L’organizzazione come chiave di successo nello Smart working

Quando si parla di lavoro agile, non si può non fare riferimento all’organizzazione, caratteristica peculiare nel caso dello stesso.
Organizzazione e pianificazione camminano sulla stessa linea, intendendo con quest’ultimo l’individuazione di obiettivi ed attività, mentre con il primo termine azioni e strumenti per raggiungerli. Nel mondo del business, la “To do list” rappresenta l’organizzazione giornaliera dei nostri KPI, che ci siamo prefissati di raggiungere. Come per ogni organizzazione, prevedere tempistiche e imprevisti, rappresenta la giusta strategia proattiva.

Perché Organizzazione e Smart Working sono in sinergia?

Vista la caduta del vincolo fisico, stabilire cosa fare in quella giornata, come farlo, come arrivare allo scopo è funzionale per evitare che il tempo venga sprecato in maniera del tutto inutile. La stessa organizzazione caratterizza ormai la vita quotidiana, pensiamo ad esempio alla pianificazione del weekend, alcuni usando strategie mirate.

Pianificazione e organizzazione sono finite sotto la lente d’ingrandimento durante il periodo pandemico, dove ad esempio, gestire a distanza riunioni piuttosto che piani d’azione ha richiesto uno sforzo organizzativo molto rilevante. Questo contributo vuole essere una guida su come organizzare/pianificare i propri obiettivi, da un lato ottimizzando le proprie risorse personali interiori, mentre dall’altro gestendo il timing di tutta la giornata lavorativa. Le attività si compongono di obiettivi, azioni, misurazioni risultati, che riflettono sia l’organizzazione che la pianificazione, se non riusciamo ad adoperare una buona organizzazione difficilmente riusciamo a raggiungere i nostri obiettivi.

Obiettivi & Attività

Nel gergo aziendale, gli obiettivi vengono definiti KPI, ossia indicatori di performance del lavoro eseguito. Anche se da qualche anno ne sentiamo solamente parlare, la loro origine è antica, già nel modello Balance Scorecard, ideato negli anni 90 dagli studiosi Kaplan & Norton troviamo traccia. Gli indicatori di performance permettono di comprendere l’andamento gestionale dell’azienda e la strategia aziendale utilizzata per adesso, se replicabile per le prossime azioni future. I KPI, possono misurarsi attraverso strumentazioni, metodologie ed azioni che vanno definiti quando assegniamo il singolo obiettivo alla risorsa del team, tramite gli obiettivi valutiamo anche le attività che ne hanno beneficiato. Si dividono in due categorie:

1. Urgenti;
2. Non urgenti.

Nella prima categoria, rientrano le attività che hanno una scadenza, termine ultimo per la loro lavorabilità, quindi assumono la connotazione di trattamento immediato. Nella seconda categoria, rientrano le attività che hanno una scadenza, ma non a breve termine, quindi rimandabili. Non vuole dire che non necessitano di non essere lavorati, richiedono solo una capacità ed un focus attentivo minore rispetto alle prime. Uno strumento fedele, quale la “To do list” ci permette di suddividere la giornata lavorativa in azioni che richiedono una lavorabilità urgente e non.

Come misurare obiettivi ed azioni?

Ogni comparto richiede una strategia diversa, ad es il settore dei call center utilizza come riferimento numero di chiamate effettuate durante il giorno, piuttosto che numeri di reclami o assistenza al cliente fornita. Ogni obiettivo va cucito su misura in base alle competenze, capacità, abilità possedute dalla risorsa. L’elemento che unisce Kpi/ azioni è il timing, il quale richiede capacità di gestione non indifferente, costituendo uno degli strumenti con cui si vanno a misurare proprio gli obiettivi.

Come organizzare il timing nel lavoro in Smart Working

Avete presente Bianconiglio, il personaggio del mondo di Alice in preda ad una corsa continua? Cosa accomuna quel mondo disneyano con la società post covid? La gestione del tempo, soprattutto durante questi mesi di lavoro agile vissuti. Se non organizziamo il nostro timing, riusciamo che vita professionale & vita personale si intrecciano in maniera ossessiva non lasciando il giusto spazio l’una all’altra. Quando si parla di timing si intende una sequenza di attimi di numero finito, variabile in base ad imprevisti ed errata gestione dello stesso. Come organizzare il proprio timing? Vediamo alcuni consigli:

• Lista delle cose da fare: progettati una to do list giornaliera con le cose da fare, assegnando per ogni azione il tempo esatto che vogliamo dedicare;
• Tecnica del pomodoro: è una strategia classica, che richiede capacità di concentrazione molto elevate, dato che ogni 30 minuti per aumentare la produttività occorre staccare per un tempo massimo di 5 minuti cronometrati;
• Togliere le distrazioni: le fonti che possono minacciare il nostro operato vanno stoppate, ad es il cellulare in modalità silenziosa.

Non esiste una buona organizzazione se non creiamo una comunicazione virtuale, ad esempio inviare l’elenco delle cose da effettuare tramite una mail, piuttosto che lo stato di lavorabilità dei compiti che ci sono stati assegnati. Se non gestiamo il tempo, rischiamo di non raggiungere i KPI che ci sono stati assegnati, configurandoci come una risorsa a bassa produttività sul piano lavorativo, si sa ormai le aziende hanno aumentato (alcune) la loro produttività, quindi il timing è essenziale.