Come motivare i dipendenti che lavorano da remoto: 9 consigli utili (con infografica)

Chi ha dovuto allontanarsi dalla città dove è nato e cresciuto lo sa bene: la distanza fisica può creare problemi e disturbare la comunicazione con le persone che non si incontrano più quotidianamente. A venirci incontro è sicuramente la tecnologia, che ci permette di raggiungere chiunque in qualsiasi momento, ma certi sguardi mancati e certi gesti non condivisi possono pesare come macigni. Applichiamo il ragionamento al lavoro: chi collabora da remoto fatica più degli altri a sentirsi parte integrante di un gruppo che condivide sfide e insuccessi ogni giorno. A meno che a dirigerlo non ci sia un bravo capo, capace di coinvolgerlo e di gratificarlo al pari dei colleghi che collaborano regolarmente in ufficio. Motivare i dipendenti che lavorano da remoto non è semplice, ma con i giusti accorgimenti, il risultato può essere centrato in pieno. Non ci credete? Leggete con attenzione i consigli dispensati da alcuni esperti.

Come motivare i dipendenti che lavorano da remoto: 9 consigli utili

La “Business Backer” ha realizzato un’infografica sull’argomento, facendo tesoro delle osservazioni di alcuni “addetti ai lavori” che hanno sperimentato la difficoltà di costruire un team coeso e produttivo, quando i membri si trovavano a chilometri di distanza tra loro. Quello che ne è venuto fuori è una sorta di vademecum, ad uso e consumo dei dirigenti, che non devono mai perdere di vista il benessere dei loro collaboratori, anche di quelli che non hanno mai incontrato di persona o che hanno incrociato episodicamente. Lavorare da remoto non può rappresentare un ostacolo alla carriera: sforziamoci di offrire a tutti i dipendenti le stesse opportunità e a beneficiarne sarà l’intera azienda. Ecco i 9 consigli che possono aiutarci a ingranare la marcia giusta (in versione originale), seguita dalla nostra personale rielaborazione.

Mettiamo in chiaro cosa ci aspettiamo e stabiliamo delle regole di base

Secondo l’amministratore delegato della “Ferrazzi Greenlight” (società che fornisce consulenza e assistenza alle imprese), Tahl Raz, è essenziale che i manager siano chiari e che spieghino, nel dettaglio, cosa si aspettano che i loro dipendenti facciano. Non solo: le regole che valgono in azienda devono essere applicate anche ai dipendenti che lavorano da remoto, ai quali non può essere consentito di fare di testa loro. Chi vuole tenersi alla larga da sgradite sorprese ed inutili polemiche, deve dimostrare chiarezza, precisione ed equità con tutti.

Come si fa? Tutti i dipendenti (anche quelli che lavorano da remoto) devono sapere o conoscere:

• le consegne che devono essere presentate il giorno dopo, quelle da sviluppare in una settimana e quelle da portare a termine entro il mese;
• il loro ruolo all’interno dell’azienda;
• chi possono contattare, in caso di dubbi o difficoltà.

Seguiamo passo passo i nostri collaboratori da remoto (senza risultare ossessivi) e assicuriamo sempre la massima disponibilità. Chi dà indicazioni chiare e tende regolarmente la mano procede nella giusta direzione.

Creiamo uno spazio social dove tutti possano conoscersi

Secondo l’autore ed esperto di management, Patrick Lencioni, quando non c’è fiducia all’interno di un team di lavoro, i risultati faticano ad arrivare. E per far sì che i dipendenti collaborino bene ed imparino a fidarsi l’uno dell’altro, è fondamentale facilitare la loro conoscenza. Tutti devono avere chiaro in mente chi è incaricato a fare cosa all’interno dell’azienda: la conoscenza delle mansioni dei colleghi può permettere anche a chi è lontano di costruire rapporti di proficua collaborazione.

Come si fa? Le riunioni di lavoro – a cui i collaboratori da remoto possono partecipare collegandosi da una piattaforma online – possono fornire una ghiotta occasione. Invitiamo ogni singolo partecipante a condividere con gli altri i risultati del suo lavoro: in questo modo, anche chi non ha mai messo piede in azienda potrà farsi un’idea chiara delle responsabilità e degli incarichi assegnati alle altre risorse.

La distanza fisica non deve essere da intralcio. Impegniamoci a creare dei momenti di condivisione e tutto scorrerà fluidamente. Avere alle proprie dipendenze delle persone che sanno poco dell’azienda per cui lavorano è un’avversità da combattere con impegno.

Offriamo a tutti le stesse opportunità di crescita professionale

Secondo l’agenzia Execu-Search, il 76% dei millenials considera di focale importanza la possibilità di crescere professionalmente all’interno di un’azienda. E’ un’osservazione che riguarda anche i dipendenti che lavorano da remoto, ai quali è doveroso offrire le stesse opportunità di crescita che vengono riservate a chi raggiunge quotidianamente l’azienda.

Come si fa? Interpelliamo direttamente i collaboratori distanti e chiediamo loro di scegliere un corso che possa aiutarli a crescere. Un dipendente qualificato, al quale viene concessa l’opportunità di migliorarsi costantemente, è un dipendente destinato a far prosperare sempre più l’impresa.

La distanza fisica non deve rappresentare un ostacolo alla carriera delle nostre risorse, che devono essere spronate a perfezionare la loro formazione e ad irrobustire la loro professionalità.

Informiamoli sugli obiettivi da centrare e sulla vision dell’azienda

Il rischio che i dipendenti che lavorano da remoto si sentano “disconnessi” o poco coinvolti è più che concreto e rappresenta un’insidia che faremmo meglio a non sottovalutare. Una recente ricerca condotta da Gallup (azienda che confeziona studi per orientare le scelte strategiche dei manager) ha dimostrato che i dipendenti più “connessi” (ovvero quelli che si sentono parte integrante dell’azienda per cui lavorano) fanno crescere le entrate dell’8,1%.

Come si fa? Il consiglio degli esperti è quello di pianificare degli incontri (a cadenza trimestrale) nel corso dei quali sarà bene illustrare a tutti i membri del team la visione strategica dell’azienda, mettendo in fila gli obiettivi da raggiungere nel breve, nel medio e nel lungo periodo.

Anche se sono distanti fisicamente, i dipendenti che lavorano da remoto devono avere piena cognizione del disegno globale della dirigenza, in modo da orientare i loro sforzi nella giusta direzione. Con indicazioni precise e continui aggiornamenti, tutto risulterà più facile.

Mostriamoci flessibili sull’orario di lavoro

Secondo una ricerca dell’Università di Stanford, i dipendenti a cui viene concessa la possibilità di lavorare in maniera flessibile, gestendo in autonomia gli orari, sono più felici e tendono a lavorare di più.

Come si fa? Consentiamo ai nostri collaboratori di essere padroni del loro tempo e di organizzarsi le giornate lavorative in base alle loro specifiche esigenze. Non si tratta di lasciare che procedano “a briglia sciolta”, ma di accogliere e promozionare un nuovo modello produttivo, ricorrendo a strumenti come Trello che permettono di coordinarsi e di accordarsi su scadenze e consegne anche se si è lontani.

Lavora bene chi riesce a sfruttare al meglio ogni singolo minuto ed impara a non sprecare il suo tempo. Lasciamo in cantina le rigidità del passato (il canonico orario d’ufficio non è, di per sé, garanzia di impegno e di produttività) e concediamo ai nostri dipendenti la libertà di scegliere quando lavorare.

Fissiamo degli incontri individuali

Lo scrittore ed esperto di leadership, Mark Murphy, suggerisce di avere un incontro a quattro occhi ogni mese coi propri dipendenti (anche tramite Skype, se non è possibile incontrarsi di persona). Perché? Perché è importante che ogni singola risorsa percepisca l’interesse del suo superiore verso quello che fa o che progetta di fare. E’ una prassi che può tornare particolarmente utile ai dipendenti che lavorano da remoto, che possono così neutralizzare la paura di rimanere “fuori dal giro”.

Come si fa? Dobbiamo chiedere ad ogni dipendente:

• quali sono gli aspetti del suo lavoro che vorrebbe migliorare nel mese successivo;
• quali miglioramenti ha rilevato rispetto al mese precedente;
• quali sono stati, a  suo giudizio, i punti di forza e di debolezza su cui lavorare.

Per l’autrice, Lisa Quast, è importante pianificare per tempo questi incontri individuali, nel corso dei quali occorre prestare la massima attenzione agli interlocutori. Essere il capo non vuol dire solo dare direttive, ma imparare a sfruttare al meglio le potenzialità dei propri dipendenti. Ci riesce solo chi dimostra di sapere ascoltare davvero.

Valutiamo in base ai risultati (e non al tempo)

Evitiamo di stare sempre col fiato sul collo dei nostri dipendenti e di valutare il loro operato in base al tempo che hanno destinato (o hanno simulato di destinare) ai progetti sviluppati e ultimati. E’ un atteggiamento miope ed invasivo, che non gioverà al loro rendimento.

Come si fa? Il direttore operativo della ClearSlide, Dustin Grosse, consiglia di concentrarsi più sui risultati portati a casa che sul controllo ossessivo delle risorse. Che non vanno giudicate per le ore passate davanti al computer, ma per quello che sono riuscite a realizzare (anche in arco di tempo ristretto).

Cerchiamo di essere chiari sulle scadenze e lasciamo ai nostri collaboratori una certa “libertà di manovra”. Strumenti come Wrike (che permette di modificare i progetti, classificare le priorità, tenere traccia degli avanzamenti e collaborare a distanza con gli altri) possono darci una mano.

Usiamo la tecnologia per migliorare la comunicazione col resto del team

Ci sono tanti social media ed applicazioni che possono aiutare ad accorciare le distanze e a rinsaldare il senso di appartenenza ad una squadra di lavoro. Sfruttiamoli a beneficio dei dipendenti che lavorano da remoto, che potranno così sentirsi più coinvolti.

Come si fa? Oltre a Facebook, Linkedin e Istagram, ci sono programmi come Slack o Jive concepiti per rendere più fluida ed istantanea la comunicazione all’interno di di un team. Affidiamoci alla tecnologia che non conosce impedimenti geografici e può raggiungere chiunque in qualsiasi momento.

Diamo il buon esempio e frequentiamo le “piazze virtuali” dove anche chi lavora da remoto può sentirsi parte integrante del gruppo e condividere visioni e aspirazioni col resto del team.

Impegniamoci a migliorare l’ambiente di lavoro di chi sta lontano

Non sottovalutiamo mai l’importanza del benessere – fisico e mentale – dei nostri collaboratori che vanno seguiti e premiati anche con gesti concreti e ricompense tangibili. Lo sanno bene i creatori di WordPress (il sistema di “personal publishing” più famoso al mondo) che elargiscono 2000 dollari ai dipendenti che collaborano da remoto per rendere più confortevole e funzionale il loro ambiente di lavoro.

Come si fa? Facciamo bene i conti e mettiamo in preventivo una cifra da investire per andare incontro ai bisogni dei collaboratori che non stanno in azienda. Possiamo offrire loro l’opportunità di acquistare poltrone ergonomiche o piani di lavoro accessoriati da sistemare nei loro “uffici domestici”.

Un lavoratore che fruisce di tutti i confort di cui ha bisogno è un lavoratore che sta meglio e che tende a produrre di più: provare per credere.

Le tante fonti interpellate da “The Business Backer” marcano l’accento sull’importanza di motivare e stimolare tutti i collaboratori e sull’attenzione che deve essere prestata, in maniera particolare, a chi non frequenta con regolarità l’azienda. Impegniamoci a coinvolgere i dipendenti che lavorano da remoto con tutti i mezzi a nostra disposizione e palesiamo la ferma volontà a farli sentire parte di un ingranaggio che ha bisogno di loro per funzionare bene. La lontananza non deve porre ostacoli alla loro crescita e alla prosperità dell’impresa, ma deve rappresentare una condizione da sfruttare al meglio, con intelligenza e lungimiranza.