta precisione, senza mai muoversi in maniera troppo affrettata. Una volta rimessi a posto i vari tasselli, si prosegue trovando l’opzione più adeguata alle aspettative di successo e all’eventuale tolleranza di un possibile fallimento. A questo punto, bisogna avere una certa skill nell’ambito della decision making, ossia della capacità di raggiungere una scelta finale coerente dopo aver tenuto conto di ogni singola componente.

L’esecuzione delle soluzioni finali

Dopo aver controllato tutto ciò che c’era da controllare, non resta altro da fare che proporre le soluzioni finali ed eseguirle. Il piano di attuazione deve essere implementato con la massima cura, con la chance di verificare la sua efficacia complessiva. È proprio qui che l’intero processo di problem solving trova la sua conclusione naturale, con la prospettiva di rendere una simile capacità come una vera e propria marcia in più per un’azienda di qualsiasi genere.

Come dimostrare durante un colloquio di avere doti di problem solving

Come bisogna muoversi allo scopo di dimostrare di essere un perfetto problem solver? Di sicuro, in molti colloqui di lavoro, un competenza del genere è in grado di fare curriculum. Gli esaminatori o i datori di lavoro stessi scelgono di porre numerosi quesiti ai loro candidati proprio su questa particolare capacità. La loro ricerca si pone l’obiettivo di trovare persone capaci di attuare soluzioni brillanti a qualsiasi necessità nel giro di poco tempo, risultando pienamente convincenti nel loro processo di scelta finale.

Al giorno d’oggi, nei Curriculum attuali, la presenza della cosiddetta attitudine al problem solving nella voce dedicata alle competenza sembra essere considerata come un must. Bisogna saper dimostrare una simile dote mostrandosi sicuri in situazioni concrete, da porre in evidenza durante un semplice colloquio di lavoro. Nel caso contrario, aggiungere solo una dicitura ad un elenco sarebbe totalmente inutile, nonché controproducente. Tutto ciò anche perché buona parte degli intervistatori è pronta a chiedere un esempio che possa dimostrare l’effettivo possesso di questa soft skill considerata tanto importante.

Ad esempio, chi si candida ad una posizione di rilievo nell’ambito della medicina può dire di essere in grado di cogliere in breve tempo determinate patologie di una certa gravità e di sviluppare piani di trattamento ad elevata efficacia e dal risultato positivo garantito. Al contempo, chi si propone come direttore di un’azienda di un certo livello può dimostrare di aver inserito varie tecniche di gruppo, mirate alla ricerca di nuove idee ad alta creatività. In entrambi i casi, ciò che conta è saper conoscere l’ambito di conseguenza e trovare rapidamente tutto ciò che serve per migliorare la resa di una determinata società.

L’utilità del problem solving al lavoro

Ogni lavoro comporta dei problemi, quindi non esiste una professione in cui una certa dose di problem solving non sia necessaria. Ovviamente più la mansione a cui siamo destinati è meccanica e meno sarà necessario essere capaci di gestire situazioni problematiche. Normalmente, salendo i gradini della scala gerarchica di un’organizzazione si incontrano mansioni che richiedono sempre maggiori capacità di problem solving.

Il problem solving è strettamente correlato con l’attenzione, di cui ci siamo recentemente occupati. Questo perché l’attenzione permette di isolare i dati utili a risolvere un problema mentre l’attività di problem solving è il processo di pensiero che permette di venire a capo di quel problema. Quindi non è sufficiente essere consci delle proprie capacità per risolvere correttamente i problemi, bisogna anche saperli individuare correttamente.

Come potenziare le proprie capacità di risolvere problemi

Come bisogna muoversi per riuscire a potenziare le proprie capacità di problem solving? Ecco alcuni consigli utili in grado di dare una grossa mano ad ogni profilo che intende migliorare una simile skill.

• In primo luogo, bisogna avvisare le persone coinvolte in un determinato problema, mettendole in guardia su eventuali inconvenienti.
• La definizione del problema è fondamentale, con la capacità di analizzarlo da più prospettive e valutarlo nella maniera più completa ed obiettiva possibile.
• La capacità di attuare una strategia favorisce la risoluzione di qualsiasi problema. Dal già citato design thinking al brainstorming, che consente la creazione e la registrazione delle varie idee, le tecniche utili sono davvero numerose.
• La raccolta di informazioni in grado di approfondire un problema è a sua volta essenziale, con la chance di avere tutti i dati utili a completa disposizione e di analizzarli a dovere.
• Lo sviluppo delle possibili soluzioni fa in modo che possano essere elaborate con tutta la precisione possibile. A questo deve fare seguito la loro valutazione, con la chance di adattarle ai problemi specifici.
• A questo punto, non resta altro da fare che attuare la migliore soluzione prima su scala limitata e poi su esigenze ad ampio respiro se ne sussiste la necessità imminente.
• Infine, l’ultimo passaggio da compiere riguarda la valutazione del feedback da parte delle persone che sono state soggette ad una qualsiasi decisione, con l’obiettivo di porre qualche piccolo aggiustamento in caso di errori di sorta.

In maniera ancora più schematica e semplificata ti do tre consigli concreti per potenziare le tue doti di problem solving:

Guarda la situazione dall’esterno.

Talvolta ci sembra di trovarci ad un punto morto nella risoluzione di un problema. O perché non abbiamo idea di come andare avanti oppure perché siamo troppo coinvolti a livello emotivo. In questi casi è opportuno cercare di guardarsi dall’esterno, senza badare alle nostre emozioni o al nostro sconforto. Guardare le situazioni con occhi puramente analitici è spesso la vera soluzione.

Non accontentarti della prima soluzione

Di norma le prime soluzioni per risolvere un problema che ci vengono in mente non sono affatto le migliori. Continua a pensare e sicuramente qualcosa di meglio ti salterà in mente.

Sviluppa le tue capacità analitiche

Analizzare un problema è il primo passo per risolverlo. Le capacità di analisi, come dicevamo, sono fondamentali. Per svilupparle è utile fare giochi di logica, ma anche le parole crociate o semplicemente provare ogni giorno a migliorare la propria organizzazione del lavoro.

Impara a identificare il problema

Il problema, per essere risolto, deve prima essere identificato. Per questo è utile leggere libri o guardare film gialli e provare a indovinare il colpevole. Questo ti aiuterà a imparare a focalizzarti sui punti cardine delle questioni.

Problem solving e ascolto attivo

Spesso in ambito lavorativo non abbiamo i dati di un problema in forma scritta, ma ci vengono detti a voce. Ad esempio, un medico deve fornire una prima diagnosi sulla base della descrizione dei sintomi offerta dal paziente, un tecnico dei computer si fa raccontare dall’utente quali problemi ha la macchina, ecc. In questi casi è fondamentale utilizzare l’ascolto attivo, ovvero ripetere all’interlocutore, riformulandole, le informazioni che ha appena fornito.

Un esempio molto banale:

“Spesso durante il giorno ho forti mal di testa che mi impediscono di lavorare.”
“Quindi si può dire che le sue emicranie riducano le sue prestazioni lavorative?”

In questo modo si capirà se abbiamo compreso correttamente i termini del problema e risolverlo sarà più semplice.

Conclusioni

Come si può notare, il processo che conduce all’acquisizione delle doti necessarie di problem solving può essere davvero lungo ed elaborato. Ogni elemento va tenuto d’occhio nei singoli dettagli con la possibilità di ricevere grandi soddisfazioni in ambito lavorativo, oltre a riscontrare una crescita notevole sotto l’aspetto umano e personale. È necessario sapersi muovere con cautela e perspicacia, cogliendo gli aspetti critici e trasformandoli in opportunità di miglioramento notevole.