Cosa fare quando il capo non risponde alle mail

Come comportarsi e come interpretare una mancata risposta del tuo capo ad una mail? L’importanza di una buona comunicazione

Prima di inviare una e-mail al proprio capo c’è sempre un po’ di apprensione. Figuriamoci dopo, se e quando, per qualunque motivo, l’interlocutore più alto in grado di te, alla suddetta mail non risponde. Nello scrivere, la concentrazione è al massimo; si espone al meglio la propria richiesta con un testo cordiale ed accurato, ci si dilunga in dettagli (e a volte qualche convenevole di troppo), si invia la e-mail fiduciosi e poi arriva la risposta: concisa, secca, diretta. “Sì, va bene” oppure “ sembra ok”.  E in alcuni casi, magari anche per un tacito assenso, il capo non risponde neppure. Il risultato? Confusione, dubbi, frustrazione.Una situazione che potrebbe presentarsi a tutti, capace di generare confusione, insicurezza ed ulteriori interrogativi. Come bisogna interpretare una mancata risposta dal proprio capo? Come un buon manager dovrebbe comportarsi? Qual è il rapporto da creare tra dirigenti e dipendenti? Come impostare una buona mail destinata al capo? Vediamolo nei prossimo paragrafi.

L’importanza di avere un buon capo

Oggi giorno lavorare in realtà dove potersi sentire a casa e membri di una grande famiglia professionale è un fattore molto importante. I dipendenti che hanno la fortuna di far parte di aziende che operano per garantire il benessere psico-fisico dei lavoratori sviluppano migliori performance professionali. Un ambiente di lavoro sereno, tranquillo, in grado di mettere i dipendenti a proprio agio ha costantemente bisogno di un buon capo che dia lui per primo il buon esempio.

Come deve essere un buon capo

Un buon capo deve essere pronto a sporcarsi le mani più degli altri e prima degli altri, deve essere presente ed ascoltare i bisogni, le esigenze di chi lavora con lui. Non è tutto, in quanto un buon manager deve essere una guida e dare il giusto esempio di professionalità e serietà a tutti i suoi dipendenti. Studi scientifici hanno dimostrato come la collaborazione sia un fattore che porta ogni azienda e realtà professionale al successo. Il manager deve pensare non solo agli affari, ai clienti ma anche ai suoi collaboratori, cercando di risolvere le problematiche che si presentano periodicamente. Non pensare di essere un buon capo se cerchi di schivare ed evitare ogni tipo di problematica, ma affronta la realtà a testa alta dando importanza alla buona comunicazione all’interno della tua azienda.

Quando il vostro capo non risponde alle mail

Ci si ritrova allora davanti al computer a pensare al proprio rapporto di lavoro, ad arrovellarsi alla ricerca di tutte le possibili interpretazioni di quella risposta che però, come è ovvio, è abbastanza ermetica ed univoca. E a volte non si resiste alla tentazione di inviare ulteriori messaggi per chiedere delucidazioni. Un circolo vizioso che non fa altro che rendere la comunicazione ancor più fallimentare ed inefficace. Dal canto loro, i manager in questione sono abituati all’ottimizzazione del tempo e non si dilungano in spiegazioni passo a passo. 

Sicuramente portare avanti un’azienda non è facile, ci sono insidie ovunque e problemi che possono presentarsi in ogni momento. Ma anche lavorare per una realtà professionale dove il datore di lavoro è spesso irreperibile non è facile. Quante volte ti è successo di aver bisogno del tuo capo e di non riuscire a metterti in contatto con lui? Ebbene, si tratta di una situazione che succede a tanti. Stare lì, concentrato a scrivere la mail perfetta, sintetica, efficace, in grado di spiegare tutte le tue esigenze e di porre vari quesiti. Ed ancora, inviare il messaggio e restare in attesa di una risposta che purtroppo non arriverà mai. Una situazione spiacevole, che crea nei dipendenti un senso di frustrazione, di insicurezza, di inadeguatezza ma soprattutto di confusione.

Non è bello essere ignorati, soprattutto quando si tratta di questioni professionali. Certo, i datori di lavoro hanno un’agenda della giornata piena zeppa di cose da fare e di appuntamenti, ma questo non giustifica la mancanza di attenzione ed interazione con i propri dipendenti. L’assenza di una comunicazione efficiente all’interno dell’azienda non giova a nessuno, creando ed alimentando un generale senso di confusione ed incertezza.

Perchè ricevere una risposta è importante

Ricevere una risposta è segno di rispetto, di considerazione, di attenzione. Anche se i manager hanno tanti impegni, problematiche da risolvere, riunioni e tanto altro, devono sempre trovare 5 minuti da dedicare ai dipendenti degnandoli di una risposta, anche se sintetica e schematica. Questo consente di dare ai dipendenti il giusto grado di attenzione, di fornire una risposta a quesiti di vario genere, di organizzare al meglio il lavoro cercando di trovare la soluzione a problemi che possono sorgere nei luoghi di lavoro. Se sei un datore di lavoro che cerca di seguire la “strategia del silenzio” sappi che questa non è quella giusta e che potrebbe arrecarti più danni che benefici. Spesso i dipendenti si trovano catapultati in situazioni in cui non sanno quali decisione dover prendere, oppure hanno bisogno di delucidazioni e chiarimenti.

Immagina quanto possa essere controproducente per l’intero team se il datore di lavoro è costantemente irreperibile. Potrebbero essere fatte delle scelte sbagliate o peggio si potrebbe mettere a repentaglio il successo di un affare importante. Meglio evitare questi inutili rischi e trovare il tempo per rispondere ai propri collaboratori e dipendenti evitando conflitti di varia natura.

Consigli su come scrivere una mail al capo

Scrivere una corretta mail al capo potrebbe rubarti del tempo ed attenzione. Prima di inviare qualsiasi messaggio al tuo datore di lavoro, fermati un attimo a pensare se è davvero necessario. Ricorda che i datori sono delle persone molto impegnate, per cui è meglio evitare di rubargli del tempo con delle sciocche ed inutili mail, questo potrebbe compromettere la tua reputazione professionale. Altra questione da dover chiarire è quella di rendersi conto se è il momento giusto per inoltrare messaggi oppure si tratta di un periodo particolarmente delicato, dunque meglio evitare di “importunare” il capo. In questo caso sarebbe meglio rivolgersi a qualche suo sostituto o referente. Come dovrebbe essere strutturata una mail o un messaggio di lavoro da inviare ai tuoi superiori?

Ebbene, non esiste uno stile univoco, molto dipende dal tipo di azienda per cui lavori. Ad esempio, se lavori presso uno studio legale, sicuramente lo stile formale è quello che vige ed a cui dovrai attenerti. Contrariamente se lavori in un’azienda giovanile, dinamica, dove la comunicazione vigente è meno formale prediligendo un linguaggio più semplice ed alla mano, allora scrivi la tua mail seguendo questo stile comunicativo. In ogni caso il messaggio deve sempre essere rispettoso. Ricordati che in ogni caso ti stai rivolgendo ad un tuo superiore.

Una delle caratteristiche essenziali per una mail di lavoro è quella della sinteticità. Scrivere dei messaggi lunghissimi non è producente in quanto farà perdere del tempo prezioso a te ed al tuo capo. Nell’oggetto della mail, ricordati di inserire qualche dicitura che possa riassumerne il contenuto. In questo modo il datore di lavoro, scorrendo l’elenco delle mail ricevute, potrà già capire di cosa si tratta e dedicarti il giusto tempo nella sua risposta. Cerca di essere dettagliato nel contenuto del testo, in maniera da non perderti in mille giri di parole per arrivare al punto centrale della situazione. Insomma, proprio come quando hai inviato la tua candidatura per quel posto di lavoro, anche quando vorrai metterti in contatto con il tuo capo, dovrai fare particolare attenzione al contenuto del messaggio ma anche alla sua forma.