Organizzazione del lavoro, la qualità di chi ha successo

Avere una buona organizzazione del lavoro è uno dei modi migliori per svolgere al meglio quest’ultimo. A scanso di equivoci, vediamo di che tipo di organizzazione ci occuperemo in questo articolo.

Le capacità organizzative al lavoro

Per organizzazione si intende “l’attività di costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato”. Insomma, saper predisporre gli elementi del proprio lavoro nel modo migliore per raggiungere l’obiettivo.

Una buona organizzazione è quindi funzionale a raggiungere i propri obiettivi. Ma vediamo nello specifico quali sono le capacità che un lavoratore deve avere per definirsi “ben organizzato”.

• Corretta identificazione del compito da svolgere;
• Predisporre i vari elementi del proprio lavoro in uno schema ordinato, strutturato e funzionale;
• Essere in grado di discutere la pianificazione del lavoro;
• Essere in grado di fornire indicazioni ai propri colleghi;
• Saper distinguere i compiti più urgenti da quelli che possono aspettare.

Ricordiamo, inoltre, che una buona organizzazione del lavoro è un effetto dell’attenzione, il processo di selezione degli elementi importanti per il nostro lavoro. È però vero anche il contrario, infatti, se sappiamo organizzare correttamente il nostro lavoro, faremo anche meno fatica per distinguere le cose su cui concentrarci da quelle poco importanti.

I vantaggi dell’organizzazione del lavoro

È dimostrato che i lavoratori che organizzano bene il proprio lavoro raggiungono risultati migliori e fanno buona impressione sui propri superiori, con conseguenti promozioni. Questo avviene perché aumenta l’efficienza, visto che organizzarsi il lavoro significa perdere meno tempo per cercare elementi utili per svolgerlo correttamente. Inoltre una buona organizzazione del lavoro lo rende più veloce e questo significa meno straordinari e meno accumulo di stress. I lavoratori ben organizzati sono più attenti, non dimenticano scadenze importanti e sanno dare la giusta priorità agli impegni. Quest’ultimo aspetto aumenta sensibilmente le loro capacità di problem solving .

Come migliorare la propria organizzazione del lavoro

Come sempre ci sembra utile fornirvi qualche consiglio su come sviluppare le vostre capacità di organizzazione del lavoro.

• Ogni giorno createvi come prima cosa una lista delle cose da fare. Consultatela spesso durante il lavoro per non “perdere il filo” del vostro programma;
• Trascrivete subito nell’agenda o nel vostro smartphone gli impegni futuri che fissate o vi vengono comunicati. In questo modo non dimenticherete nulla di importante.
• Prendetevi appunti sulle vostre conversazioni lavorative. L’ascolto da solo non basta, bisogna tenere una traccia scritta di ciò che vi viene detto. Questo piccolo trucco aiuterà anche i vostri rapporti con gli altri. Ad esempio, se un cliente oggi vi dice che suo figlio è malato, la prossima volta che converserete con lui vi ricorderete della cosa e chiederete notizie del figlio. Un’attenzione che non passerà inosservata.
• Ogni sera valutate i vostri impegni del giorno dopo e fate un bilancio di cosa siete riusciti a fare e cosa no dei vostri impegni del giorno. Per le cose che non avete portato a termine ponetevi una scadenza futura.
• Dormite. Chi dorme poco è più soggetto a distrazioni.

Programmi per migliorare l’organizzazione del lavoro

Oggi vi consigliamo anche alcuni software che vi possono aiutare ad organizzare il lavoro.

• Microsoft Outlook. Un programma incluso nel pacchetto Office di Microsoft che non permette solo di gestire la posta elettronica, ma anche di segnare appuntamenti e impegni su un calendario sincronizzabile, mantenere un’agenda con nominativi e recapiti di amici, colleghi e clienti, leggere le news che arrivano dal Web in formato RSS e gestire le proprie attività facilmente;
• Titano. Un programma pensato apposta per negozi, uffici e artigiani. È in italiano e permette di gestire ordini, contatti e recapiti di clienti e fornitori, monitorare commesse. realizzare preventivi e statistiche;
• Evernote. Un programma che essenzialmente è una sorta di “taccuino dei post-it”. Qui infatti potete creare taccuini di appunti e suddividerli per categorie.
• EssentialPIM. Molto simile ad Outlook;
• Pnotes. Se siete dei nostalgici dei post-it, questo programma vi permetterà di creare post-it virtuali e visualizzarli sul desktop di Windows;
• CmapTools. Un software che permette di creare mappe concettuali, strumenti molto utili per organizzare le proprie idee.

Voi ne conoscete altri?