La metodologia Agile: ruoli, artefatti ed eventi

Cosa è la metodologia agile? Perché è utile implementarla e in cosa consiste? Quali sono le sue figure chiave? Scopriamolo in pochi passaggi!

Il mondo del lavoro, soggetto com’è a continue sfide e a una crescente concorrenza, si evolve con grande rapidità. Per poter rimanere a galla in un contesto sempre più sfidante, la flessibilità nell’organizzazione dei processi non è più solo una strategia, ma una delle risorse indispensabili che le aziende sono chiamate ad utilizzare, abbandonando progressivamente i metodi obsoleti del management tradizionale. Tra i nuovi modelli di gestione aziendale che si sono venuti a delineare negli ultimi anni nell’ambito del project management, uno dei più importanti è il metodo AGILE, che presentiamo brevemente qui di seguito!

Cosa è la metodologia agile

La metodologia Agile è una metodologia di project management che si riferisce a un insieme di metodologie di sviluppo che è stato impiegato nel Manifesto Agile pubblicato nel 2001. La metodologia è stata inizialmente sviluppata per l’industria del software e poi applicata nell’ambito del lavoro. Questa metodologia si concentra sull’utilizzo di brevi sessioni di lavoro, denominati “sprint”, che durano normalmente tra le due e le tre settimane, nelle quali ogni componente del team deve completare una serie di compiti a lui assegnati.

La metodologia Agile è fortemente focalizzata sul prodotto da realizzare piuttosto che sul processo per realizzarla. Infatti, come riporta il Manifesto, i quattro valori fondamentali sono:

1. le persone e i rapporti sono più importanti dei processi e degli strumenti;
2. il software funzionante più che la documentazione esaustiva;
3. la collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti;
4. rispondere al cambiamento più che seguire un piano.

I framework Agile più comunemente usati sono: Adaptive Software Development, Crystal (famiglia), Kanban, Dynamic Systems Development Method, Scrum, ecc. Il framework Scrum è quello più diffuso ed utilizzato.

Cosa sono gli sprint

Ogni sprint è un piccolo progetto a sé stante e deve contenere tutto ciò che è necessario per permettere un avanzamento nel raggiungimento degli obiettivi finali che viene mostrato al cliente per verificarne la soddisfazione. Al termine di ogni ciclo di lavoro, si effettua una riunione in cui verificare i risultati ottenuti e lo stato di avanzamento lavori dell’intera squadra.  A questo punto il processo ricomincia da capo e si lavora sia per avanzare con il progetto che per perfezionare tutto in vista della consegna successiva. Tali sprint consentono al cliente di:

1. ricevere costantemente degli aggiornamenti;
2. segnalare priorità o introdurre cambiamenti quando necessario.

Si tratta di un approccio incrementale che ottimizza, passaggio dopo passaggio (e sprint dopo sprint), la prevedibilità e il controllo del rischio.

Perché utilizzare la metodologia Agile

La metodologia Agile consente di fornire un prodotto migliore, in tempi più rapidi rispetto alla normale metodologia, in quanto si concentra sul prodotto finale e non sul processo. Riassumendo, con tale metodologia si ha una maggiore produttività, velocità e qualità. I principali vantaggi sono:

1. La flessibilità orientata al raggiungimento degli obiettivi. Tale flessibilità permette di verificare lo stato di avanzamento dei lavori, valutare i compiti svolti e scegliere le azioni da porre in essere.
2. La trasparenza nei confronti del cliente. Egli ha il controllo dei processi. Vengono esaminati in dettaglio tutti i risultati finali di ogni sprint e si segnalano i miglioramenti necessari per giungere alla realizzazione del prodotto finale. La continuità di interazione e feedback con il cliente mira a garantire che il prodotto o la soluzione finale sia esattamente ciò che il cliente desidera e di cui ha bisogno.

Quali sono le componenti principali

Le parti della metodologia sono essenzialmente tre: ruoli, artefatti ed eventi.

I ruoli coinvolti nella metodologia AGILE

Stando a SCRUM, il framework di Project management Agile più conosciuto e utilizzato, i ruoli principali sono tre:

1. Scrum master;
2. Product Owner;
3. Team di sviluppo.

Chi è e cosa fa lo Scrum master

Lo Scrum master è il responsabile del processo, colui che deve garantire che la metodologia venga compresa ed eseguita con successo. Questi ha un ruolo di coordinamento e deve mettere in condizione il team di operare in maniera coerente con lo sviluppo del progetto, eliminando gli eventuali ostacoli esterni che impattano sulla produttività. Inoltre, è responsabile del rispetto degli impegni presi e dei tempi indicati per lo svolgimento delle attività.

Non bisogna confondere questa figura con quella del Project manager, ritenendo che lo Scrum master sia semplicemente il nome che il Project manager assume in un contesto Agile. Si tratta di un errore, in quanto le due figure sono molto diverse tra loro. Innanzitutto lo Scrum Master è un esperto del processo e del suo utilizzo e deve fare in modo che il team di sviluppo raggiunga alti livelli di performance ed efficienza, mentre il Project manager deve assicurarsi che il progetto segua il piano e che venga portato a termine senza problemi, essendo responsabile al 100% del successo o del fallimento del progetto. Si tratta, quindi, di due approcci diversi che implicano azioni diverse.

Dallo Scrum Master ci si aspetta che:

1. fornisca al team cioè che serve per lavorare in maniera efficiente eliminando ogni forma di impedimento e di ostacolo;
2. faciliti la comunicazione interna e tra le diverse parti del progetto;
3. migliori le dinamiche del team;
4. monitori i progressi dello sprint.

Al Project Manager, invece, viene richiesto di:

1. amministrare il budget;
2. creare un piano dei lavori con tempistiche;
3. collegare le diverse attività;
4. stilare report sull’andamento delle attività del progetto.

Chi è e cosa fa il product owner

Il product owner è colui che conosce i vari requisiti del prodotto e porta avanti gli interessi di tutti gli stakeholder. Si tratta di un ruolo con compiti strategici che riguardano in maggior parte la gestione del product backlog e l’influenza reciproca e costante con il team di sviluppo per precisare i requisiti richiesti del prodotto. Egli interagisce attivamente con il team, ne amministra le priorità e ne verifica il lavoro e, soprattutto, decide quali attività includere negli sprint in base alla configurazione finale del prodotto. Talvolta i requisiti finali sono così tanto soggettivi da essere diretta espressione del committente. Per questo motivo, in alcuni casi, il committente e il product owner sono la stessa persona.

Chi è e cosa fa il team di sviluppo

Il team di sviluppo è il gruppo di professionisti che si occupa di realizzare il prodotto. Questo team ha alti livelli di autonomia e di responsabilità. All’inizio di ciascun sprint, il product owner evidenzia le priorità e il team stabilisce su quali attività impegnarsi per raggiungere i risultati attesi. Attorno a questo gruppo possono (anche se raramente) operare anche altre figure.

Di quante persone deve essere composto il team di sviluppo

Non esiste un numero preciso di persone valido per ciascun progetto. Quando si forma il team di sviluppo, si deve tener conto delle competenze che servono. Di conseguenza ogni team deve essere adeguato allo sviluppo del progetto che si vuole realizzare e i membri devono possedere tutte le competenze che sono necessarie per portare al termine il progetto.

Cosa sono gli artefatti

Gli artefatti sono tre e sono concepiti per rendere trasparenti le informazioni importanti del prodotto. Si tratta di:

• il Product backlog;
• lo Sprint backlog;
• l’incremento.

Cosa è il product backlog

Il product backlog è il documento che contiene la lista di tutti requisiti necessari per la realizzazione del progetto. Si può dire, in maniera semplicistica, che si tratta di un elenco di attività ordinato per priorità e scadenze. Esso rappresenta la pianificazione delle varie parti del progetto, dettando i tempi della tabella di marcia. Il product owner è responsabile del suo contenuto, della sua disponibilità e dell’organizzazione dei suoi elementi in base alle priorità di svolgimento. Non solo, tale documento viene costantemente rivisto e riordinato in base alle necessità degli utenti o del cliente, le aspettative degli stakeholder e dei suggerimenti del team di sviluppo.

Cosa s’intende per sprint backlog

Lo sprint backlog è il documento che definisce tutti i task (attività, operazioni, incarichi assegnati) da completare nei singoli sprint. È una previsione fatta dal team di sviluppo in relazione alle priorità indicate nel product backlog e al lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi del singolo sprint.

Cosa s’intende per incremento

Si tratta dell’elenco di tutti i tasks completati durante uno sprint. Esso può essere esattamente uguale a quanto espresso nello sprint backlog o inferiore. Nell’incremento è presente esclusivamente quello realizzato e completato in base a quanto concordato dal team di sviluppo per garantire la realizzazione del progetto. Nella metodologia Agile, la realizzazione del prodotto è lo scopo primario, quindi tutte le attività che non sono focalizzate su questo obiettivo vengono ridotte al minimo.

Gli eventi

Per evento s’intende una riunione. Gli eventi sono quattro, con durata prefissata, e servono per:

• creare uniformità,
• sincronizzare le attività,
• ridurre al minimo la necessità di incontri per discutere sulle attività da fare.

L’obiettivo di questi eventi è di verificare l’andamento del progetto. Gli eventi sono:

1. lo Sprint planning,
2. il Daily scrum,
3. lo Sprint review,
4. lo Sprint retrospective.

Lo Sprint Planning

Lo Sprint Planning è la riunione in cui il product owner stila il product backlog e, in presenza del team di Sviluppo e dello Scrum master, definisce gli obiettivi da raggiungere e le attività necessarie. Al termine della riunione lo Scrum master può compilare lo sprint backlog, cioè ovvero l’elenco di attività che il team deve portare a termine entro la conclusione dello Sprint.

In questo meeting vengono stimate le ore necessarie e le richieste del team (ferie, assenze, ecc.) in modo da calcolare i tempi necessari per lo svolgimento dei compiti assegnati. I task aggiunti allo sprint backlog e le relative stime possono essere rivisti e modificati dal team durante lo sprint, in quanto, in fase di pianificazione, alcuni aspetti possono essere dimenticati o non corrispondere più alla realtà.  

Il Daily scrum

Si tratta di un breve briefing giornaliero, della durata di circa 15 minuti, fra team di sviluppo e Scrum master. Durante questa riunione viene annotato il lavoro svolto il giorno precedente e creato un piano per le prossime 24 ore (cioè fino al successivo Daily scrum) per prevedere e sincronizzare le attività. Ciò permette di avere una visione di insieme:

1. sulle attività svolte,
2. sulle criticità da affrontare,
3. sulle tempistiche,
4. su quanto occorre ancora fare per terminare lo sprint.

Lo Sprint review

Lo sprint review è una riunione che viene fatta al termine di ogni sprint per verificare le attività svolte e il raggiungimento degli obiettivi fissati per quello sprint. Questo incontro, a cui partecipa tutto il team di sviluppo, è aperto anche agli stakeholder interni e agli eventuali clienti. Tutti i soggetti presenti alla riunione possono suggerire nuovi task od obiettivi da aggiungere al product backlog. Questi verranno poi valutati, definiti e pianificati dal product owner.

Lo Sprint retrospective

Si tratta di una riunione in cui viene effettuata un’analisi del progetto, delle attività e degli obiettivi, effettuata con la partecipazione di tutto il Team di sviluppo. L’obiettivo di questo meeting è di perfezionare costantemente sia il processo che la realizzazione, tenendo in considerazione i feedback di ciascun membro del team, degli utenti e degli stakeholder.

Vengono analizzati i singoli aspetti dello sprint:

• persone,
• obiettivi,
• processi,
• strumenti,
• regole,
• relazioni,
• ambiente di lavoro.

Si cerca di porre l’attenzione sia sulle attività veramente necessarie che sulle criticità e conflitti che rallentano il lavoro, cercando dei modi per superarle o risolverli, in maniera tale che negli sprint successivi il team possa lavorare in maniera più efficiente. In uno Sprint retrospective, solitamente, viene disegnato, su una lavagna o su un foglio, un diagramma con tre colonne che raggruppano le attività andate a buon fine, quelle che si possono migliorare e gli impedimenti su cui si può intervenire.