Come rendere le riunioni di lavoro efficaci: ecco i consigli di 10 leader di successo (con infografica)

Le vostre riunioni di lavoro sono sempre noiose e soporifere? Attenetevi ai suggerimenti di chi, nel lavoro, ha raggiunto vette altissime

Dare consigli è lo sport preferito di tante persone, che si prodigano ad indicare la strada da seguire agli altri, compiacendosi della loro presunta saggezza. Ma diciamoci la verità: un consiglio acquista valore, se a dispensarlo è una persona autorevole e credibile, che non si limita a “predicare bene e razzolare male”. Ecco perché la GetVoip (società che fornisce assistenza e consulenza a privati ed aziende) ha pensato di mettere in fila i consigli di uomini e donne di successo che, nel loro campo, hanno fatto la differenza. Interpellandoli su cosa? Sulle riunioni di lavoro che, come tutti sanno, possono costare care a chi le convoca (non solo in termini economici). Organizzare e pianificare ogni cosa è di vitale importanza, ma può non bastare. Cerchiamo di capire perché, con l’aiuto dei leader chiamati in causa dalla società americana.

I consigli di 10 leader di successo per rendere le riunioni di lavoro efficaci

L‘infografica realizzata dalla GetVoip ha scomodato “pezzi da novanta” come Mark Zuckerberg, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, Larry Page e Richard Branson. Date un’occhiata alla versione originale proposta di seguito e soffermatevi poi sulla nostra personale rielaborazione. Le “dritte” dei vip americani potrebbero risolvervi la vita in azienda. O perlomeno le giornate più faticose.

Accertatevi che la riunione di lavoro abbia un senso

La popolarissima conduttrice tv Oprah Winfrey suggerisce di chiedersi sempre se la riunione di lavoro sia veramente necessaria o se possa essere sostituita da uno scambio di email. Bisogna, insomma, verificare che non ci sia altro modo per portare a casa il risultato sperato. Ecco cosa occorre chiedersi:

• E’ necessario che a prendere le decisioni sia un gruppo di persone?
• E’ necessario improntare un brainstorming?
• E’ necessario compilare un report di gruppo?
• E’ necessario approntare una strategia o pianificare qualcosa?

Attenetevi ad una scaletta dettagliata

L’Amministratore delegato di Tripping.com, Jean O’Neal, usa un cronometro di 30 minuti per evitare che le riunioni di lavoro vadano troppo per le lunghe. Chiunque sfora il tempo, deve mettere 5 dollari in un barattolo. Ecco le cose da mettere in chiaro, per evitare fastidiose perdite di tempo:

• Lo scopo della riunione: bisogna essere il più precisi e concisi possibile
• L’elenco di tutti i potenziali partecipanti
• Gli argomenti che verranno trattati ed il tempo preventivato per affrontarli
• L’ora di inizio e la presumibile ora di conclusione

Siate selettivi coi partecipanti

Il patron di Amazon, Jeff Bezos, si attiene all’originale regola delle due pizze. Cosa prevede? Che a partecipare ai meeting siano solo poche persone: tante quante riuscirebbero a sfamarsi, se sulla tavola ci fossero solo due pizze da dividere. Le riunioni di lavoro affollate possono diventare caotiche, meglio evitarle. Ecco quali possono essere le oggettive difficoltà:

• Si fa fatica a giungere ad una sintesi
• Non tutti mostrano interesse per gli argomenti trattati
• Non possono essere ascoltate e valutate le opinioni di tutti

Preparate preventivamente tutto il materiale

Il famosissimo (e ricchissimo) inventore di Facebook, Mark Zuckerberg, chiede ai suoi dipendenti di inviare in anticipo il materiale che verrà analizzato nel corso delle riunioni. In questo modo, tutti arriveranno preparati e potranno concentrarsi sulla discussione degli argomenti da affrontare. Ecco cosa bisogna preparare:

• Documenti, video o email importanti
• Domande pertinenti, centrate sugli argomenti da discutere
• Sondaggi ed eventuali indagini utili ad analizzare meglio i punti all’ordine del giorno

Coinvolgete un facilitatore

Il co-fondatore di Google, Larry Page, sostiene che, per centrare il risultato sperato, le riunioni di lavoro devono essere condotte da una persona che sappia prendere decisioni chiare. Ecco quali devono essere le caratteristiche del facilitatore:

• Deve essere assertivo e rispettoso
• Deve avere la capacità di gestire i tempi di intervento (che vanno contingentati)
• Non deve porsi in maniera pregiudiziale nei confronti degli argomenti trattati e delle persone convocate

Stabilite delle regole di base che valgono per tutti

L’amministratore delegato di Brivo, Steve Van Till, ha introdotto una regola che vieta ai partecipanti di rimpallarsi opinioni su un argomento che è già stato discusso. Quando si passa al punto successivo, non è più possibile tornare indietro. Ecco cosa può essere stabilito:

• Gli argomenti di cui si può o non si può parlare
• Il tempo concesso ad ogni partecipante per dire la sua
• Il divieto di utilizzare dispositivi di vario genere (smartphone, tablet…)

Non escludete l’idea di mettervi in movimento

Il fondatore della Virgin, Richard Branson, organizza delle vere e proprie riunioni dinamiche, durante le quali si cammina. Lo fa per stimolare la creatività dei partecipanti. Ecco i motivi per cui è bene muoversi:

• La stasi può provocare sonnolenza: il 39% delle persone che hanno partecipato alle riunioni di lavoro ha ammesso di essersi addormentato
• Il movimento aumenta il flusso sanguigno ed accelera l’attività cerebrale
• L’esercizio fisico consente a tutti di prendersi una pausa che fa bene al cervello

Concentratevi più sulle cose da fare che sul tempo

Il direttore operativo di Facebook, Sheryl Sandberg, appunta tutte le cose che devono essere portate a termine durante la riunione. A prescindere dalla sua durata, ci si alza dalla sedia solo quanto tutte le voci sono state spuntate. Ecco su cosa è bene concentrarsi:

• Gli argomenti da discutere
• Le idee e i piani di azione da proporre
• Le soluzioni ai problemi messi sul tavolo

Concludete con un riepilogo

La nota consulente aziendale, Patty McCord, suggerisce di concludere le riunioni di lavoro con domande del tipo: “Abbiamo preso decisioni importanti in questa stanza? E se sì, siamo in grado di comunicarle a chi non c’era?”. Ecco su cosa è bene tornare, prima di congedare tutti:

• Gli argomenti che sono stati trattati e le persone che hanno parlato
• I punti salienti messi in evidenza e le eventuali scoperte fatte
• Le decisioni prese
• L’indicazione dei tempi da rispettare per mettere in pratica quanto è stato stabilito

Innescate un meccanismo di “follow-up”

Il leggendario presidente della General Motors, Alfred Sloan, durante le riunioni di lavoro parlava poco. Ma si preoccupava poi di mandare a tutti i partecipanti dei promemoria concisi ed efficaci. Ecco cosa si può fare, per evitare che le parole si disperdano al vento:

• Verificare, attraverso una chiacchierata, che quanto è stato pattuito durante il meeting sia stato effettivamente recepito
• Inviare una mail riassuntiva
• Inviare una nota dettagliata con tanto di date e scadenze da rispettare

Addio alle riunioni di lavoro inutili e noiose: con i consigli dei “fuoriclasse” citati sopra, l’aria in azienda cambierà in meglio. Con grande soddisfazione di chi le organizza e di chi vi partecipa.