Fatturazione Elettronica, cosa è e come adeguarsi

Il primo gennaio 2019 entra in vigore la fatturazione elettronica: si tratta di una novità per i privati che potranno trovare, di seguito, tutte le informazioni relative a questa innovazione fiscale.

Parlare dell’introduzione della fattura elettronica come una novità del 2019 non è del tutto corretto. Per le pubbliche amministrazioni, infatti, e per tutti quanti avevano rapporti commerciali con esse, la fattura elettronica è stata introdotta già nel 2014. Successivamente, anche quanti fatturavano verso determinate società quotate, nello specifico quelle che rientravano nella Borsa Italiana nell’indice FTSE MIB, dovevano emettere fattura elettronica. L’innovazione del 2019 è che la fattura elettronica diventa obbligatoria anche per i privati.

Che cos’è e come funziona la fattura elettronica

Di seguito verranno evidenziate le principali caratteristiche della fattura elettronica, le modalità di compilazione e tutto quanto possa essere utile a una completa comprensione di questa novità fiscale del 2019.

Caratteristiche principali del documento

La fatturazione elettronica dal primo di gennaio è un documento molto comune. Ma di cosa si tratta? Non si deve pensare che la fattura elettronica sia semplicemente un documento in digitale che viene trasmesso quando si deve rilasciare una fattura.

Con il termine di fatturazione elettronica, infatti, si intende tutto il sistema che permette non solo l’emissione della fattura stessa, ma anche la sua trasmissione e la conservazione. Si tratta quindi di un sistema moderno, in grado di smaltire – e di non poco – i tempi impiegati regolarmente per la stampa e la consegna di documenti cartacei. Naturalmente, oltre al risparmio di tempo, l’entrata in vigore delle fatturazione elettronica assicura anche un importante risparmio sulla carta e sugli inchiostri di stampa. Non solo: il sistema che genera la fattura è realizzato anche per la sua archiviazione, sempre in digitale. Questo significa che sarà molto più semplice trovare eventuali fatture, semplicemente richiamandone il codice numerico sul programma presente nel computer.

Per meglio chiarire alcuni aspetti relativi alla fattura elettronica è bene sapere che essa viene realizzata tramite un software specifico, ossia un software che utilizza un formato specifico, ossia quello denominato FatturaPA. Bisogna ricordare che quando si compila una fattura non sarà necessario imparare linguaggi particolari o codici binari: i software, infatti, pur essendo realizzati quasi sempre con linguaggio XML, vengono compilati in maniera standard al computer, ossia utilizzando la tastiera e inserendo, negli specifici campi, cifre e lettere proprio come nella fattura classica.

La sicurezza della fattura, ossia la certezza che essa sia stata compilata in maniera corretta ed esclusivamente da chi deve emettere la fattura stessa, è garantita dalla firma digitale. Chi emette la fattura, quindi, è garante del contenuto e dell’origine della stessa. Una volta generata, la fattura andrà inoltrata al destinatario. Per questa operazione non si fa uso della semplice posta elettronica, ma di un sistema specifico dell’Agenzia delle Entrate, ossia il Sistema di Interscambio. Tramite il Sistema di Interscambio, quindi, la fattura verrà recapitata al destinatario. Prima della consegna, il Sistema provvederà ad effettuare una serie di controlli. Si tratta di controlli digitali, ossia viene valutato il formato del documento (in caso di formato erroneo la fattura non potrà essere trasmessa) e la completezza dei dati inseriti. Se in una fattura non vengono inseriti dati fondamentali, quindi, il Sistema di Interscambio non potrà effettuare la consegna della stessa.

Come si compila la fattura elettronica

Come spiegato nel precedente paragrafo, il Sistema di Interscambio è in grado di verificare la presenza di eventuali errori di compilazione nella fattura che viene emessa, ossia campi lasciati vuoti o mancata corrispondenza tra denominazione delle regioni sociali e delle partite IVA e altro.

La compilazione della fattura, anche nel suo formato elettronico, è molto simile alla compilazione del cartaceo. A seconda dei casi, ossia di chi deve emettere le fatture, si possono utilizzare dei software differenti tra i vari presenti in commercio. Vi è anche la possibilità di utilizzare dei software proprietari. Il passaggio più importante, successivo alla compilazione in tutte le sue parti, è poi quello successivo alla compilazione stessa. Infatti, una volta preparata la fattura, essa non andrà semplicemente stampata o salvata ma trasformata in un nuovo file, di formato XML FatturaPA.

Nella generazione del file Fattura PA, verranno anche generati dei codici destinatari. Tramite tali codici, il Sistema di Interscambio è in grado di riconoscere se il destinatario è una Pubblica Amministrazione oppure un privato. I codici della Pubblica Amministrazione sono formati da sei cifre che vanno inserite in fattura. Se mancano, il Sistema di Interscambio segnalerà un problema, non potendo riconoscere il destinatario in maniera univoca. In caso di clienti privati, sarà necessario generare un proprio codice: più avanti verrà illustrata la procedura per la richiesta o generazione di tale codice che dovrà essere indicato dal privato insieme a tutti gli altri dati per la fattura.

Chi è in attesa di ricevere la fattura non dovrà fare altro che aspettare che il Sistema di Identificazione abbia controllato la fattura inviata. Successivamente la invierà al cliente che dovrà quindi aprirla tramite il proprio software di gestione e, successivamente, registrarla. Anche se il Sistema di Interscambio garantisce la corretta compilazione della fattura in tutti i suoi campi, è sempre bene controllare che le informazioni e, soprattutto i prezzi, riportati in fattura siano corretti. Il Sistema di Interscambio, infatti, valuta la correttezza della compilazione dei campi e non le cifre riportate nei campi stessi.

Fatturazione elettronica obbligatoria per tutti

Negli ultimi tempi si sente sempre più spesso evidenziare che dal primo gennaio la fattura elettronica sarà obbligatoria per tutti. Ma è davvero così? Per meglio comprendere chi sono i diretti interessati a questa novità è bene sapere chi già fa uso della fatturazione elettronica e da quanto tempo.

La prima fattura elettronica è datata 2014

Come già anticipato, è errato pensare che l’introduzione della fattura elettronica sia una novità. Essa, infatti, è già attiva dal 2014, anno in cui divenne obbligatorio rilasciare fatture elettroniche quando si avevano rapporti con le Pubbliche Amministrazioni. Tra il 2014 e il 2017 furono effettuate un gran numero di modifiche e variazioni, sia per migliorare il sistema di funzionamento dell’emissione e ricezione delle fatture sia, soprattutto, per ampliare le possibilità di utilizzo del Sistema di Interscambio.

Dopo tre anni di utilizzo esclusivo da parte di quanti operavano con le Pubbliche Amministrazioni, infatti, nel 2017 il Sistema di Interscambio viene aperto anche a una serie di imprese e professionisti. In questo modo, anche i privati potevano, facoltativamente, inviare fatture elettroniche quando avevano rapporti con altre aziende e professionisti e non necessariamente e solo con le Pubbliche Amministrazioni.

Con il 2018 sono state apportate ulteriori variazioni: nello specifico, se nel 2017 l’invio di fatture elettroniche tra aziende e professionisti dotati di Partita IVA era facoltativo, diventa invece obbligatorio. Ancora, sono diverse le modifiche che verranno apportate invece nel 2019 e che vedranno l’obbligo di fattura elettronica anche per un gran numero di operazioni di compra-vendita che vengono effettuate da aziende e privati su territorio italiano.

Le figure esonerate dalla fattura elettronica

Anche se si continua a sottolineare come la fatturaPA sarà obbligatoria per tutti, va comunque specificato che vi saranno alcune eccezioni. Per comprendere al meglio il motivo dell’esonero e, soprattutto, quali sono le figure esonerate, è bene specificare un aspetto particolare delle innovazioni sulla fattura elettronica. Nello specifico, infatti, questo documento, sarà obbligatorio non solo in caso di rapporti commerciali, ma anche in caso di prestazioni di servizi oppure cessione di beni tra tutti i soggetti dotati di Partita IVA e i consumatori. L’obbligo è relativo non solo ai residenti in Italia, ma anche a quanti operano sul territorio italiano, ossia sono identificati sul territorio italiano stesso.

Non rientrano, invece, tra i soggetti obbligati all’emissione della fattura elettronica quanti operano in regime forfettario. Ancora, non presentano l’obbligo di FatturaPA quanti fanno uso del regime di vantaggio o del regime dei minimi. Infine, in caso di prestazione di servizi o di cessione di beni che avvengano verso non residenti sul territorio italiano, i soggetti che offrono le prestazioni di servizi o effettuano cessione di beni non sono soggetti alla fatturazione elettronica obbligatoria.

Bisogna tuttavia sottolineare che quando si parla di esonero, si vuole significare che queste figure professionali specifiche, o aziende, non sono obbligate ad emettere la fattura elettronica ma sono invece obbligate a riceverle. Quanti, ad esempio, operano in regime forfettario, pur non dovendo generare e-fatture, dovranno comunque essere attrezzati per la ricezione di questo tipo di documento.

Il codice destinatario: alcuni chiarimenti

Già in precedenza si è parlato del codice destinatario, che va indicato in fattura insieme agli altri dati del cliente al quale si invia la fattura. Si tratta di un codice alfa-numerico univoco che permette al Sistema di Interscambio di riconoscere, senza alcun dubbio, il giusto destinatario della fattura. I codici destinatari generati per i clienti si differenziano da quelli per le Pubbliche Amministrazioni: quelli di queste ultime, infatti, sono caratterizzati da sei cifre mentre, nel caso dei privati, il codice destinatario è caratterizzato da sette cifre.

Nel caso in cui non si operi spesso con fatture, si può anche evitare di richiedere il codice destinatario (che va richiesto all’Agenzia delle Entrate). In tal caso diventa però fondamentale disporre di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Quanti non dispongono in codice destinatario dovranno specificare quindi, al posto di una sequenza di sette cifre, il proprio indirizzo di PEC. Chi emette la fattura, si troverà pertanto nella posizione di non poter riempire il campo specifico relativo al codice destinatario. Per non incorrere in errore, ossia per avere la certezza che il Sistema di Interscambio riconosca la fattura, quel campo non dovrà essere lasciato in bianco ma riempito con sette zeri, uno per ogni cifra che caratterizza solitamente tale codice. Successivamente si dovrà porre la massima attenzione a non dimenticare di inserire, invece, l’indirizzo PEC nel campo specifico.

Come richiedere il codice destinatario

La richiesta del codice destinatario deve essere effettuata esclusivamente da quanti possono emettere fatture. Essa va inoltrata presso l’Agenzia delle Entrate che, una volta effettuati i dovuti controlli, invierà il codice univoco, anche detto il codice destinatario. Si ricorda che per tutti i privati tale codice è caratterizzato da sette cifre. Il codice può essere richiesto direttamente dai professionisti o dalle imprese, oppure si può fare richiesta presso intermediari specializzati nell’invio delle richieste all’Agenzia delle Entrate. Tale richiesta, a sua volta, potrà essere effettuata online, tramite il portale dell’Agenzia stessa, oppure presso gli sportelli.

Il codice destinatario non va solo richiesto, ma anche registrato, in modo da avere la certezza di poter inviare e ricevere fatture senza alcun problema. Per questo motivo, entrando nella specifica pagina dell’Agenzia delle Entrate, si potrà scegliere nel menù la voce relativa alle fatture elettroniche e, successivamente, scegliere l’opzione “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche“. Aprendo tale pagina sarà richiesto di compilare una serie di campi e, nello specifico, quello relativo al codice destinatario che verrà in tal modo salvato nel sistema. Nel momento in cui il Sistema di Interscambio registra il codice, automaticamente riconoscerà l’indirizzo per la consegna delle fatture.

Come specificato, non sempre è necessario inserire il codice univoco: se non si dispone di tale codice, infatti, si potrà utilizzare l’indirizzo PEC per la ricezione delle fatture. Tuttavia, se si dispone del codice è fondamentale comunicarlo nel modo corretto. Viceversa, infatti, il Sistema di Interscambio non riconoscerà il destinatario e invierà al mittente una mail di ricevuta di scarto. Questo significa che la fattura inviata non ha superato il controllo (in questo caso specifico proprio a causa di un errore del codice di identificazione) e, pertanto, non è stata consegnata. Bisogna ricordare che il Sistema di Interscambio è completamente computerizzato e, pertanto, in caso di errore non ci sarà possibilità alcuna che la fattura venga consegnata ugualmente.

La tempistica dell’emissione

Una delle innovazioni che vengono associate alla fatturazione elettronica riguarda anche la tempistica dell’emissione delle fatture stesse. Il 2019, infatti, si apre con quello che può essere definito un periodo di assestamento. Per i primi sei mesi dell’anno, infatti, non sarà applicata nessuna sanzione se la fattura elettronica verrà emessa in ritardo. Si dovranno comunque rispettare determinati tempi e, nello specifico, essa dovrà essere emessa prima del termine relativo alla liquidazione dell’IVA dello specifico periodo di riferimento. In caso di emissione tardiva, ma comunque rientrante entro il trimestre successivo, sarà pagata una sanzione ma comunque ridotta.

Una volta trascorsi i sei mesi di adattamento, ossia dal primo luglio 2019, non saranno più ammessi ritardi: chiunque debba emettere una fattura ha solo dieci giorni di tempo dalla data della vendita del prodotto o della prestazione del servizio. Va sottolineato che questa scadenza non riguarda solo le fatture elettroniche ma andrà adottata su tutte le fatture, anche quelle cartacee.

Ancora sulla tempistica: fatturazione elettronica e detrazione IVA

Un particolare e interessante aspetto dell’introduzione della fattura elettronica è quello relativo alla possibilità di richiedere, entro il giorno 16 di ciascun mese, la detrazione dell’IVA stessa dalle fatture già ricevute. Si tratta sicuramente di un vantaggio visto che, prima del primo gennaio 2019, il diritto alla detrazione non poteva essere esercitato mensilmente ma solo durante la liquidazione specifica per il mese di ricezione della fattura.

Alla riduzione dei tempi per la richiesta della detrazione corrisponde tuttavia un incremento relativo alla possibilità di registrazione delle fatture stesse. Esse, infatti, non andranno registrate entro quindici giorni dall’emissione quanto piuttosto entro la metà del mese successivo, nello specifico entro il giorno quindici del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.

Si ricorda, infine, che la registrazione, proprio come tutte le operazioni relative alla fattura elettronica, può avvenire tramite conservazione sostitutiva. Quest’ultima, rappresenta una specifica procedura informatica che garantisce l’equiparazione delle fatture cartacce e informatiche assicurando in tal modo lo stesso valore legale ad entrambe. La conservazione informatica sostitutiva, tramite software specifici oppure su cloud dovrà essere garantita per dieci anni. In questo arco di tempo, quindi, sia chi emette che chi riceve fattura dovrà conservarne una copia sul proprio cloud o software gestionale. Inutile sottolineare che la conservazione informatica assicura un elevato risparmio economico relativo alla carta e agli inchiostri di stampa. Inoltre, non crea problemi di spazio e, soprattutto, garantisce una maggiore sicurezza nella conservazione dei documenti.