Uno studio professionale “smart” è possibile?

Avviare uno studio professionale è un’attività esosa e non priva di rischi. Fino a pochi anni fa, tra i costi elevati da preventivare, vi era senza dubbio la necessità di un immobile da allestire ed adibire a tale scopo e, per ragioni di marketing, meglio se uno studio ampio e ben arredato in un bell’edificio, ancora meglio se in un quartiere commerciale accompagnato da nomi e brand altisonanti.

Tutto ciò si traduceva in costi di locazione e orari prestabiliti da rispettare rigorosamente, sia per i professionisti che  per i clienti, costretti a ritagliare ore del loro tempo da gettar via  in auto, nella percorrenza smaniosa di pochi chilometri e poi girare alla ricerca di parcheggi spesso inesistenti, a volte con il solo scopo di  esporre un semplice problema o ricevere un documento.

E’ possibile abolire lo studio fisico?

A torto o a ragione, oggi il professionista inizia a non essere più associato, nella mente comune del cliente, al suo studio fisico e considerato un tutt’uno con esso; nei clienti, anche non nativi digitali, monta piuttosto il desiderio di avere un supporto ed un’assistenza rapida. Sorge spontanea la domanda: “Sarebbe possibile dunque abolire lo studio fisico?”. Secondo gli esperti per la maggior parte delle professioni, almeno dal punto di vista tecnico/organizzativo sicuramente sì.  

Se studiamo gli aspetti materiali ed organizzativi della questione, ci rendiamo conto che non è più un’affermazione utopica o provocatoria, dato che oggi non sussistono impedimenti per lo svolgimento della professione in modalità smart per innumerevoli categorie: avvocati, commercialisti, headhunter, consulenti di vario genere etc. perfino utilizzando strumenti e tool gratuiti senza dover scomodare soluzioni a pagamento sarebbe possibile.

Come organizzare uno studio in modalità smart

Analizziamo in pochi passaggi, come si potrebbe organizzare uno studio in modalità smart con pochi e semplici strumenti digitali per la maggior parte gratuiti:

La cura del rapporto con la clientela

La stragrande maggioranza di incombenze, che rientrano nei processi di ricerca, gestione e cura del cliente,  possono essere affrontati con l’ausilio di una strumentazione digitale: mail, sistemi di messaggistica, telefono, video conference call, software gestionali, etc.

Nelle situazioni in cui un confronto in presenza è consigliabile, è sufficiente invece adoperare uno spazio di co-working; si tratta di immobili che si stanno diffondendo sempre più, dotati di spazi condivisi e che possono essere utilizzati occasionalmente o con frequenza costante, offrono tutto quello di cui necessita uno studio professionale e con un abbattimento notevole di costi. Persino alcuni bar ed attività di ristoro si stanno dotando di aree dedicate allo smart working.

I programmi gestionali

Se in passato era obbligatorio avere una pesante macchina da guerra, per supportare programmi di gestione del personale, gestione clienti, pratiche,  contabilità  o dichiarativi, con l’avvento del CLOUD, l’attività è diventata più snella e la possibilità di lavorare con un leggero notebook una realtà. Grazie ai sistemi cloud, questi programmi possono essere gestiti con un normale pc portatile anche sulla panchina del parco o in un bar, mentre dati, informazioni, enormi file, prima dispersi in archivi cartacei ed ora digitalizzati, possono essere consultati facilmente  anche con uno smartphone, mediante semplici app di cloud computing come dropbox, one drive, icloud etc.   

Scrivere e condividere documenti anche con uno strumento mobile

Se ho la necessità  posso visualizzare ed operare modifiche su ogni tipo di documento anche con lo smartphone, lo strumento più semplice ed idoneo da utilizzare per fare ciò  è ovviamente Office. Se invece abbiamo necessità di scansionare un documento cartaceo al tavolino di un bar, ci vengono in aiuto office lens, Cam scanner, Genius, etc. e con una foto e pochi click sarà possibile avere un documento di ottima risoluzione salvato in formato pdf sul nostro smartphone, pronto per l’invio al nostro cliente.  

Essere sempre aggiornati sulla materia di proprio interesse

Esistono applicazioni, che ci permettono di visualizzare sul nostro dispositivo mobile notizie ed aggiornamenti esclusivamente relativi al nostro settore d’interesse, in modo da soddisfare la nostra necessità di formazione continua, pensiamo ad esempio a flipboard o feedly.

Ricordare tutti gli appuntamenti e gestire progetti ed impegni vari

In passato si utilizzava un bel file excel stampato, si spuntavano le incombenze giornaliere e ci si accordava con i collaboratori dividendosi i compiti, e devo dire che il taccuino e la penna restano in alcuni casi ancora il migliore strumento per uno smartworker, ma se vogliamo anche un supporto per la nostra memoria e tener d’occhio anche il tempo ed i nostri collaboratori, esistono diverse soluzioni semplici economy e smart: es. Slack, Trello, Asana, etc. Attraverso questi toll di Management è possibile creare e gestire progetti, nominare collaboratori ed organizzare i loro compiti monitorandoli.

Gestione del tempo

“Il tempo è denaro” e conoscere quanto tempo dedichiamo ad un determinato cliente oppure a determinate funzioni, ci permetterà di monitorare il nostro operato e calcolarne anche i costi. Applicazioni come Rescue time oppure Harvest analizzano il tempo che trascorriamo al pc e nello specifico il tempo che dedichiamo alle diverse operazioni e quindi ad ogni cliente, permettendoci di valutare anche il costo di quel lavoro.

Ricevere ed effettuare pagamenti

Ormai tutte le banche si sono dotate di app che consentono di monitorare uscite/entrate ed effettuare pagamenti e bonifici direttamente dal proprio dispositivo mobile.

Fatturazione: per i soggetti tenuti alla fatturazione elettronica, l’utilizzo di app si è molto diffuso, con l’assist anche dell’Agenzia delle entrate; per coloro i quali è previsto un regime forfettario è comunque possibile emettere fatture in modalità mobile. Pensiamo ad esempio ad app come Fatture in cloud che permette non solo la fatturazione ma programmare attività, pagamenti, tenere d’occhio costi e movimenti, avere un quadro su future imposte da pagare.

Tenere d’occhio le spese quotidiane: per i pagamenti effettuati con denaro contante, ci si ritrova sovente ricoperti di scontrini da conteggiare, invece mediante programmi come expensify attraverso uno smart scan dopo aver scattato una foto allo scontrino fiscale è possibile avere in automatico salvati nominativo del negozio, data, importo spesa, che verranno registrati in una lista spese; è possibile aggiungere anche altre voci, ed avere tutto pronto in formato pdf.

Come si può immaginare esistono  programmi e soluzioni più complete ed articolate ed ovviamente a pagamento. Lo scopo di questo breve articolo è però semplicemente quello di mostrare anche ai più convinti figli della generazione baby boom, come sia possibile con pochi strumenti, la maggior parte gratuiti, pensare già di avviare la gestione di uno studio professionale in modalità totalmente smart.  L’unico reale impedimento se ci pensiamo, come in ogni rivoluzione, è costituito esclusivamente dagli elementi più ostici alla forgiatura ed al cambiamento: l’abitudine, la cultura, la mentalità.