Buyer: che lavoro fa esattamente il responsabile acquisti

La figura professionale del responsabile acquisti, conosciuta anche con il termine buyer, è una delle più interessanti del mondo del lavoro. Rispetto alla stragrande maggioranza delle altre professioni, infatti, il responsabile acquisti non deve impegnarsi per portare maggior profitto alla propria azienda, almeno non in maniera diretta, ma deve farle spendere il meno possibile. Nel suo rapporto continuo con i fornitori, infatti, il buon buyer è quello che riesce ad assicurare alla propria azienda i prodotti desiderati al minor prezzo possibile. Nelle prossime righe proverò a dare qualche informazione in più su questa interessante professione.

Quali sono le mansioni del buyer

Il responsabile acquisti è quindi colui che si occupa, per conto dell’azienda, dei beni e servizi necessari affinché la medesima possa svolgere al meglio la propria attività. Detta così, può sembrare uno dei lavori più facili del mondo. In realtà, si tratta di un’attività assai complessa, che necessita di un’attenta analisi e delle giuste competenze. Molti per descrivere questa professione si limitano a stilare un elenco delle attività previste, come se fosse una banale lista della spesa. In queste righe proverò a fare un percorso diverso e (si spera) più proficuo: stilare la linea temporale di un singolo iter d’acquisto in azienda.

Analisi bisogni aziendali

Così come farebbe una brava massaia, l’impiegato del reparto acquisti visiona con gli appositi software gestionali i beni e i servizi che deve approvvigionare per conto dell’azienda. Tale analisi deve ovviamente essere in linea con la supply chain aziendale, al fine di non creare problemi al bilancio della ditta.

Migliori offerte dei fornitori

Nel mondo dei responsabili acquisti non esiste il fornitore di fiducia, o almeno non vi è quel rapporto viscerale come quello che ha l’individuo comune con il proprio barbiere o meccanico. Anche se quel determinato bene o servizio gli è sempre stato venduto dal solito fornitore, il direttore del reparto acquisti deve continuamente fare attività di scouting, per verificare se esistano prodotti migliori o se il medesimo può essere acquistato a prezzi più competitivi.

Trattative commerciali

Una volta trovato il prodotto con il miglior rapporto qualità prezzo, l’impiegato del reparto acquisti avvia i contatti con il fornitore, con il quale intavola una vera e propria trattativa. Il direttore del reparto acquisti non si limita a “tirare sul prezzo”, ma negozia tutte quelle che sono le classiche condizioni contrattuali, come le modalità di pagamento, i tempi di consegna e le quantità di prodotti da ordinare.

Consegne e rapporti con fornitori

Una volta firmato il contratto con il fornitore, il responsabile acquisti controlla l’andamento delle consegne, assicurandosi che i tempi siano rispettati ed i corrieri siano puntuali e precisi. Una volta arrivata la merce in magazzino, deve poi stilare un report in cui aggiorna la quantità di prodotti in giacenza.

Analisi tendenze di settore

Oltre al mero acquisto di beni e servizi, il buyer deve effettuare una fase di studio altrettanto importante. Il direttore del reparto acquisti periodicamente analizza le tendenze di settore, verifica l’immissione di nuovi prodotti sul mercato e il grado di utilità che questi potrebbero avere in azienda, passando subito alla fase di acquisto laddove ci sia qualche novità interessante.

Le mansioni del responsabile acquisti sono tutte racchiuse nel percorso appena descritto. Questo iter, tuttavia, non costituisce un ordine rigido: le varie fasi possono interscambiarsi, qualora vi sia la necessità.

Percorso di studi per diventare buyer

Inizio subito con il dire che non esiste un percorso univoco per diventare responsabile acquisti di un’azienda. Dal punto di vista accademico, l’unico vero requisito universalmente accettato è quello di aver conseguito una qualsiasi laurea magistrale in ambito economico. La laurea però da sola non basta, anche perché la concorrenza nel mondo dei responsabili acquisti è spietata e bisogna poter contare su un curriculum quanto più pertinente possibile. Il vero vantaggio competitivo per accedere al ruolo di impiegato acquisti è quello di aver seguito e superato brillantemente uno specifico master di settore, come quelli per fashion buyer e affini. Oltre agli specifici studi di settore, inoltre, il bravo direttore acquisti deve parlare fluentemente diverse lingue straniere, dato che il più delle volte si troverà a trattare con fornitori di altre nazioni. Infine, dato che occorre utilizzare specifici software gestionali per monitorare e aggiornare la giacenza dei prodotti in magazzino, l’impiegato ufficio acquisti deve avere competenze informatiche con programmi di office automation.

Le soft skills del bravo impiegato reparto acquisti

Nei precedenti paragrafi vi ho mostrato come avere le specifiche competenze accademiche e di settore sia fondamentale per poter diventare un bravo responsabile acquisti. Tuttavia, aver superato brillantemente uno specifico corso di studi non è sufficiente. Occorre avere doti interpersonali davvero spiccate, dato che è nel giusto rapporto con i fornitori che si vede la bravura dell’impiegato ufficio acquisti. Le soft skills di un bravo responsabile acquisti possono essere così riassunte:

• Autonomia decisionale: il fornitore di turno deve capire subito che il buyer ricopre un ruolo di comando in quell’azienda;
• Spirito d’iniziativa: di fronte a un’offerta vantaggiosa il responsabile acquisti non deve avere ripensamenti e agire immediatamente;
• Ottima comunicazione: saper essere empatico e comunicativo è sempre l’asso nella manica del bravo responsabile acquisti;
• Propensione ai rapporti interpersonali: l’impiegato acquisti è anzitutto una persona socievole e ben disposta nel rapporto con gli altri individui;
• Grandi capacità di problem solving: le trattative con i fornitori presentano sempre delle insidie, che il bravo responsabile acquisti deve risolvere nel minor tempo possibile
• Lavorare per obiettivi: senza obiettivi precisi e budget ben organizzati il buyer non farà buoni affari

A questo si aggiunga che il ruolo di direttore acquisti è in continua evoluzione, ed è fra quelle professioni, ad esempio, che è molto cambiata con l’avvento dei “social media”. Di conseguenza, il bravo buyer non solo deve sapersi adattare al cambiamento, ma farlo diventare un’opportunità.

I livelli del reparto acquisti

Nei paragrafi precedenti vi ho parlato di buyer, di impiegato in un ufficio acquisti e di direttore come se i termini fra di loro fossero sinonimi. In realtà, pur rientrando tutti nei ruoli previsti in un ufficio acquisti, hanno gerarchie molto diverse.

Si ponga il caso di un neo laureato in discipline economiche, che magari ha anche conseguito brillantemente un master come responsabile acquisti, che viene assunto nell’ufficio acquisti di una grande aziende. Trattandosi di un dipendente alle prime armi, questo neolaureato ricoprirà all’inizio il ruolo di impiegato ufficio acquisti junior. Con il passare degli anni, assicurando all’azienda grandi affari, l’impiegato in oggetto viene promosso come Buyer Senior. Questa figura ha molta più libertà di manovra nelle trattative, e può prendere decisioni importanti per conto dell’azienda. Qualora l’impiegato conseguisse successi anche come Buyer Senior, per lui si spalancherebbero le porte della dirigenza, con una scrivania di Direttore Acquisti che lo aspetterebbe.

Menzione a parte meritano altre due figure riconducibili all’ufficio acquisti di una grande azienda: il Wholesale Buyer e il Retail Buyer. Entrambi hanno il compito di acquistare prodotti che l’azienda dovrà poi rivendere alla propria clientela attraverso i punti vendita o nei negozi di grande distribuzione. La differenza è che il primo si interfaccia direttamente con il produttore del bene, mentre il Retail Buyer acquista dai grossisti.

Quanto guadagna un responsabile acquisti

Data la complessità della professione, per lavorare in un ufficio acquisti non bastano solo le competenze e le soft skill, bisogna proprio essere portati per questa attività. Tuttavia, non si può dire che non si tratti di un lavoro ben retribuito, come è possibile vedere di seguito:

• Stipendio medio responsabile acquisti annui: 42.000 euro
• Stipendio medio impiegato acquisti junior: 31.000 euro
• Stipendio medio direttore ufficio acquisti: 62.000 euro

Si tratta ovviamente di stime e medie, molto cambia dal settore aziendale e dalle zone di lavoro.

A quali aziende serve un impiegato ufficio acquisti

Acquistare prodotti o servizi al miglior prezzo possibile è una necessità di tantissime aziende, in svariati settori. La figura del buyer è richiesta in ambito alimentare, cosmetico, ICT, farmaceutico chimico, metalmeccanico, tessile, GDO, bancario, ecc. Non esiste quindi un settore specifico in cui serva un bravo responsabile acquisti, si tratta di una professione sotto quest’aspetto molto trasversale. L’unica vera discriminante riguarda le dimensioni di un’azienda. La figura del responsabile acquisti è infatti richiesta per lo più dalle medie e grandi aziende, mentre le piccole realtà imprenditoriali non hanno un giro d’affari che possa prevedere l’assunzione di un impiegato acquisti.