Uffici open-space: cosa non funziona

Distrazioni continue e interruzioni indesiderate possono compromettere pesantemente la produttività dell’azienda. Vediamo cosa pensano gli esperti e come suggeriscono di muoversi in futuro

Condividere è un verbo bellissimo, ma quando viene declinato nell’ambiente di lavoro, rischia di creare non poco scompiglio. Prendiamo gli uffici open-space: quelli senza muri e barriere, che si articolano in maxi ambienti dove tutti possono vedere e ascoltare ciò che fanno e dicono tutti. La scelta di condividere gli spazi – che è stata difesa strenuamente da chi sperava di abbattere così i costi di realizzazione dell’ufficio – ha generato, in molti casi, una coabitazione sofferta. Ecco perché in tanti hanno iniziato a domandarsi se l’idea di organizzare gli uffici in ambienti unici fosse poi così vincente. Le posizioni riportate di seguito insinuano più di un dubbio a riguardo. Scorriamole insieme, cercando di capire dove si annidano i disagi più vistosi e se esistono delle soluzioni alternative.

I pro e i contro degli uffici open-space

Partiamo dagli aspetti positivi: gli uffici open-space  favoriscono indubitabilmente la collaborazione tra i colleghi, aiutano a socializzare prima e – come già detto – permettono alle imprese di risparmiare parecchio. Non solo: trattandosi di ambienti che non contemplano barriere o muri divisori, tutti possono controllare tutti e verificare (in tempo reale) se stanno facendo il loro dovere o battendo la fiacca. Che gli uffici open-space possano essere considerati dei “baluardi” di trasparenza ed equità è senz’altro vero, ma quanto si chiede di sacrificare ai lavoratori, in termini di serenità e produttività? Stando a quanto evidenziato da molti autorevoli osservatori – tra cui l’Harvard Business School – la faccenda è semplice: gli uffici open-space, così come si presentano oggi, non funzionano perché scomodano più “controindicazioni” che benefici.

Cerchiamo di metterle in fila: condividere l’ambiente di lavoro con il resto dell’ufficio significa esporsi costantemente alla vista e all’udito dei colleghi, con buona pace della privacy personale che è costretta a rimanere fuori per tutto il giorno. E cosa dire delle distrazioni? Il continuo squillo di telefoni, il persistente chiacchiericcio di fondo, il compulsivo battere delle dita sulle tastiere del computer farebbero perdere il filo anche ai lavoratori più indefessi e concentrati. Tutto qui? Non proprio: gli imprenditori che pensano di aver fatto il colpaccio allestendo degli uffici open-space nelle loro aziende dovrebbero considerare che, in ambienti come questi, i germi e le malattie si diffondono più velocemente che altrove e rischiano di mietere un numero impressionante di vittime. Il risultato? I soldi che pensavano di aver risparmiato sul fronte dell’organizzazione dell’ufficio dovranno spenderli per coprire l’elevato numero di giorni di malattia che i loro dipendenti saranno costretti a prendere.

Cosa non piace ai lavoratori

I ricercatori dell’Harvard Business School non hanno dubbi: far lavorare tutte le risorse nello stesso ambiente non è necessariamente una buona idea perché gli esseri umani non sono come le api, che hanno bisogno di stare in gruppo per sviluppare la loro intelligenza sociale. Costringere le persone a condividere tutto, privandole della loro privacy personale, può innescare anzi un effetto a catena destinato a far crollare gli indici di produttività e a far svettare i livelli di frustrazione e insoddisfazione. E infatti le lamentele non mancano e sono state raccolte dalla Stegmeier Consulting Group in uno studio teso a sondare lo stato degli uffici open-space. Ecco cosa ne è venuto fuori:

• il 33% degli intervistati si è lamentato delle continue distrazioni sonore;
• il 25% ha denunciato la completa mancanza della cosiddetta “audible privacy” (intendendo l’impossibilità di fare o ricevere telefonate, senza essere ascoltati dagli altri);
• il 19% si è lamentato per la frequenza delle interruzioni indesiderate;
• l‘8% ha denunciato la mancanza della cosiddetta “visual privacy” (che non permette di mettersi al riparo dallo sguardo degli altri);
• il 6% si è lamentato delle distrazioni visive;
• l’1% ha avuto da ridire sul fronte della pulizia e della salubrità dell’ambiente

L’esempio felice di Facebook

Tanto quanto basta a capire che lavorare in un ambiente open-space non è poi così “cool”. A meno che non si abbia la fortuna di lavorare nel quartier generale della Facebook dove la dirigenza dimostra di destinare un’attenzione particolare ai propri dipendenti. Al Menlo Park, infatti, non ci sono solo uffici open-space, ma anche aree private (dotate di tutti i confort) dove i dipendenti possono “rintanarsi”, per periodi più o meno lunghi, quando devono sviluppare progetti particolarmente impegnativi o quando sentono l’esigenza di prendersi una pausa dal caos dell’ambiente comune. Ma non tutti possono ovviamente permettersi di “coccolare” i loro dipendenti come fa Mark Zuckerberg, che dispone – come tutti sanno – di un considerevole conto in banca. E allora? Bisogna decretare il fallimento degli uffici open-space e tornare (laddove è possibile) al vecchio modello? Non necessariamente.

Le possibili soluzioni

Gli architetti e gli addetti ai lavori propongono di optare per una soluzione ibrida, che prevede qualche piccolo “aggiustamento”. Il suggerimento è quello di puntare su stanze flessibili e postazioni modulabili, con pannelli divisori a tutela della privacy dei dipendenti. In questo modo, non sarà necessario rimettere a soqquadro l’intero edificio e si potrà restituire un po’ di serenità ai lavoratori. Soprattutto a quelli che, con termine scientifico, vengono classificati come “highly sensitive person” ovvero persone che si fanno influenzare eccessivamente dall’ambiente esterno e che non riescono a cavare un ragno da un buco, quando percepiscono di essere osservati dagli altri. Trattandosi di soggetti “altamente sensibili”, che prestano un’attenzione esagerata a quello che i colleghi potrebbero pensare di loro, fanno infatti una fatica immane a sopportare il carico di stress emotivo a cui sono quotidianamente esposti. E piuttosto che finire alla berlina, preferiscono rimanere inoperosi, con conseguenze catastrofiche sul fronte del rendimento e dell’autostima.

Se i dirigenti non vogliono perdere risorse importanti, farebbero meglio a correre ai ripari. Disconoscere tout-court la validità degli uffici open-space è forse ingeneroso, ma in tempi di social e condivisione coatta come questi, ripartire dal rispetto dell’individualità e dalla valorizzazione degli spazi (fisici e mentali) altrui può essere rivoluzionario.