Problemi di comunicazione: come evitarli sul posto di lavoro

Sentire senza ascoltare, saltare a conclusioni affrettate, anticipare le risposte senza lasciar finire gli altri: ecco i problemi di comunicazione al lavoro

I problemi di comunicazione sul posto di lavoro sono abbastanza comuni. Sono causa di scadenze di progetto non rispettate, riunioni posticipate, aspettative disattese. I problemi comunicativi al lavoro, inoltre, possono avere un impatto negativo sul morale, sulla produttività e sui rapporti di lavoro interpersonale. Riconoscere e affrontare i problemi comuni può aiutare a risolverli prima che sfuggano di mano.

Comunicare significa ascoltare e parlare in modo efficace: ecco come evitare problemi

George Bernard Shaw una volta disse: “il più grande problema della comunicazione è l’illusione che essa abbia avuto luogo“. Spesso il canale di comunicazione non è chiaro, il modo stesso in cui si comunica lascia troppo spazio a interpretazioni e malintesi. Ad esempio: il tuo capo oggi si aspettava di vederti al lavoro perché gli hai detto che mancavi fino ad oggi (aveva capito che oggi saresti rientrato). Tu invece non ti sei presentato perché credevi di essere stato chiaro nel dirgli che saresti stato assente anche oggi (incluso). Nella società di oggi, siamo più suscettibili a interpretazioni errate, poiché facciamo molto affidamento sulla comunicazione tecnologica. Senza tono di voce e linguaggio non verbale, può essere facile fraintendersi. Quando si utilizza la comunicazione scritta assicuriamoci di utilizzare una punteggiatura appropriata e porre domande di chiarimento in modo da capire se abbiamo compreso correttamente quello che vuole dirci il nostro interlocutore.

Riduci al minimo le interferenze esterne

Se sai di dover essere impegnato in una conversazione importante, assicurati di essere in un posto senza troppe interferenze e distrazioni. Se non hai un tuo ufficio, puoi organizzarti per tempo e prenotare una sala in cui svolgere la riunione. Se puoi evita di sbirciare nel tuo portatile o di leggere i messaggi sul cellulare nel frattempo! Se ritieni che sia importante, prendi qualche appunto riguardo alla conversazione che si sta tenendo.

Cerca di capire lo stile comunicativo dell’altro

Certo non sempre è possibile capire al volo il modo di comunicare di chiunque s’ incontra, ma soprattutto se  si tratta di qualcuno che già conosci assicurati di allinearti al suo stile di comunicazione. Ci sono persone ad esempio che vogliono essere sommerse di dettagli, altre che vogliono solo sapere concretamente cosa fare; alcune persone non riescono a focalizzare senza avere qualcosa di scritto, altre invece odiano e-mail e telefono e prediligono l’incontro di persona. Questo implica anche dover essere pronto a mettere da parte il tuo stile di comunicazione preferito, se il caso lo richiede. Se prediligi il cellulare perché veloce e versatile ma ti rendi conto che ogni volta vieni frainteso, allora è il caso di cominciare a parlare con gli altri faccia a faccia.

Non fare supposizioni

Siamo sempre portati a pensare che ciò che per noi è scontato o evidente, lo sia anche per gli altri. Non c’è errore peggiore. E quante volte siamo rimasti stupiti, esclamando: è assurdo! Non ci avrei mai pensato, non ci posso credere! Questo sul posto di lavoro è causa di numerosi problemi. Soprattutto se si lavora da anni con gli stessi collaboratori o colleghi: meglio conosciamo qualcuno è più siamo portati a dare le cose per scontate, credendo in automatico che gli altri ci capiscano al volo e supponendo che tutto sia evidente e semplice da fare. È importante invece parlare in modo chiaro spiegando i particolari.

La stessa osservazione vale se sei dalla parte di chi ascolta. Spesso quando qualcuno parla non stiamo pensando a cosa dice ma già a cosa noi dovremo rispondere. Fare supposizioni, anticipare le conclusioni e pretendere di sapere già cosa l’altro vuole dire, è sempre causa di fraintendimenti e problemi di comunicazione.

Riassumi sempre prima di concludere

È un’ottima abitudine: prima di arrivare alla conclusione è bene riassumere in brevi punti i concetti principali illustrati e fare un riepilogo delle cose da fare e dei passi successivi che ognuno dovrà compiere.