Prendiamo due automobili che si muovono in contemporanea verso una destinazione stabilita: la prima procede a buon ritmo, la seconda invece arranca, deviando spesso il percorso e perdendo fatalmente tempo. Il concetto è più che semplice: se al volante, c’è qualcuno che sa dove andare e fa di tutto per arrivare a destinazione nei tempi preventivati, il viaggio sarà confortevole e sicuro. Ma se alla guida troviamo un pilota confuso e disattento, raggiungere la meta sarà dispendioso (anche dal punto di vista economico). E’ uno schema che possiamo applicare anche al lavoro quando parliamo di persone che riescono a centrare, più o meno agevolmente, i loro obiettivi. Ovvero di risorse che hanno imparato a riconoscere il valore della concentrazione e dell’organizzazione. Essere organizzati vuol dire arrivare dritti al punto, non tergiversare e non procrastinare all’infinito. Avere rispetto del tempo ed impegnarsi a non farlo perdere a se stessi e agli altri.
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L’importanza dell’organizzazione al lavoro: consigli utili
Cerchiamo di restringere il campo: l’importanza dell’organizzazione al lavoro è innegabile. Ma cosa significa esattamente essere dei lavoratori organizzati? Avere innanzitutto la capacità di individuare cosa bisogna fare per raggiungere un risultato, saper predisporre un piano di lavoro ordinato e puntuale e, non ultimo, essere in grado di spiegare agli altri come devono operare, prestando la giusta attenzione al lavoro di squadra. Sembrerebbero cose facili e banali, ma nella realtà dei fatti, le cose si complicano più frequentemente di quanto si possa immaginare. Non ci credete? Supponiamo che siate arrivati in ufficio con le idee chiare e che abbiate giurato a voi stessi che non vi farete distrarre da niente e da nessuno: come reagite, se un collega bussa alla vostra porta, implorando il vostro aiuto? E cosa rispondete al capo che vi assegna un nuovo incarico, facendovi perdere il filo?
Per quanto possiate essere organizzati, gli imprevisti sono sempre in agguato (nella vita privata così come in quella professionale): dovrete imparare a gestirli e a fronteggiarli nel giusto modo. Come si fa? Una ricetta miracolosa non esiste, ogni situazione ha le sue peculiarità e certi inconvenienti non possono proprio essere calcolati. Ma in linea di massima, se riuscirete a tenere saldi alcuni concetti nella vostra mente, le cose dovrebbero rivelarsi un po’ meno complicate e disagevoli. Cerchiamo di metterli in fila:
Siate ordinati, in tutti i sensi
Una persona organizzata è una persona che ha imparato a tenere il caos alla debita distanza. Lavorare in una postazione ordinata può fare la differenza perché la confusione e il disordine provocano un affaticamento mentale che può rendere tutto più difficile (anche le mansioni più elementari). Assicuratevi di rimettere al loro posto tutti gli strumenti che utilizzate, quando avete portato a termine un incarico, ed impegnatevi a mantenere il vostro piano sempre lindo e sistemato. Perdere tempo per cercare la penna o per recuperare dal vostro desktop un file o un qualsiasi documento dallo scaffale, è un lusso che non potete concedervi. Specie quando il capo vi mette alle strette con le scadenze.
Siate ordinati e non intralciatevi da soli: l’ambiente che vi circonda può incidere sulla qualità del vostro lavoro e condizionare pesantemente i tempi di realizzazione dei vostri progetti. Liberatevi delle cose che non vi servono e tenete a portata di mano solo quelle strettamente necessarie. Intendiamoci: il consiglio non è quello di sbarazzarvi definitivamente delle cose, ma di organizzarvi nell’archiviazione del materiale e della strumentazione che non adoperate più. Non dovete eliminarli, ma metterli da parte, in modo da poterli recuperare, qualora se ne presentasse l’esigenza.
Predisponete delle liste e individuate le priorità
E’ il consiglio più abusato, ma anche il più efficace: avere organizzazione al lavoro significa individuare le cose che bisogna fare e attribuire a ciascuna un ordine di realizzazione. Gli inglesi le chiamano “to-do list” ed altro non sono se non gli elenchi delle cose che dobbiamo portare a termine, giorno dopo giorno, settimana dopo settimana o mese dopo mese. I più tradizionalisti possono appuntare tutto su un foglio di carta, divertendosi a spuntare le cose che portano a compimento; mentre i più digitali, possono contare sui vari supporti elettronici concepiti per aiutarli ad organizzarsi al meglio. L’essenziale è che mettiate in fila le mansioni da fare (evitando di sovraccaricarvi le giornate) e che impariate a riconoscere quello che è necessario fare prima e quello che può essere momentaneamente rimandato.
Non chiedete troppo a voi stessi e abituatevi a fare una cosa alla volta, dando la giusta attenzione agli incarichi che vi vengono assegnati o ai progetti che dovete sviluppare. Il multitasking è un’abilità che va affinata col tempo e non tutti sono comunque in grado di “praticarlo” con successo. Non solo: essere organizzati non significa essere maniacali; gli imprevisti possono sempre capitare e la vostra “tabella di marcia” potrebbe subire delle inattese variazioni. Non è il caso di farne una tragedia: non perdete la calma ed individuate (ancora una volta) a cosa è opportuno dare la priorità. Se un collega vi chiede una mano, non potete certo voltargli le spalle, ma se capite che non si tratta di un’emergenza, completate prima il vostro lavoro. Non è questione di egoismo, ma di semplice organizzazione.
Prestate la giusta attenzione alle cose e alle persone
Essere organizzati non significa solo avere il controllo del proprio tempo ed impegnarsi a non sprecarlo mai, ma anche essere efficienti e produttivi. Le persone organizzate sono, di norma, persone attente, che non fanno le cose superficialmente né tanto meno frettolosamente. Si prendono il loro tempo e concedono agli altri quello che reputano sia doveroso dare loro, sforzandosi (tra l’altro) di non dimenticare o trascurare le cose importanti. Il successo di un lavoratore passa anche dalla considerazione che dimostra di avere nei confronti delle persone che gli stanno accanto (siano essi colleghi, superiori o clienti). Prendete nota di tutto quello che può aiutarvi a rendere i rapporti professionali e umani più distesi e solidi. Non siate distaccati né invadenti. Costruite relazioni destinate a durare nel tempo, facendo attenzione a ricordare date, nomi e circostanze che dimostrano il vostro interesse per gli altri e la cura che mettete nella vostra professione. Essere organizzati vuol dire anche mostrasi attenti e sinceramente coinvolti. Senza esagerare ovviamente.
Attenzione, ordine e metodo sono gli ingredienti a cui non potete rinunciare, se volete fare bene il vostro lavoro. Gestite al meglio il vostro tempo e prendetevi i vostri spazi. Pianificate le vostre giornate e fate sistematicamente pulizia, sul tavolo e nella vostra mente. L’organizzazione al lavoro vi tornerà utile anche nella vita privata.
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