Capacità organizzative: cosa sono e perché sono importanti

Perché è importante avere buone doti organizzative? Ecco i settori professionali dove sono indispensabili, i modi per metterle in risalto e consigli su come inserirle nel curriculum!

Le capacità organizzative sono tra le competenze lavorative più ricercate oggi dalle aziende. Svilupparle, metterle in risalto in ambito professionale e capire quanto siano importanti è fondamentale se vuoi dare uno slancio alla carriera, specie se il tuo sogno è quello di fare strada in quei settori dove tali capacità sono considerate indispensabili.

Perché le capacità e le competenze organizzative sono importanti

Capacità e competenze organizzative sono importanti a lavoro perché comprendono un insieme di abilità che, di fatto, aiutano una persona a pianificare, individuare le priorità dell’azienda e raggiungere obiettivi precisi in un arco determinato di tempo e senza troppi intoppi. In questa categoria rientrano tutte quelle qualità personali e professionali che permettono di mantenere il lavoro organizzato, evitando distrazioni e aumentando così la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro.

Imprenditori e aziende sono sempre alla ricerca di professionisti seri e ben organizzati, perché sanno bene quali sono i benefici che da questa scelta ne derivano. I vantaggi che un’impresa trae dall’affidarsi a dipendenti e collaboratori con eccellenti doti organizzative hanno una ripercussione sugli introiti e, quindi, hanno un risvolto economico interessante. Devi sapere che rimanere organizzati sul posto di lavoro può far risparmiare tempo e denaro a un’azienda.

Avere eccellenti capacità organizzative consente ai lavoratori di concentrarsi su diversi progetti senza sprecare risorse ed energie in cose inutili. In questo modo aumentano la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro, garantendo maggiori risultati (anche e soprattutto in termini di denaro) alla società per cui lavorano. Per questo motivo oggi i manager sono alla ricerca di dipendenti che sappiano organizzare al meglio le proprie attività, rivedere le priorità (dando spazio alle cose importanti) e concentrarsi su ciò che c’è da fare “ora e subito” e ciò che, invece, richiede più tempo e dedizione.

È ovvio che il successo di un’impresa, come quello dell’individuo che all’interno di essa o con essa lavorano, parte dall’osservazione di queste cose. Sottovalutare questi aspetti vuol dire già partire in ritardo rispetto alla concorrenza e affidare al caso la buona riuscita del proprio business.

Non pensare però che l’unico a trarre benefici delle tue qualità organizzative sarà solo il tuo capo, perché anche questo è un errore. Dimostrare di essere una persona ben organizzata, con le idee chiare e gli obiettivi ben definiti ti darà delle grandi soddisfazioni anche a te a livello professionale. Se ti fai valere, se diventi una risorsa indispensabile in azienda o, comunque, una persona su cui poter fare affidamento, la tua carriera non potrà che trarre vantaggio da tutto ciò. Il prossimo progetto o cliente importante potrebbe essere affidato a te e, se vuoi raggiungere livelli sempre più alti, dimostrare di essere all’altezza di ogni situazione e di saper gestire bene tutto sarà fondamentale per andare avanti.

Esempi di capacità e competenze organizzative

Nella categoria delle capacità organizzative rientrano tutta una seria di competenze, azioni quotidiane e attitudini personali che a lavoro possono fare la differenza. Se ti stai chiedendo quali atteggiamenti possono rientrare tra questi, allora devi sapere che una persona organizzata non è solo quella in grado di mantenere il proprio piano di lavoro libero da ingombri e ordinato. Sebbene sia importante avere una scrivania ben sistemata, le capacità d’organizzazione vanno ben oltre il mero senso di pulizia e precisione che emerge “in superficie”.

Un lavoratore con buone doti organizzative è, per esempio, quello che, di fronte a un’emergenza, dimostra sangue freddo e raziocino. Colui che quando si presenta un problema lo affronta stilando subito un piano di intervento preciso e diretto alla soluzione.

Avere forti capacità organizzative vuol dire anche essere una persona proattiva, che non sviluppa cattive abitudini a lavoro perché sa esattamente come comportarsi per far sì che le cose funzionino. Questo vuol dire anche ridurre al minimo le incomprensioni con gli altri colleghi o con i responsabili dell’azienda, far sì che tutto fili liscio e, di conseguenza, essere dei bravi comunicatori o – comunque – persone in grado di proporsi come guide o facilitatori e non come portatori di conflittualità e ostacoli all’interno di un’organizzazione aziendale.

Non è solo chi ricopre ruoli importanti all’interno di un’azienda che deve dimostrare di essere una persona ben organizzata. Ovviamente chi sta ai vertici aziendali non può non dare il buon esempio, questo è chiaro. Chi è responsabile della gestione deve avere eccellenti capacità organizzative, oltre a ottime doti di leadership, perché altrimenti il rischio che corre è quello di rivelarsi non all’altezza della posizione. Se così non fosse si avrebbero delle ripercussioni sull’economia dell’impresa, dato che sarà sempre più difficile e complesso raggiungere gli obiettivi prefissati senza un buon piano di intervento.

Sebbene però le capacità organizzative debbano essere più evidenti nelle persone che ricoprono posizioni di spicco all’interno di una società, questo non vuol dire che le stesse competenze non siano ricercate e richieste negli altri dipendenti. Al contrario, tutti in un’azienda devono essere in grado di organizzare la propria area, definendo responsabilità e priorità, altrimenti, non coordinandosi con chi lavora all’interno della stessa struttura, si andrà incontro ad un inevitabile disordine, dove inefficienza e confusione regnano sovrani. Avere buone competenze organizzative, infatti, vuol dire anche saper gestire il flusso di lavoro e avere una visione d’insieme chiara, senza mai trascurare l’attenzione per i dettagli.

Se vuoi però un elenco preciso di esempi che ti facciano capire come si manifestano le competenze organizzative al lavoro, eccoti accontentato. Tra le capacità organizzative rientrano azioni come:

• mantenere ordinato il proprio piano di lavoro, uno spazio organizzato male porta a disagio fisico, tempo perso, oggetti persi. Lo spazio in cui lavorano le persone influenzerà molto la loro produttività;
• prestare attenzione ai dettagli, perché sottovalutare un piccolo passaggio (o problema) può scatenare una serie di eventi poi difficili da gestire;
• mantenere una certa concentrazione, dato che ordine vuol dire anche precisione e zero perdita di tempo;
• identificare eventuali problemi ed attivarsi per risolversi, questo significa non lasciare nulla al caso ma essere efficaci ed efficienti subito quando qualcosa non va;
• saper pianificare, poiché senza un piano o un obiettivo da raggiungere è facile andare alla deriva e non individuare quali sono le vere necessità del momento;
• essere in grado di risolvere una complicazione impiegando il minor tempo possibile e non sprecando le risorse che si hanno a propria disposizione;
• avere una certa predisposizione al problem solving, e quindi non farsi prendere dal panico quando c’è da gestire un’emergenza o far fronte ad un imprevisto;
• non agire da solo ma pensare al gruppo, avere buone capacità di team working è infatti indispensabile in questi casi: servirà ad individuare le persone giuste da coinvolgere all’interno di un determinato progetto e a capire come distribuire queste all’interno dell’azienda o come organizzare meglio le risorse a propria disposizione.

Questi sono esempi che, di fatto, valgono per un capo quanto per i dipendenti. Se un’azienda cresce e va avanti è perché l’intero sistema funziona, per questo motivo oggi le capacità e le competenze organizzative sono importanti a lavoro. Se una società punta allo sviluppo e a livelli sempre più alti non può sottovalutare questi aspetti e, pertanto, anche chi è in cerca di lavoro deve tenere bene a mente che questi requisiti rientrano tra quelli più richiesti dai selezionatori.

Come sviluppare tali capacità

Come ogni soft skill, trattandosi di qualità e caratteristiche che hanno a che fare più con la sfera personale/caratteriale del soggetto, la capacità organizzativa è perlopiù una qualità innata. Se sei una persona disordinata nella vita, dunque, potrebbe risultarti difficile agire in maniera inquadrata a lavoro. Vero è, però, che vita privata e ambito professionale sono spesso due mondi che non necessariamente devono incontrarsi. Nella propria casa può per esempio regnare il caos mentre in ufficio, invece, può vigere l’ordine assoluto. Il modo di pensare e di agire nella sfera privata può essere confusionario, inconcludente e irresponsabile, mentre a lavoro si può essere un professionista perfetto, ligio al dovere e in grado di operare nel miglior modo possibile.

Se fai parte di quelli che non riescono a scindere il personale dal privato e pensi di non avere speranza, niente paura, esistono sempre modi per migliorarsi. È possibile infatti allenare e sviluppare tali competenze nella vita di tutti i giorni, risolvendo problemi e situazioni di vita quotidiana, quindi:

• quando sei di fronte ad un problema non tirarti indietro, affrontalo e vedrai che la prossima volta riuscirai meglio a gestirlo;
• impara a gestire i conflitti e fai più affidamento sulla tua capacità di prendere decisioni.
• prova a non rimandare gli impegni, e se possibile organizzati in modo da rispettare – con una certa cadenza e costanza – quelli già presi;
• cambia le tue abitudini e fai tue quelle che prima non facevano parte della tua vita, come comprare un’agenda, organizzare le tue giornate, ordinare quotidianamente la tua casa etc.

In aggiunta, qualora tu non ti ritenga ancora soddisfatto, puoi sempre valutare l’idea di frequentare un corso di coaching incentrato sull’organizzazione aziendale. Vi sono infatti diversi percorsi formativi pensati appositamente per chi vuole migliorarsi sotto questo aspetto. Si tratta di seminari, incontri e a volte persino lezioni in aula dove professionisti specializzati nell’orientamento professionale forniscono la propria consulenza e danno ai partecipanti la possibilità di perfezionarsi dal punto di vista organizzativo, sviluppando appunto quelle capacità e competenze dove fino a quel momento hanno dimostrato di essere carenti.

In quali professioni sono necessarie

Vi sono delle professioni dove essere in possesso di capacità e competenze organizzative è praticamente indispensabile. Premesso che si tratta di requisiti ormai richiesti per quasi tutte le posizioni, è anche vero che vi sono dei ruoli dove essere organizzati è più importante che in altri. Per farti alcuni esempi, avere capacità e competenze organizzative è indispensabile nei settori:

• moda, per diventare store manager in una grande catena o capo reparto all’interno di un negozio;
• turismo – strutture ricettizie/alberghiere: per ricoprire il ruolo di capo sala, direttore di albergo, responsabile animazione, capo cuoco/chef;
• amministrazione – finanza, se vuoi diventare manager o responsabile di un determinato reparto (come quello delle Risorse Umane);
• sanità, ambito in cui le emergenze e gli imprevisti sono all’ordine del giorno, quindi a prescindere che tu voglia diventare infermiere o dottore, poco importa, il disordine e la svogliatezza non sono ammessi in questo settore;
• editoria e giornalismo, dove le scadenze sono all’ordine del giorno e le consegne dei vari progetti sono spesso ravvicinate tra di loro, in questo caso è impossibile pensare di farcela senza una buona organizzazione del tempo.

Questi, come già detto, sono solo alcuni esempi che, tuttavia, ti faranno capire bene quanto dimostrare di avere capacità organizzative (e possederle) possa fare la differenza a livello professionale. Si tratta di riflessioni che, se ci pensi, si adattano a qualsiasi ambito e che, per questo motivo, sottolineano ancora di più quanto queste competenze siano importanti nel fare il proprio lavoro.

Capacità organizzative da inserire nel curriculum

Prima di ottenere qualsiasi lavoro, e quindi dimostrare di avere delle ottime doti organizzative (o comunque metterti alla prova in questo senso), è fondamentale – ovviamente – riuscire a ricoprire il ruolo che si vuole avere. In parole povere: devi riuscire a farti assumere. Per questo motivo diventa importantissimo il modo in cui tu ti presenti a un’azienda, che come primo passo analizzerà il tuo curriculum vitae personale.

A questo punto, dovrai riuscire a far risaltare su “carta” quello che sai fare, il tipo di professionista che sei e gli impegni che sei in grado di prenderti. Per far risaltare le tue capacità organizzative, quindi, le competenze che dovresti elencare nel tuo cv sono le seguenti:

• abilità nella gestione del tempo e nel rispetto delle scadenze;
• capacità di agire per obiettivi;
• attitudine al problem solving;
• coordinazione, ordine, precisione e flessibilità;
• ottime doti comunicative e relazionali;
• capacità di lavoro in team;
• multitasking;
• attenzione ai dettagli e orientamento al risultato.

Queste qualità (o varianti delle stesse) non sono altro che delle estensioni delle competenze organizzative, parole chiave che dimostrano al selezionatore di avere davanti il curriculum di una persona organizzata e precisa. Ovviamente, ma questo è scontato forse, attenzione all’aspetto del tuo curriculum e a come compili la tua candidatura. Un cv poco curato, disordinato e per niente chiaro dimostra già il contrario di quello che vorresti trasmettere a chi ti dovrà valutare. Allo stesso modo errori di battitura, sviste grammaticali o campi non compilati per bene nella fase di invio della candidatura potrebbero stroncare le tue possibilità di carriera fin da subito.

Per finire, qualora tu riuscissi a fare colpo sui recruiter, in fase di colloquio (e poi eventualmente durante il periodo di inserimento al lavoro) devi dimostrare di avere la stessa mente fredda e non farti scoraggiare qualora ti venga chiesto di far fronte a un problema o di risolvere una questione sorta all’ultimo momento (potrebbe addirittura essere un modo per metterti alla prova).